Google Docs là gì? Giới thiệu khái quát ứng dụng soạn thảo văn bản đa nền tảng, kẻ cạnh tranh với Microsoft Word

Google Docs là một phần của bộ công cụ hỗ trợ văn phòng trực tuyến của Google. Đó là một giải pháp thay thế miễn phí cho Microsoft Word. Nó cũng có nhiều tính năng hơn bạn có thể nhận ra. Trong bài viết này ThuthuatOffice sẽ giới thiệu cho bạn biết Google Docs là gì cũng như cách mà nó giúp giải quyết công việc soạn thảo tài liệu sẽ như thế nào.

Google Docs là gì?

Google Docs là một ứng dụng hỗ trợ soạn thảo văn phòng được cung cấp miễn phí bởi Google. Bạn có thể tạo, chỉnh sửa và chia sẻ tài liệu trực tuyến và truy cập chúng từ bất kỳ trình duyệt hay trên ứng dụng điện thoại có kết nối internet nào. Dịch vụ này cũng bao gồm Google Slides và Google Sheets, một trình xử lý văn bản và bảng tính tương ứng.

Google Docs bao gồm một bộ tổ hợp các công cụ xử lý dữ liệu văn bản và trình chiếu như Document, Drawing, Presentation, Spreadsheet và Form. Bất kỳ văn bản tài liệu nào được tạo bằng Google Docs đều được lưu trữ trên máy chủ của Google bằng tài khoản của người sử dụng. Hãng Google không giới hạn số lượng văn bản người sử dụng có thể tạo trên Google Docs (mặc dù vẫn còn tồn tại một số giới hạn nhất định liên quan đến dung lượng bộ nhớ đám mây miễn phí Google Drive).

Có điều quan trọng mà tất cả người dùng Google Docs cần nhớ, đó là mọi hoạt động, tác vụ có liên quan đến Google đều phải được thực hiện khi có kết nối internet. Chuyện gì sẽ xảy ra khi đường truyền kết nối gặp vấn đề? Google có cơ chế tự động lưu tài liệu Google Docs khi có bất kỳ thay đổi nào, cho nên bạn hoàn toàn không phải lo về việc này.

Tính năng nổi bật của Google Docs

Điều làm cho Google Docs khác biệt với đối thủ cạnh tranh khác là các tính năng cộng tác. Google Docs là một trong những trình xử lý văn bản đầu tiên cung cấp tính năng chỉnh sửa tài liệu trực tuyến được chia sẻ với nhiều người.

Google đã làm cho việc chia sẻ tài liệu trên các nền tảng trở nên vô cùng dễ dàng và mọi người có thể cùng nhau làm việc trên chúng trong thời gian thực từ cửa sổ trình duyệt. Các cộng tác viên của bạn thậm chí không cần tài khoản Google để xem hoặc chỉnh sửa các tài liệu Google mà bạn chia sẻ với họ.

Điểm đáng chú ý nữa đó là khả năng tương thích ngược với các tệp từ Microsoft Word, bạn có thể xem, chỉnh sửa và xuất ra các tệp Word.

Truy cập tài liệu của bạn mọi lúc, mọi nơi trên mọi thiết bị. Vì sao lại có thể nói như vậy, vì khả năng hỗ trợ đa nền tảng của nó, bạn có thể sử dụng Google Docs trên máy tính, điện thoại Android và iPhone, iPad.

Nền tảng hỗ trợ Google Docs

Google Docs có sẵn dưới dạng ứng dụng web được hỗ trợ trên các trình duyệt web như Google Chrome, Mozilla Firefox, Internet Explorer, Microsoft Edge, Apple Safari, v.v. Người dùng có thể truy cập tất cả tệp tài liệu được tạo bởi Google Docs cũng như các tệp khác thông qua Google Drive.

Năm 2014, Google đã giới thiệu một trang chủ dành riêng cho Google Docs, chỉ chứa các tệp được tạo bởi dịch vụ này.

Google cũng ra mắt ứng dụng di động dành riêng trên hệ điều hành di động Android và iOS. Người dùng đã có thể chỉnh sửa tệp tài liệu trên ứng dụng di động. Hệ thống này được gọi là đa nền tảng và yêu cầu bạn phải có kết nối internet để sử dụng dịch vụ.

Nhược điểm của Google Docs

Do Google Docs là một ứng dụng dựa trên nền web nên nó chỉ có thể hoạt động được khi có kết nối internet. Cũng có một tiện ích hỗ trợ việc xem và thao tác các tệp Google Docs khi ngoại tuyến, những về cơ bản chỉ là tạm thời và bạn sẽ không thể sử dụng tính năng thao tác thời gian thực với người khác.

Có nhiều vụ lừa đảo người truy cập yêu cầu quyền chia sẻ tài liệu đến họ từ đó người khác có quyền truy cập vào thông tin tài khoản Google và thực hiện các hành vi xấu.

Cách tạo tài liệu Google Docs cho người mới bắt đầu

Để tạo một tài liệu Google Docs mới, trước tiên bạn hãy truy cập vào đường dẫn sau: docs.google.com

Nếu bạn chưa đăng nhập tài khoản Google của mình trên trình duyệt web. Bạn phải thực hiện bước đăng nhập bằng cách sử dụng tên tài khoản và mật khẩu Google (Gmail) của bạn.

Khi đã ở trang bắt đầu của Google Docs, bạn có thể tạo một tài liệu mới (Trống) bằng cách chọn vào hình chữ nhật có dấu cộng ở giữa hoặc chọn một mẫu có sẵn với từng chủ đề riêng biệt.

Trong không gian xem tài liệu Google Docs hiện có, bạn cũng có thể đi tới Tệp > Mới > Tài liệu hoặc Sử dụng mẫu để thực hiện việc tạo tệp tài liệu mới tương ứng.

Trên đây là bài viết giới thiệu khái quát về Google Docs là gì cũng như đưa ra cho bạn những cái nhìn tổng quát nhất về ứng dụng soạn thảo văn bản đa nền tảng này. Về khả năng làm việc thời gian thực với nhiều người, khả năng theo dõi thay đổi trên từng người tham gia vào tệp tài liệu Google Docs đó.

Bây giờ bạn đã biết những điều cơ bản về Google Docs là gì. Tiếp theo, đã đến lúc khám phá những cách nhanh chóng và đơn giản để tạo các tài liệu Google trông đẹp mắt.

Sau đó, bạn có thể chuyển sang khám phá các tính năng liên quan đến tài liệu kinh doanh hay xịn sò như nhập liệu bằng giọng nói trong Google Docs. Tất cả đều được chúng tôi đăng tải thường xuyên trên trang ThuthuatOffice này nhé. Cảm ơn đã theo dõi.