Cách Tách Họ Và Tên Trong Excel Hướng Dẫn Chi Tiết Từ A Đến Z

Việc xử lý dữ liệu trong Excel là một trong những kỹ năng quan trọng và thường xuyên được sử dụng trong công việc văn phòng, đặc biệt khi bạn phải làm việc với danh sách nhân sự, khách hàng hoặc dữ liệu nhập liệu. Một trong những nhu cầu phổ biến nhất là tách họ và tên ra thành hai (hoặc nhiều) cột riêng biệt để tiện cho việc sắp xếp, lọc, phân tích hay nhập dữ liệu vào hệ thống. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách tách họ và tên trong Excel một cách chi tiết, kèm theo nhiều phương pháp khác nhau, giải thích ưu nhược điểm từng cách, cũng như đưa ra các lưu ý quan trọng giúp bạn làm việc hiệu quả với bảng tính.

Nội Dung Bài Viết

1. Giới thiệu về nhu cầu tách họ và tên

Trong thực tế, khi làm việc với Excel, chúng ta thường nhận được danh sách họ tên dưới dạng một chuỗi đầy đủ, chẳng hạn: “Nguyễn Văn A”, “Trần Thị Bích Ngọc”, hoặc “Lê Anh Tài”. Tuy nhiên, để thuận lợi cho việc sắp xếp theo bảng chữ cái, lọc ra những người cùng họ, thống kê theo tên, hoặc nhập liệu vào các phần mềm CRM, HRM… chúng ta thường cần tách riêng phần Họ và phần Tên.

Ví dụ, bạn có một cột chứa họ và tên đầy đủ (Full name). Bạn muốn tạo thêm hai cột: một cột chỉ có Họ, một cột chỉ có Tên. Khi đó, bạn có thể:

2. Chuẩn bị dữ liệu trước khi tách

Trước khi áp dụng các phương pháp tách họ và tên trong Excel, bạn cần kiểm tra và chuẩn bị dữ liệu:

Chuẩn bị tốt dữ liệu ngay từ đầu giúp bạn tránh sai sót và giảm thiểu việc phải sửa lỗi sau này.

3. Phương pháp dùng chức năng Text to Columns

Text to Columns là một công cụ mạnh mẽ và trực quan trong Excel, giúp tách chuỗi thành nhiều cột dựa trên một ký tự phân tách, thường là dấu cách (space), dấu phẩy (comma), hoặc ký tự tùy chỉnh.

Cách thực hiện

  1. Chọn cột chứa họ và tên: Ví dụ, bạn có cột A chứa toàn bộ họ và tên.
  2. Vào thẻ Data trên thanh Ribbon, chọn Text to Columns.
  3. Chọn Delimited (đã phân tách bởi ký tự), nhấn Next.Cách Tách Họ Và Tên Trong Excel Hướng Dẫn Chi Tiết Từ A Đến Z 1
  4. Trong mục Delimiters, chọn Space (dấu cách). Bạn có thể xem trước kết quả trong phần Data preview.
  5. Nhấn Next rồi chọn định dạng cột nếu cần, sau đó nhấn Finish.Cách Tách Họ Và Tên Trong Excel Hướng Dẫn Chi Tiết Từ A Đến Z 2

Ưu điểm

Nhược điểm

4. Phương pháp sử dụng hàm LEFT, RIGHT, MID kết hợp FIND

Nếu bạn muốn linh hoạt hơn và có thể tạo công thức tự động điền cho hàng loạt dữ liệu, thì sử dụng các hàm văn bản như LEFT, RIGHT, MID kết hợp với FIND là một giải pháp tốt.

Giả sử ô A2 chứa họ và tên đầy đủ. Ý tưởng:

Ví dụ công thức

Ưu điểm

Nhược điểm

5. Phương pháp dùng hàm SPLIT (trên Excel 365)

Với sự ra đời của Microsoft 365, Excel đã cập nhật nhiều hàm động (Dynamic Array Functions). Trong số đó, hàm TEXTSPLIT (hiện chỉ có trong các phiên bản Excel 365) cho phép bạn tách chuỗi thành mảng dựa trên một hoặc nhiều ký tự phân tách.

Cách thực hiện với TEXTSPLIT

Giả sử A2 chứa họ và tên:

=TEXTSPLIT(A2," ")

Hàm này sẽ trả về một mảng gồm các phần tử tách bởi dấu cách. Ví dụ, “Nguyễn Văn A” sẽ cho kết quả {“Nguyễn”,”Văn”,”A”}.

Bạn có thể lấy phần tử cuối cùng của mảng làm Tên, phần tử đầu tiên (hoặc phần tử đầu + tất cả trừ cuối) làm Họ. Tuy nhiên, việc này cần kết hợp thêm hàm INDEX hoặc DROP, TAKE.

Ưu điểm

Nhược điểm

6. Kết hợp hàm TRIM, CLEAN để tinh giản dữ liệu

Dù dùng phương pháp nào, trước khi tách họ và tên, bạn nên đảm bảo dữ liệu “sạch”:

Ví dụ:

=TRIM(CLEAN(A2))

Công thức này giúp bạn loại bỏ rác trước khi tiến hành tách, giúp kết quả chính xác và gọn gàng hơn.

7. Tách họ và tên phức tạp (tên đệm, họ kép)

Trong tiếng Việt, nhiều người có tên đệm, hoặc họ kép, chẳng hạn “Nguyễn Hoàng Anh Khoa”, “Lê Thị Kim Chi”, hoặc trường hợp họ kép như “Trần Nguyễn Minh Quân”. Việc tách họ tên trong những trường hợp này phức tạp hơn vì bạn cần xác định logic:

Ví dụ, với “Nguyễn Hoàng Anh Khoa”:

Dùng TEXTSPLIT:

=TEXTSPLIT(TRIM(A2)," ")

Kết quả: {“Nguyễn”,”Hoàng”,”Anh”,”Khoa”}

8. Sử dụng Power Query để tách họ tên

Power Query (trong Excel 2016 trở lên) là một công cụ mạnh mẽ để xử lý, biến đổi dữ liệu. Bạn có thể sử dụng Power Query để tách họ và tên mà không cần viết công thức phức tạp.

Cách thực hiện

  1. Chọn dữ liệu trong Excel.
  2. Vào Data > Get & Transform Data > From Table/Range (Excel sẽ chuyển dữ liệu vào Power Query).
  3. Trong cửa sổ Power Query, chọn cột chứa họ tên.
  4. Trên thanh công cụ Transform, chọn Split Column > By Delimiter.
  5. Chọn Space làm ký tự phân tách, chọn cách tách phù hợp (tách mỗi dấu cách).
  6. Sau khi tách, bạn sẽ có nhiều cột: cột họ, cột tên đệm, cột tên. Bạn có thể gộp lại hoặc sắp xếp lại tùy ý.
  7. Nhấn Close & Load để tải kết quả về Excel.

Ưu điểm

Nhược điểm

9. Những lưu ý khi tách họ và tên

Việc tách họ và tên trong Excel không hề khó nếu bạn nắm vững các công cụ và hàm hỗ trợ. Tùy vào tình huống, bạn có thể lựa chọn phương pháp khác nhau:

Dù chọn cách nào, việc chuẩn bị dữ liệu sạch, đồng nhất và kiểm tra kết quả sau khi tách là rất quan trọng. Hãy thử áp dụng các phương pháp trên và chọn ra cách phù hợp nhất với nhu cầu và phiên bản Excel bạn đang sử dụng. Khi đã thành thạo, bạn sẽ tiết kiệm rất nhiều thời gian trong việc quản lý dữ liệu nhân sự, khách hàng, và bất kỳ danh sách nào chứa họ và tên trong Excel.

Hy vọng bài viết này đã cung cấp cái nhìn toàn diện về cách tách họ và tên trong Excel, giúp bạn tự tin và linh hoạt hơn trong công việc hàng ngày. Chúc bạn thành công!

Excel -