10 cách lọc dữ liệu trong Excel không phải ai cũng biết

Bạn đã bao giờ bối rối vì không biết lọc dữ liệu trong Excel chưa? Có bao nhiêu phương pháp lọc dữ liệu và lọc như thế nào? Bài viết này của ThuthuatOffice sẽ hướng dẫn bạn tất tần tật phương pháp lọc dữ liệu trong Excel.

Bộ lọc trong Excel là gì?

Bộ lọc trong Excel giúp hiển thị dữ liệu có liên quan bằng cách loại bỏ tạm thời các mục nhập không liên quan khỏi chế độ xem. Dữ liệu được lọc theo các tiêu chí nhất định. Mục đích của việc lọc là tập trung vào các khu vực quan trọng của tập dữ liệu.

Ví dụ: dữ liệu bán hàng theo thành phố của một tổ chức có thể được lọc theo vị trí. Do đó, người dùng có thể xem doanh số của các thành phố đã chọn tại một thời điểm nhất định.

Bộ lọc trong Excel cực kì cần thiết khi làm việc với một cơ sở dữ liệu khổng lồ. Là một công cụ được sử dụng rộng rãi, bộ lọc làm cho dữ liệu tổng quát trở nên dễ hiểu hơn, giúp người dùng có thể trực quan theo dõi các chỉ số đã chọn.

Cách thêm bộ lọc trong Excel

Để lọc dữ liệu trong một dải ô hoặc bảng, trước tiên bạn cần thêm bộ lọc vào dữ liệu của mình. Phần này cung cấp 3 cách để thêm bộ lọc trong Excel.

Cách 1: Chọn bất kỳ ô nào trong một dải ô hoặc bảng bạn muốn thêm bộ lọc, nhấp vào Data > Filter.

Cách 2: Chọn bất kỳ ô nào trong một dải ô hoặc bảng bạn muốn thêm bộ lọc, nhấp vào Home > Sort & Filter > Filter.

Cách 3: Chọn bất kỳ ô nào trong một dải ô hoặc bảng bạn muốn thêm bộ lọc, sau đó nhấn Ctrl/Command + Shift + L.

Cách lọc dữ liệu trùng trong Excel

Trong ví dụ dưới đây, ThuthuatOffice sẽ hướng dẫn cách lọc dữ liệu trùng nhau bằng cách tô đậm chúng ở cột A như hình bên dưới.

Bước 1: Nhấp chọn cột/hàng bạn muốn lọc dữ liệu trùng.

Bước 2: Tab Home > Conditional Formating > Highlight Cell Rules > Duplicate Values.

Bước 3: Sau khi cửa sổ New Formatting Rule xuất hiện, nhấp OK.

Bước 4: Các giá trị trùng nhau đã được xác định như hình dưới đây.

Cách lọc dữ liệu có điều kiện trong Excel

Trong ví dụ này, ThuthuatOffice sẽ hướng dẫn lọc câu trả lời “Có” hoặc “Không”.

Bước 1: Từ tab Home > Sort & Filter > Filter.

Bước 2: Lúc này, các bộ lọc được thêm vào phạm vi dữ liệu đã chọn. Các mũi tên thả xuống được hiển thị trong các hộp màu đỏ trong hình ảnh sau đây là các bộ lọc.

Bước 3: Nhấp vào mũi tên thả xuống của cột C1 như hình dưới để xem các câu trả lời “Có” hoặc “Không”. Một bảng lọc sẽ xuất hiện như hình bên dưới.

Bước 4: Để lọc câu trả lời “Có”, bấm chọn Có và bỏ chọn các ô còn lại. Ngược lại chọn Không nếu bạn muốn chọn câu trả lời là “Không”. Ví dụ, dữ liệu “Có” được lọc như hình dưới.

Lọc dữ liệu trong Excel bằng hàm FILTER

Hàm FILTER có cấu trúc như sau:

=FILTER(array,include,if_empty)

Trong đó:

• Array (bắt buộc): Vùng dữ liệu cần lọc.
• Include (bắt buộc): Điều kiện lọc và cột dữ liệu cần lọc.
• If_empty (không bắt buộc): Kết quả trả về trong trường hợp không có giá trị thỏa mãn điều kiện.

Ví dụ, chúng tôi muốn lọc dữ liệu cho Group: Red (Nhóm: Đỏ) như hình bên dưới, thì công thức sẽ là: =FILTER(B5:D14,D5:D14=H2,”No results”)

Lọc dữ liệu trong Excel bằng hàm VBA

Bước 1: Tạo dụng macro các thao tác cần thiết: Đầu tiên, bạn cần có một bảng tính có sẵn với nhiều dữ liệu khác nhau. Và lúc này, tại tab Developer, bạn click chọn Record Macro để tạo một macro mới cho riêng mình.

Lúc này, sẽ có một số thao tác bạn cần làm gồm:

• Chọn chức năng Data/ Filter cho bảng dữ liệu.
• Lọc thông tin cột nhà cung cấp ở ô I4.
• Lọc thông tin theo cột thông tin ngày theo ô I2, I3.

Bước 2: Đọc nội dung macro: Để thực hiện lọc dữ liệu trùng trong Excel, bạn mở cửa sổ VBA ra rồi xem những nội dung mà macro đã lưu lại được như trong hình.

Và với nội dung mà macro vừa ghi lại trên chúng có nghĩa:

• Chọn vùng ô từ A2 đến F2 thông qua chức năng Auto Filter.
• Lọc dữ liệu ở cột thứ 2 với điều kiện lọc là giá trị Anh Tuan.
• Lọc dữ liệu ở cột ngày, với điều kiện lọc được đặt ra là lớn hơn hoặc bằng giá trị ngày 01/10/2017 và bằng giá trị 31/10/2017.

Bước 3: Thu gọn các macro lại: Để có thể sử dụng cách lọc dữ liệu Excel bằng VBA. Bạn cần phải thay đổi lại điều kiện lọc trong VBA để có thể liên kết dữ liệu lại tới đúng bảng chi tiết. Lúc này, hệ thống macro sẽ tự động lọc lại nội dung theo đúng những gì mà bạn vừa tinh gọn.

Bước 4: Copy dữ liệu sang bảng chi tiết, hoàn thiện code: Sau quá trình tinh gọn dữ liệu, bạn copy toàn bộ kết quả đã lọc vào bảng chi tiết để hệ thống tự động đưa ra kết quả cuối cùng.

Bước 5: Kiểm tra lại tính chính xác của đoạn code bằng phím F8: Khi hoàn thành xong các bước code để sử dụng cách lọc dữ liệu bị trùng trong Excel. Bạn bấm phím F8 để kiểm tra xem hoạt động của code diễn ra như thế nào.

Lọc dữ liệu trong một vùng nhỏ

Bước 1: Chọn vùng dữ liệu cần lọc (nên để tiêu đề ở đầu mỗi cột để thao tác được chính xác). Trên thanh Data, bạn kích chuột chọn Filter.

Bước 2: Click mũi tên ở đầu cột cần lọc, chọn Text Filters hoặc Number Filters.

Bước 3: Chọn phép so sánh thích hợp ( VD: để chọn các số giữa giới hạn nhỏ nhất và lớn nhất, bạn chọn Between).

Bước 4: Trong hộp Custom AutoFilter, chọn khoảng giới hạn để lọc dữ liệu.

Bước 5: Chọn OK để hoàn thành việc lọc một vùng dữ liệu.

Lọc nhiều vùng dữ liệu hoặc toàn bộ bảng tính

Bước 1: Lựa chọn vùng dữ liệu bạn sẽ lọc thông tin và gọi tiện ích Filter. Sau thao tác này, tất cả các dữ liệu chuẩn bị được lọc sẽ xuất hiện dấu tam giác ở đầu mục.

Bước 2: Lúc này hộp thoại bộ lọc ứng với tên cột sẽ hiện ra. Ví dụ, ở đây, ta cần lọc ở cột A thì hộp thoại Timestamp sẽ xuất hiện.

Bước 3: Lựa chọn từng vùng dữ liệu bạn muốn lọc bằng cách click vào ô Choose One và chọn dữ liệu cần lọc. Ví dụ, ở đây ta sẽ lọc dữ liệu am.

Bước 4: Kết quả sẽ nhanh chóng được hiển thị.

Lọc dữ liệu trong Excel theo màu sắc

Bước 1: Nhấp chọn cột/hàng bạn muốn lọc dữ liệu theo màu sắc.

Bước 2: Từ tab Home > Sort & Filter > Filter.

Bước 3: Nhấp vào dấu tam giác đầu mục. Sau đó, trong hộp thoại xuất hiện, chọn By Color và chọn màu sắc của dữ liệu bạn muốn lọc.

Lọc dữ liệu trong Excel theo ngày tháng

Các bạn quan sát hình bên dưới, giả sử mình có một cột các ngày trong tháng 1/2020, bây giờ ThuthuatOffice sẽ đi lọc ra xem những ngày nào là thứ 2.

Bước 1: Ở cột C2 các bạn nhập vào hàm =WEEKDAY(B2;1). Với đối số thứ 2 của hàm WEEKDAY ở đây là 1 bạn có thể nhập hoặc bỏ qua và nó có ý nghĩa là chúng ta sẽ bắt đầu bằng chủ nhật là 1, thứ 2 là 2…thứ 7 là 7.

Bước 2: Kéo thả xuống các ô còn lại để Excel thực hiện chức năng Fill in.

Bước 3: Bây giờ chúng ta lọc giá trị là 2 tương ứng với thứ 2 bằng tính năng Filter của Excel.

Cách lọc dữ liệu trong Excel Advanced Filter

Bước 1: Tạo bảng tiêu chí lọc.

Bước 2: Tại mục Data > Sort & Filter, chọn Advanced.

Bước 3: Chọn thông số lọc như sau:

• Action: Chọn vị trí xuất kết quả lọc; [Filter the list, in-place] nghĩa là kết quả sẽ trả về ở vị trí bảng dữ liệu tương ứng; [Copy to another location] nghĩa là kết quả sẽ được xuất ở vị trí khác trong bảng tính.
• List range: Vùng dữ liệu cần lọc.
• Criteria range: Bảng tiêu chí lọc.
• Copy to: Nếu ở mục Action bạn chọn là [Copy to another location], lúc này bạn sẽ cần cho biết vị trí xuất kết quả lọc cụ thể.

Bước 4: Nhấn OK để xem kết quả.

Trên đây, ThuthuatOffice đã hướng dẫn các bạn cách lọc dữ liệu trong Excel một cách đơn giản. Nếu có bất kỳ thắc mắc gì, hãy để lại bình luận bên dưới để được giải đáp sớm nhất. Hoặc xem thêm một số bài viết dưới đây giúp bạn có nhiều tác vụ hơn với Excel.

• Copy sheet trong Excel
• Tô màu dòng có điều kiện trong Excel
• Cố định tiêu đề trong Excel

Mong rằng những thông tin chia sẻ về cách lọc dữ liệu trong Excel sẽ có ích cho bạn. Nếu bạn thấy hữu ích thì đừng quên Like, Share và ghé thăm ThuthuatOffice thường xuyên, nơi chứa đựng nhiều kiến thức hay ho dành riêng cho dân văn phòng nhé.

• Bạn đã biết cách nhập dữ liệu trong Excel bằng form tự tạo hay chưa?

• 3 mẹo và 4 cách lọc số điện thoại trong Excel

• Cách copy bảng từ Word sang Excel đơn giản mà không phải ai cũng biết

• Cách tính điểm hòa vốn trong Excel cực kì chuẩn xác

• 3 cách chèn hình trong Excel trên máy tính và điện thoại

• Cách tính phần trăm trong Excel chi tiết, đầy đủ mà bạn cần biết

• 6 cách di chuyển hàng, di chuyển cột trong Excel