Outlook là gì? Tại sao các doanh nghiệp hay cung cấp tài khoản Outlook mail cho bạn

Microsoft Outlook là một ứng dụng được sử dụng chủ yếu để gửi và nhận email. Nó cũng được sử dụng nhiều trong các tập đoàn lớn hoặc các trường đại học. Bạn cần biết rõ ràng hơn Microsoft Outlook là gì? Vậy hãy tìm hiểu thông tin trong bài viết của ThuthuatOffice dưới đây để có câu trả lời đầy đủ nhất Outlook là gì dưới đây nhé.

Microsoft Outlook là gì?

Microsoft Outlook được giới thiệu đến công chúng vào năm 1997, bao gồm trong Microsoft Office 97. Outlook Express đã có mặt trên Windows XP từ rất sớm (và là phiên bản miễn phí duy nhất). Kể từ đó, Microsoft đã phát hành vô số phiên bản cập nhật, mỗi phiên bản đều cung cấp nhiều tính năng hơn phiên bản trước đó như Outlook 2007,mail Outlook 2010 và mới nhất là Microsoft Outlook 365.

Outlook được tích hợp sẵn trong một số bộ công cụ Microsoft Office, bao gồm Office 2010, 2013, 2016 và Microsoft 365. Điều quan trọng cần lưu ý là không phải tất cả các phiên bản đều bao gồm Outlook. Ví dụ: Microsoft Outlook có sẵn trong Microsoft 365 Home nhưng không được bao gồm trong Office Home & Student 2016 cho PC .

Lưu ý một điểm, Microsoft Outlook là một dịch vụ bạn phải trả tiền để sử dụng hết tất cả các dịch vụ cao cấp kèm theo như chống phần mềm độc hại cho email, chống spam, tên địa chỉ email tùy biến,… (phiên bản miễn phí chỉ cho phép bạn sử dụng email và lịch). Địa chỉ email Outlook là địa chỉ email miễn phí của Microsoft và có thể được truy cập miễn phí từ trang mail Outlook: https://outlook.live.com/.

Microsoft Outlook dùng để làm gì?

Nếu bạn chỉ muốn gửi và nhận email, bạn không cần phải mua Microsoft Outlook. Bạn có thể sử dụng phiên bản miễn phí với việc gửi email và 5Gb dung lượng lưu trữ hòm thư kèm theo. Bạn cũng có thể sử dụng email quen thuộc và phổ biến khác (như Gmail của Google). Tuy nhiên, nếu bạn cần làm nhiều hơn thế, bạn cần một chương trình quản lý email mạnh mẽ hơn.

Với Microsoft Outlook, bạn có thể đồng bộ dữ liệu cá nhân của mình với điện thoại, máy tính bảng và các máy tính khác, miễn là bạn có thể đăng nhập vào những dữ liệu đó bằng Tài khoản Microsoft của mình. Bạn có thể sắp xếp email của mình vào các thư mục dựa trên các quy tắc bạn tạo, tự động gửi thư Vắng mặt, gắn cờ email để theo dõi và nhận email từ máy chủ Exchange.

Điều sau có nghĩa là bạn có thể nhận email công việc cũng như email cá nhân từ cùng một ứng dụng Microsoft Outlook, ngay cả khi bạn vắng mặt tại văn phòng. Bạn không thể làm điều đó với mail Outlook miễn phí đi kèm với Windows 10. Bạn cũng có thể trì hoãn việc gửi email, yêu cầu biên nhận và hơn thế nữa.

Cũng có thể tích hợp dữ liệu cá nhân của bạn với Microsoft Outlook. Nó bao gồm một sổ địa chỉ, lịch, danh sách công việc và các ghi chú đính kèm. Những gì bạn đưa vào lịch có thể được đồng bộ hóa với các thiết bị khác của bạn. Bạn có thể ủy quyền nhiệm vụ cho người khác. Bạn cũng có thể chia sẻ và ủy quyền lịch. Thật sự là Outlook sinh ra để dành cho quản lý email công việc.

Ưu điểm của Outlook là gì?

Bạn sẽ tự hỏi, mail Outlook tốt hơn các dịch vụ mail trực tuyến khác ở điểm nào. Chúng tôi sẽ đưa ra các điểm đáng chú ý và nổi trội nhất của Outlook là gì cho bạn.

• Outlook cung cấp các bộ lọc mạnh mẽ và các cách để sắp xếp, phân luồng, gắn nhãn và tìm thư. Thư mục tìm kiếm tự động kết nối tất cả các mục phù hợp với các tiêu chí nhất định. Bạn có thể tìm kiếm bất kỳ thư nào trong bất kỳ mục hoặc tài khoản nào một cách nhanh chóng và triệt để.
• Các doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức lớn với bất nơi đâu bạn đã từng làm việc, rất có thể email công việc bạn được cấp là mail Outlook. Outlook quản lý nhiều POP, IMAP và Exchange, cũng như các nhà cung cấp bên thứ ba như Gmail.
• Outlook sử dụng các bộ lọc thư rác và lừa đảo hiệu quả để tự động di chuyển các thư không được yêu cầu vào thư mục email rác.
• Bạn có thể tùy biến đuôi email mang thương hiệu nhận diện của doanh nghiệp. Ví dụ như [email protected]

Nhược điểm của Outlook là gì?

Bỏ qua những mục đích nhắm tới các đối tượng sử dụng là doanh nghiệp hay công ty. Chúng ta sẽ đến với nhược điểm của Outlook là gì. Nếu bạn đang cân nhắc có nên mua Microsoft Outlook cho máy tính tại nhà hay không, bạn nên đánh giá chi phí và các nhược điểm khác liên quan đến Microsoft Outlook trước khi đưa ra quyết định.

• Giá cả của Microsoft Outlook là một phần của gói phần mềm Microsoft Office. Tính đến năm 2010, chi phí của gói là vài trăm đô la, trong khi có nhiều lựa chọn thay thế miễn phí cung cấp các tính năng và chức năng tương tự, chẳng hạn như Mail Thunderbird của Mozilla. Ngoài ra, các ứng dụng email chẳng hạn như Gmail, cũng cung cấp các dịch vụ email miễn phí.
• Microsoft Outlook được xây dựng để chạy trên các hệ điều hành của Microsoft, chẳng hạn như Windows XP, Vista, Windows 7 hay mới nhất là Windows 10. Nếu bạn chạy hệ điều hành Mac, bạn vẫn có thể chạy Microsoft Outlook ảo. Tuy nhiên, có rất ít hỗ trợ để chạy Microsoft Outlook trên các hệ thống Linux.
• Microsoft Outlook là một ứng dụng phần mềm độc quyền. Do đó, có rất ít tiện ích tích hợp của các bên khác, chẳng hạn như Lịch Google. Nếu bạn hiện đang sử dụng Lịch Google hoặc ứng dụng lập lịch khác, bạn sẽ cần tải xuống và cài đặt ứng dụng của bên thứ 3 để duy trì tất cả thông tin hiện tại của mình hoặc nhập lại theo cách thủ công vào Outlook.
• Việc gửi mail qua 2 loại dịch vụ mail khác nhau (gửi từ dịch vụ Gmail sang Outlook) đôi khi xảy ra nhiều vấn đề. Thư chậm nhận được, thường hay bị xem là thư rác, thứ spam…
• Một số người dùng cảm thấy rằng Microsoft Outlook cung cấp quá nhiều chức năng (tất cả đều tập trung vào trải nghiệm doanh nghiệp), điều này có thể gây khó khăn cho việc sử dụng các chức năng đơn giản như email và lịch. Nhiều tính năng thường được sử dụng có thể bị che hoặc bị ẩn do số lượng tính năng có sẵn trong Microsoft Outlook.

Nếu là một người dùng bình thường, chỉ cần dùng email ở mức cơ bản, hãy chọn các loại dịch vụ khác thay vì sử dụng mail Outlook. Vì một lý lẽ đơn giản rằng, mail Outlook chỉ dành cho môi trường doanh nghiệp, xử lý và quản lý các tác vụ công việc mà thôi.

Hướng dẫn cài đặt Outlook mail

Nếu bạn chắc chắn chưa cài đặt bất kỳ bộ công cụ Microsoft Office hoặc Onedrive nào trên máy tính chạy Windows của mình. Thì mới tìm hiểu cách cài đặt phần mềm Outlook. Bản mới nhất của Outlook là Outlook 365, ngoài ra nó đi kèm và được cài đặt kèm theo khi bạn cài đặt các bộ Microsoft Office (Ngoài Office 365 Student là không được cài đặt sẵn Outlook).

Ngoài ra, phần mềm Microsoft Outlook hiện tại hỗ trợ cài đặt đơn lẻ trên 4 hệ thống thiết bị cơ bản gồm có Windows, macOS, iOS và Android. Trong đó, Windows 10 được cài đặt sẵn phần mềm Microsoft Outlook. Để tải về Outlook mail trên thiết bị của bạn, có thể tham khảo một số đường dẫn nhanh sau:

• Tải về ứng dụng Outlook mail trên iPhone, iPad tại đây.
• Tải về ứng dụng Outlook mail trên Android tại đây.
• Tải về ứng dụng Outlook mail trên máy tính Mac tại đây.

Bạn cũng có thể sử dụng Outlook thông qua trang web sau: https://outlook.live.com/owa/

Cách đăng ký tài khoản Outlook mail miễn phí

Một số doanh nghiệp, trường đại học, tổ chức cộng đồng và trường học tư cung cấp Microsoft 365 miễn phí cho nhân viên và sinh viên của họ.

Thế như, nếu bạn cũng muốn sử dụng Outlook mail vì một số lý do nào đó. Có thể đăng ký tài khoản người dùng bình thường và sử dụng một số tính năng cơ bản của nó như sau.

Bước 1: Truy cập trang web sau: https://outlook.live.com/owa/

Bước 2: Tại màn hình trang chủ, nhấn nút Tạo tài khoản miễn phí. Lưu ý rằng, đây không phải là tài khoản economic Outlook (tài khoản doanh nghiệp) mà chỉ là tài khoản thông thường mà thôi.

Bước 3: Nhập tên tài khoản Outlook muốn tạo và chọn đuôi tài khoản Outlook mà bạn muốn. Outlook cung cấp 3 đuôi cơ bản gồm .outlook.com.vn (dành cho thị trường Việt Nam), .outlook.com (khuyên dùng), .hotmail.com (nên hạn chế dùng). Nhấn nút Tiếp theo để tiếp tục.

Bước 4: Điền các thông tin được yêu cầu như Tên, năm sinh hay số điện thoại để phục vụ cho việc bảo mật. Và bạn đã đăng ký xong một tài khoản mail Outlook để sử dụng ngay.

Outlook thật sự phổ biến trong môi trường doanh nghiệp, nó giúp các tầng ban quản lý công việc qua lại lẫn nhau dễ dàng, nhanh chóng và đảm bảo an toàn thông tin, bảo mật dữ liệu và giám sát các hoạt động của nhân viên trong việc gửi và nhận mail bên ngoài. Đấy là tất cả những gì bạn có thể cần biết về Microsoft Outlook là gì và tất cả ứng dụng của Outlook là gì trong công việc.

Xem thêm:

• Tìm hiểu Microsoft Office là gì? Những công cụ Office làm nên sự nổi tiếng của Microsoft bạn cần biết
• Gmail là gì và những điều bạn chưa biết về dịch vụ email số 1 thế giới
• Google Drive là gì? Giới thiệu khái quát về dịch vụ lưu trữ đám mây miễn phí tốt nhất

Nếu thấy bài viết giải đáp thắc mắc Outlook là gì này hữu ích với bạn, hãy để lại Like, Share ủng hộ trang ThuthuatOffice có thêm nhiều bài viết hay khác nhé.