PDF là gì? Nguyên nhân khiến một định dạng tồn tại và phổ biến nhiều đến thế

Tác giả: Jackie - Ngày đăng: 26-06-2021

Trong quá trình sử dụng máy tính để soạn thảo và lưu trữ dữ liệu văn bản chắc chắn bạn đã cso nghe qua định dạng file PDF. Ngoài những định dạng văn bản đã quá quen thuộc như doc hay docx thì file PDF được xem là một trong những định dạng được sử dụng nhiều nhất hiện nay. Cùng ThuthuatOffice tìm hiểu xem PDF là gì và nguyên nhân nó phổ biến đến thế nhé.

Hiện nay cùng với định dạng file docx, file PDF là một định dạng được không chỉ người dùng phổ thông sử dụng nhiều mà còn những người làm các công việc chuyên môn cần lưu trữ văn bản nhiều cũng sử dụng PDF như một định dạng mặc định. Vậy PDF là gì và đâu là những nguyên nhân khiến định dạng này trở nên quan trọng và được sử dụng rộng rải đến thế, tất cả sẽ có trong bài chia sẻ sau đây của ThuthuatOffice nhé. Bắt đầu thôi.

PDF là gì? Nguyên nhân khiến một định dạng tồn tại và phổ biến nhiều đến thế

PDF là gì

Nội dung đầu tiên sẽ là về PDF là gì. Hầu hết những người quen với việc sử dụng file Word và định dạng docx sẽ cùng có chung câu hỏi là PDF là gì, thì về cơ bản PDF là viết tắt của cụm từ Portable Document Format có nghĩa là định dạng tài liệu di động. Cụ thể hơn nữa thì giống với file docx, PDF cũng là một dạng định dạng file và nó thuộc hãng Adobe.

Nó có thể hỗ trợ đọc, chỉnh sửa văn bản như đa số các định dạng khác, kèm theo đó thì file PDF cũng có nhiều tính năng và công dụng mà người dùng chưa khám phá hết. Tuy nhiên để có được danh xưng là một định dạng file được sử dụng rộng rãi nhất hiện nay thì những công cụ ấy không phải dạng vừa đâu.

PDF là gì

Đặc điểm của file PDF là gì?

Sau khi tìm hiểu xong về PDF là gì thì tiếp đến chúng ta sẽ cùng nhau đi tìm hiểu về những đặc điểm của định dạng PDF là gì.

  • Những nội dung được trình bày trong file PDF khá đa dạng và cùng với Adobe Acrobat Reader, một phần mềm của chính Adobe tạo ra để quản lý, đọc và xử lý các tệp PDF, thì vấn đề bảo mật là cực kỳ tốt.
  • Với việc không bị thay đổi định dạng, việc in ấn, xem văn bản với các file đuôi PDF là quá dễ dàng.
  • Định dạng file đuôi PDF hỗ trợ trên khá nhiều thiết bị di động nên việc sử dụng chúng mọi lúc mọi nơi là hoàn toàn thoải mái.
  • Thêm 1 điều nữa là tài liệu PDF thường có kích thước khá nhỏ do đó rất dễ di chuyển và chia sẻ trên mạng Internet.
  • Ngoài ra về việc tùy chỉnh nâng cao của các file PDF thì người dùng có thể thoải mái tùy chỉnh. Nếu bạn chưa an tâm về độ bảo mật mà máy tính mang lại, bạn hoàn toàn có thể sử dụng tính năng chữ ký điện tử trong Adobe Acrobat Reader để nâng cao mức độ bảo mật cho file PDF.

Đặc điểm của file PDF là gì?

Tại sao PDF lại quan trọng?

Vậy tại sao PDF lại quan trọng và còn được xem là quan trọng nhất trong tất cả những định dạng file văn bản có mặt trên thị trường hiện nay? Bạn đã bao giờ sử dụng file Word định dạng văn bản và rồi khi gửi đến cho một người nào đó khi mở lên, file đó có định dạng hoàn toàn khác so với khi nó ở trên máy tính của bạn không. Điều này thực sự bực mình và khiến bạn phải mất hàng đống thời gian ngồi edit lại toàn bộ file Word của mình. Đây chính là điểm đặc biệt của các file PDF.

Với các file có định dạng PDF thì chúng luôn luôn giống nhau. Có nghĩa là cho dù bạn mở file trên máy tính của mình hay mở trên một thiết bị di động nào đó thì nó vẫn hoàn toàn tương đồng. Các định dạng, font chữ, kích thước và màu sắc chữ… đều được giữ nguyên.

Thêm một điều nữa là kích thước file của nó vô cùng gọn nhẹ, bạn có thể chia sẻ nó đến bất kỳ thiết bị nào mà bạn muốn. Bạn sử dụng Windows, MacOS, Android hay iPhone hay thậm chí iPad tất cả đều được đồng nhất với nhau và cùng 1 định dạng đó chính là bản gốc của bạn.

Tại sao PDF lại quan trọng?

Lý do file PDF vẫn phổ biến đến thế

Vì lý do kể trên khiến PDF trở thành một định dạng file quan trọng và kéo theo đó là sự phổ biến của nó khi số lượng người cũng như nhu cầu dành cho việc quản quản văn bản, lưu trữ và chia sẻ nguyên vẹn văn bản là cực kỳ lớn. Có thể nói các file đuôi PDF cơ bản là những file để xem, có nghĩa là nếu bạn tạo file PDF gốc thì khi gửi đi và những người khác mở file trên thiết bị của họ thì những file này hoàn toàn giống file gốc. Đây là điều khiến PDF trở nên phổ biến.

Ngoài ra còn nhiều tính năng đi kèm mà người dùng có thể tận dụng để thêm ý kiến, đánh dấu, tạo siêu liên kết… Ngoài ra còn một tính năng hết sức mới mẻ với người dùng file Word đó chính là phần mềm nhận diện quang học, nơi mà bạn có thể chuyển tài liệu hay dữ liệu thành tệp PDF một cách dễ dàng.

Ngoài ra bạn cũng có thể scan PDF một cách dễ dàng nhờ những phần mềm hỗ trợ. Việc làm này giúp bạn biến toàn bộ văn bản cần thiết sang file PDF chỉ trong vòng một vài phút đồng hồ.

PDF là gì? Nguyên nhân khiến một định dạng tồn tại và phổ biến nhiều đến thế 1

Cách tạo file PDF

Cách tạo file PDF từ file Word, Excel, PowerPoint

Để có thể tạo một file PDF từ file Word, Excel hay PowerPoint cực kỳ đơn giản, bạn hãy làm theo những bước sau:

Bước 1: Mở một file Word, Excel hay PowerPoint có sẵn ra.

Bước 2: Vào File chọn Save As.

Cách tạo file PDF từ file Word, Excel, PowerPoint

Bước 3: Chọn vào mục Browse trong hộp thoại Save As.

Cách tạo file PDF từ file Word, Excel, PowerPoint

Bước 4: Tìm vị trí lưu file, nhập tên file. Sau đó các bạn chọn vào mục Save as type.

Bước 5: Tại đây các bạn chọn vào mục PDF. Sau đó nhấn Save để lưu và tạo một file PDF mới.

Cách tạo file PDF từ file Word, Excel, PowerPoint

Cách chuyển một file bất kỳ sang file bản PDF online

Có những trường hợp bạn có những file định dạng khác như PNG, JPG, hay vẫn là các file Word, Excel hay PowerPoint nhưng thay vì cách chuyển bình thường với nhiều thao tác, các bạn chỉ cần lên mạng và chuyển file là xong. Cách làm như sau:

Bước 1: Các bạn truy cập vào trang web dưới đây để chuyển file.

Bước 2: Các bạn chọn vào mục Chuyển đổi PDF. Tại đây các bạn sẽ thấy những định dạng chuyển mà bạn có thể sử dụng. Click chọn.

Cách tạo file PDF từ file Word, Excel, PowerPoint

Bước 3: Sau khi chọn xong định dạng cần chuyển, các bạn click vào mục Chọn tệp như hình dưới đây.

Cách tạo file PDF từ file Word, Excel, PowerPoint

Bước 4: Sau khi chọn xong các bạn chọn vào mục Chuyển sang PDF.

Cách tạo file PDF từ file Word, Excel, PowerPoint

Bước 5: Sau khi chuyển xong các bạn nhấn vào Tải xuống PDF để tải file.

Cách tạo file PDF từ file Word, Excel, PowerPoint

Phần mềm đọc file PDF tốt nhất hiện nay

Nếu như bạn đang băn khoăn xem đâu là những phần mềm đọc file PDF hay nói chính xác hơn là những PDF viewer tốt nhất hiện nay thì dưới đây là những lựa chọn dành cho bạn.

Phần mềm đọc file PDF – Foxit Reader

Phần mềm PDF Reader đầu tiên mà được nhiều người biết đến đó chính là Foxit Reader. Được đánh giá là một trong những phần mềm đọc file PDF tốt nhất hiện nay, Foxit Reader đã cho thấy mình hữu hiệu như thế nào khi giúp người dùng xem, chỉnh sửa, quản lý các file PDF tốt như thế nào. Tuy rằng đây là một phần mềm chủ yếu là tính phí nhưng phiên bản free của nó không hề lởm một chút nào. Được trang bị những tính năng cơ bản nhưng vô cùng hiệu quả.

Phần mềm đọc file PDF - Foxit Reader

Phần mềm đọc file PDF – Adobe Reader

Tiếp đến đó chính phần mềm đọc file PDF Adobe Reader. Nếu như bạn đã biết PDF là một phần mềm cho chính Adobe phát triển thì nếu có một phần mềm nào đó chuyên dùng để đọc, xử lý và chỉnh sửa tốt dành cho những file PDF của hãng thì Adobe Reader có vẻ là lựa chọn thích hợp dành cho bạn.

Phần mềm đọc file PDF - Adobe Reader

Phần mềm đọc file PDF – Sumatra PDF

Cho những bạn chưa biết đến Sumatra PDF thì đây là một trình xem văn bản hay document view mã nguồn mở nơi mà bạn có thể xem hầu hết các định dạng file hiện nay như Word, PDF, CHM, OpenXPS, CB7… Nếu bạn đang cần một phần mềm có giao diện đơn giản, tốc độ nạp và mở trang nhanh thì Sumatra PDF là lựa chọn dành cho bạn. Với công nghệ render MuPDF độc quyền, Sumatra có thể có tốc độ tải nhanh gấp nhiều lần so với những phần mềm khác.

Sumatra

Phần mềm đọc file PDF – Lumin PDF

Nếu bạn đang tìm kiếm một phần mềm hay nói đúng hơn là một extension (tiện ích) trên các trình duyệt web có tích hợp công cụ xem, chỉnh sửa các file PDF thì Lumin PDF là một lựa chọn tuyệt vời. Đừng nghĩ đó chỉ là một extension mà tưởng công cụ tích hợp đi kèm bị sơ sài. Hoàn toàn KHÔNG nhé. Nhanh, gọn, dễ sử dụng, không tốn dung lượng máy tính. Còn điều gì tuyệt vời hơn một tiện ích như thế này chứ.

Phần mềm đọc file PDF - Lumin PDF

Và trên đây là những chia sẻ của ThuthuatOffice về PDF là gì. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào các bạn có thể để lại bình luận bên dưới để được giải đáp. Ngoài ra các bạn có thể tham khảo một số bài viết khác về PDF dưới đây:

Mong rằng những chia sẻ về PDF là gì có ích cho bạn. Đừng quên Like, Share và ghé thăm ThuthuatOffice thường xuyên, nơi chứa đựng những bí kíp dành riêng cho dân văn phòng nhé.

Đánh giá bài viết
Bài viết này hữu ích chứ? Yes No
× Vui lòng cho chúng tôi biết lỗi gì trong bài viết trên

Bài viết chứa thông tin sai

Bài viết không có thông tin mà tôi cần

× Chúng tôi nên cải thiện nội dung trên như thế nào?

× Cảm ơn sự phản hồi của bạn!

Mong bạn tiếp tục ủng hộ ThuThuatOffice. Cảm ơn phản hồi của bạn

Theo dõi chúng tôi tại:: Facebook Pinterest
Chuyên mục: PDF