Cách làm PowerPoint cơ bản dành cho tay mơ nhưng vẫn thu hút và đẹp

PowerPoint là ứng dụng giúp các bạn có thể tạo các slide thuyết trình một cách chuyên nghiệp. Có rất nhiều cách làm PowerPoint để có một bài thuyết trình thu hút. Hãy kết hợp với rất nhiều tính năng hữu ích mà PowerPoint mang tới. ThuthuatOffice tin rằng sau bài viết này các bạn sẽ có một bài thuyết trình đẹp và ưng ý. Cùng bắt đầu ngay nhé.

Cách làm PowerPoint cơ bản cho người mới bắt đầu

Tạo dự án mới trên PowerPoint

Để tạo một bản trình chiếu (Slides) mới trong PowerPoint. Bạn hãy mở phần mềm PowerPoint ở màn hình Desktop hoặc tìm kiếm trong menu Start.

Chọn New > Blank (nếu muốn tạo một trang trình chiếu trống) hoặc chọn các mẫu dự án sẵn được PowerPoint gợi ý cho bạn.

Chọn theme PowerPoint

Trước tiên, bạn phải định hình một chủ đề tổng thể muốn hướng tới. Và không cần phải tìm đâu xa, ngay trong PowerPoint có rất nhiều mẫu theme, hình nền đẹp có sẵn để lựa chọn. Mỗi một theme đều theo nhiều chủ đề khác nhau, bạn nên lựa chọn hình nền phù hợp với nội dung cũng như đối tượng trình chiếu.

Nhấp chuột vào mục Design > chọn Theme để lựa chọn hình nền có sẵn trên PowerPoint.

Hoặc bạn có thể tự tạo một mẫu theme theo ý muốn với hình ảnh đã tải về trên máy tính theo cách sau:

Bước 1: Sử dụng hình ảnh được lưu trên thiết bị để làm hình nền cho trang Slides bằng cách vào Design và chọn Format Background.

Bước 2: Tiếp đến, tích chọn Picture or texture fill, đồng thời tại phần Insert picture from chọn File.

Bước 3: Đi đến nơi lưu trữ hình muốn dùng làm nền và nhấn Open để tải ảnh lên.

Và bạn sẽ có hình nền như ví dụ dưới đây.

Thêm Slide mới trong PowerPoint

Một bài trình bày cần có nhiều Slide và để tạo thêm được một Slide trên PowerPoint, bạn làm như sau:

Bước 1: Nhấn chuột chọn Home trên thanh tác vụ > chọn nút New Slide > chọn một kiểu bố trí mà bạn muốn sử dụng.

Trường hợp nếu muốn thêm slide mới có cùng kiểu bố cục với slide trước đó, bạn chỉ cần nhấp chuột phải vào slide cần nhân bản rồi chọn Duplicate Slide.

Thêm nội dung vào trang Slide

Một trang trình bày chắc chắn không thể thiếu nội dung. Tùy theo cách bạn muốn thuyết trình mà trang slide sẽ chứa nội dung bao gồm chữ viết, hình ảnh, video, biểu đồ, âm thanh,…

Trên mỗi slide sẽ có sẵn một khung Textbox để cho bạn nhập nội dung cần có vào trong trang Slide.

Nếu bạn muốn thêm nội dung vào slide, hãy nhấn vào tab Insert và chọn Textbox.

Định dạng văn bản trên slide

Để định dạng văn bản trên slide PowerPoint bao gồm: font chữ, cỡ chữ, màu sắc, hiệu ứng chữ,… bạn chỉ cần bôi đen đoạn văn bản cần định dạng. Tiếp theo chọn tab Home > và định dạng những điều bạn cần trong khung menu Font.

Lưu ý: Bạn nên sử dụng những phông chữ đơn giản, dễ đọc, cỡ chữ từ 28 trở lên, đồng thời nên chọn màu chữ có độ tương phản với màu nền để làm nổi bật nội dung và hạn chế dùng quá nhiều màu sắc trên cùng 1 slide.

Chèn hiệu ứng vào slide PowerPoint

Hiệu ứng động sẽ giúp trang Slides của bạn trở nên thu hút hơn, các hiệu ứng trong PowerPoint có thể chèn vào bao gồm: hiệu ứng hình ảnh, hiệu ứng đồ thị, hiệu ứng văn bản, hiệu ứng chuyển slide,…

Để chèn hiệu ứng cho đối tượng, nhấn chuột vào đối tượng cần thêm hiệu ứng, sau đó chọn tab Animations rồi lựa chọn hiệu ứng phù hợp cho từng đối tượng.

Trong trường hợp, muốn chèn hiệu ứng chuyển slide, bạn nhấn chuột vào slide muốn thêm hiệu ứng chuyển cảnh, sau đó chọn tab Transitions rồi chọn hiệu ứng cần chèn.

Cách thêm hình ảnh vào Slide trên PowerPoint

Để chèn hình ảnh vào slide PowerPoint, bạn nhấp chuột chọn vị trí muốn đặt ảnh trong slide, sau đó chọn tab Insert > chọn mục Pictures, sau đó đi đến thư mục chứa hình ảnh trên máy tính của bạn và chọn ảnh cần chèn vào.

Cách tạo Slide Master trên PowerPoint

Slide Master trong PowerPoint sẽ giúp thống nhất từng slide đơn lẻ theo cùng một định dạng cho toàn bộ các trang slide như chữ, giao diện, bố cục, hiệu ứng chuyển động, kích thước và vị trí hình ảnh, video, biểu đồ,…

Để thiết lập Slide Master trong PowerPoint, bạn nhấn chọn vào tab View > chọn mục Slide Master. Trong Slide Master, tiến hành thiết lập định dạng cho toàn bộ các trang slide.

Trình chiếu slide PowerPoint

Sau khi đã hoàn thành xong slide của mình một cách hoàn chỉnh, bạn có thể thực hiện trình chiếu slide theo 2 cách:

Cách 1: Trình chiếu từ trang slide đầu tiên bằng cách nhấn phím F5 trên bàn phím hoặc chọn Slide Show > From Beginning.

Cách 2: Trình chiếu slide từ trang đang mở bằng cách nhấn tổ hợp phím Shift + F5 trên bàn phím hoặc chọn Slide Show > From Current Slide.

Nhấn mũi tên sang phải/mũi tên xuống dưới trên bàn phím hoặc click chuột vào góc phải màn hình để chuyển sang slide tiếp theo.

Nhấn mũi tên sang trái/mũi tên lên trên hoặc click chuột vào góc trái màn hình để trở về slide trước đó.

Lưu slide PowerPoint

Để lưu file trình chiếu PowerPoint, chọn tab File trên thanh menu rồi chọn mục Save. Sau đó, chọn nơi lưu trữ rồi lưu file dưới định dạng .pptx hoặc .ppt.

Hoặc bạn có thể sử dụng phím tắt Ctrl + S để lưu nhanh file PowerPoint đang làm việc.

Cách làm PowerPoint trở nên đẹp hơn

Cùng bắt tay vào làm những mẹo sau để những trang slide trở nên đẹp hơn nhé.

Chèn clip vào slide PowerPoint

Bước 1: Sau khi mở file PowerPoint bạn muốn thao tác bạn hãy chọn Slide mà bạn muốn chèn video (clip).

Bước 2: Trên thanh công cụ bạn chọn Insert.

Bước 3: Bạn chọn mục Video > Chọn Video my PC… (hoặc Online Video…)

Bước 4: Chọn Video (clip) mà bạn muốn thêm vào slide > Cuối cùng chọn Insert.

Vậy là đã hoàn thành xong cách chèn Video (clip) cho slide.

Sử dụng các font chữ độc đáo

Font chữ là yếu tố quan trọng giúp cho slide thuyết trình của bạn trở nên đẹp hơn. Bên cạnh đó nó còn giúp cho slide thuyết trình của bạn có điểm nhất trong suốt quá trình bạn thuyết trình.

Những lưu ý bạn cần biết khi chọn font chữ:

• Chọn font chữ rõ ràng, nổi bật và dễ đọc. Có độ tương phản trên màu nền.
• Hãy ưu tiên chọn các font chữ cơ bản như: Calibri, Arial, Time New Roman,…
• Hạn chế viết quá nhiều chữ in hoa dẫn đến tình trạng khó nhìn, rồi mắt và khó đọc.
• Kích thước phổ biến nhất là 24. Tránh to quá hoặc nhỏ quá.

Cách làm như sau: Trên thanh công cụ bạn chọn Insert > Tại đây bạn nhấn vào ô WordArt sẽ hiện rất nhiều font chữ đẹp cho bạn lựa chọn.

Áp dụng Theme, hiệu ứng có sẵn

Chuyển động giữa các slide hay các nội dung trong slide cũng giúp cho bài thuyết trình của bạn không bị nhàm chán hay không quá đơn điệu. Hiệu ứng Transitions và Animation chính là các kỹ xảo mà bạn đang tìm kiếm cho slide của mình. Rất đơn giản.

• Nếu bạn muốn có hiệu ứng giữa các slide. Bạn click vào Transitions trên thanh công cụ. Tại đây có rất nhiều hiệu ứng dành cho bạn.
• Nếu bạn muốn có hiệu ứng cho cách nội dung trong slide. Bạn click vào Animations trên thanh công cụ.

Mẹo làm bài thuyết trình PowerPoint trông chuyên nghiệp hơn

Thiết kế Infographic

Nếu bạn muốn bài thuyết trình của mình thêm thú vị hơn; thay vì sử dụng bảng số liệu, thống kê dày đặc với những chữ và con số thì kiểu thiết kế Infographic rất phù hợp cho bạn.

Lựa chọn bố cục phù hợp

Việc bạn sắp xếp bố cục của nội dung trên slide giúp cho người xem có thể dễ dàng quan sát và hiểu bài thuyết trình của bạn hơn; cũng như cho thấy sự chuyên nghiệp của bạn. Những yếu tố ảnh hưởng như font chữ, màu sắc, hình ảnh và nội dung trình bày của bạn.

Trong mục Insert chọn New Slide sẽ có nhiều layout cho bạn lựa chọn để phù hợp với từng slide theo chỉ đích người thiết kế.

Sử dụng Slide Master thay vì Slide trình chiếu bình thường

Mục đích của Slide Master là giúp bạn tạo một định dạng nào đó cho một slide và áp dụng có các slide khác, tiết kiệm thời gian và công sức trong quá trình làm slide.

Cùng tham khảo cách làm PowerPoint bằng cách sử dụng thao tác để tạo Slide Master.

Bước 1: Bạn chọn View > Slide Master

Bước 2: Khi đã xuất hiện Slide Master. Bạn chọn Slide đầu tiên để tiến hành định dạng cho slide.

Bước 3: Bạn có thể chèn các nội dung mà mình muốn như hình ảnh, logo, chỉnh định dạng chữ,… > sau khi định dạng xong chọn Close master để hoàn tất.

Bước 4: Ngay sau khi bạn ấn Close master lập tức sẽ về Home > nhấn New slide và sẽ thấy các slide khác đều được áp dụng định dạng Slide Master mà bạn đã tạo.

Để tạo một định dạng Slide Master khác bạn làm tương tự như trên nhưng hãy bỏ slide đầu tiên rồi chọn slide bên dưới:

Nhấn vào View > chọn Slide Master > Bỏ slide đầu và chọn slide dưới mà bạn muốn > Nhập nội dung cho slide đó > Đổi định dạng > Chọn Close Slide Master vậy là hoàn thành.

Sử dụng tính năng Design Ideas

Nếu bạn gặp khó khăn trong việc trình bày bìa thuyết trình thì đừng lo, với tính năng Design Ideas sẽ giúp bạn thoái khỏ những phiền toái đó. Bạn chỉ cần thả hình ảnh đầu tiên vào một slide mới và Design Ideas sẽ sự động đưa ra một số thiết kế cho bạn chọn lựa.

Bạn mở nó từ Ribbon > chọn Design > Chọn Design Ideas.

Nếu bạn không thấy hãy chọn File > Chọn Options > Chọn General > Bỏ chọn ô Enable PowerPoint Designs.

Sử dụng hiệu ứng Morph

Hiệu ứng Morph chỉ dùng nếu bạn đang sử dụng phần mềm PowerPoint 2019 hoặc bạn đã đăng ký Office 365.

Để sử dụng hiệu ứng này một cách hiệu quả. Bạn cần có hai slide với ít nhất một đối tượng chung.

Cách dễ nhất là bạn hãy nhân đôi slide rồi di chuyển đối tượng trên slide thứ hai tới vị trí khác hoặc copy và dán đối tượng từ slide thứ nhất, rồi thêm đối tượng đó vào slide thứ hai. Áp dụng hiệu ứng Morph cho slide thứ hai để xem Morph tự động tạo hiệu ứng và di chuyển đối tượng cho bạn.

Bước 1: Hãy mở Thumbnail > Bấm vào slide thứ hai bạn đã thêm đối tượng mà mình muốn áp dụng hiệu ứng biến đổi.

Bước 2: Chọn Transitions > Chọn Morph.

Bước 3: Chọn Effect Options để chọn cách bạn muốn áp dụng chuyển tiếp biến đổi > Chọn Preview để thấy hiệu ứng Morph hoạt động.

Tầm quan trọng của một bài thuyết trình đẹp

Yếu tố quan trọng nhất của một bài thuyết trình không chỉ ở kỹ năng thuyết trình mà còn ở các Slide bạn làm về vấn đề đó. Các slide bạn làm không chỉ là kiến thức, thông tin bạn muốn chuyển tải mà còn là cách đánh giá sự chuyên nghiệp của bạn.

Vì sao cần Slide?

• Slide không phải là một văn bản bạn có thể nhìn vào đó để đọc. Bạn không nên đặt toàn bộ nội dung bạn nói lên slide vì chẳng ai thèm đọc cả. Hay bạn chỉ có đọc slide không thôi thì người nghe sẽ đánh giá bạn không chuẩn bị kỹ và sẽ đánh giá bạn thiếu chuyên nghiệp.
• Thay vào đó bạn hãy xem slide như một công cụ hỗ trợ trong lúc bạn đang thuyết trình; giúp người nghe có thể biết được bạn đang nói đến đâu; hình dung ra rõ hơn về các nội dung mà bạn trình bày.
• Slide cũng sẽ giúp bạn khi bạn chợt quên một thứ gì đó thì cần liếc qua có thể nhớ lại được.
• Bạn là trung tâm của bài thuyết trình, không phải bộ slide.

Chống buồn ngủ

• Việc chỉ nhìn và đọc một thứ gì đó thật là tẻ nhạt, cứ lặp đi lặp lại slide này đến slide khác. Nó sẽ khiến cho nghe nghe cảm thấy nhàm chán và buồn ngủ từ đó không ai muốn nghe bản thuyết trình của bạn nữa.
• Thay vào đó bạn hãy đưa vào trong slide của mình một thứ gì đó mới mẻ, bắt mắt để thu hút được sự chú ý cho nghe xem và khiến họ muốn theo dõi tiếp bài thuyết trình của bạn.

Dễ hiểu dễ nắm bắt thông tin

• Mọi người ai ai cũng đều thích cái đẹp. Cũng như việc bạn có một bài thuyết trình đẹp sẽ thu hút được mọi ánh nhìn và sự quan tâm của người xem.
• Khi mọi người tập trung vào bài thuyết trình của bạn họ sẽ dễ dàng hiểu được bạn đang truyền đạt những nội dung gì.
• Thiết kế một slide thật đẹp là yếu tố rất quan trọng bởi nó sẽ giúp đỡ bạn rất nhiều trong bài thuyết trình.

Xem thêm:

• Cách lưu PowerPoint
• Cách tạo đồng hồ đếm ngược trong PowerPoint

Vậy là ThuthuatOffice đã hướng dẫn và giúp cho bạn cách làm PowerPoint đẹp. Nếu thấy hay hãy để lại một Like và Share bài viết nhé. Chúc bạn làm thành công!

• Top 4 cách chèn hình nền vào PowerPoint siêu đơn giản

• 3 cách liên kết slide trong PowerPoint siêu đơn giản mà bạn nên biết

• Cách tạo đồng hồ đếm ngược trong PowerPoint bạn có biết?

• Top 5 cách lưu PowerPoint cực hay cho dân văn phòng

• Kinh ngạc với cách làm trò chơi trên PowerPoint đơn giản mà hiệu quả

• 8+ bộ theme PowerPoint đẹp với thiết kế độc đáo vào hoàn toàn miễn phí

• Cách tạo và chỉnh sửa khung trong PowerPoint đầy đủ 1st