4 cách đánh số thứ tự trong Excel, có cách hay hơn kéo chuột

Đánh số thứ tự trong Excel là một thuật toán được sử dụng phổ biến trong việc thống kê các dữ liệu theo một trật tự, giúp người dùng dễ dàng theo dõi và quản lý các thông tin đã được thu thập. Ở bài viết dưới đây, ThuthuatOffice sẽ cùng các bạn tìm hiểu về cách đánh số thứ tự nhanh gọn, đơn giản mà hiệu quả nhất nhé.

4 cách đánh số thứ tự trong Excel, có cách hay hơn kéo chuột 1

Nội Dung Bài Viết

Cách đánh số thứ tự trong Excel tự động

Tự đánh số thứ tự trong Excel bằng cách kéo chuột

Đánh số thứ tự trong Excel bằng cách kéo chuột là cách làm đơn giản và phổ biến nhất.

Bước 1: Mở Excel, trong hai ô đầu tiên, nhập số thứ tự tương ứng với số thứ tự bạn cần hiện.

Ví dụ: nhập 1 và 2 ở hai ô đầu tiên, bạn có được dãy: 1, 2, 3, 4, 5,… Nhập 2 và 4 ở hai ô đầu tiên, bạn có được dãy: 2, 4, 6, 8, 10,…

Bước 2: Chọn hai ô đầu tiên, rê chuột tới góc của ô thứ 2 để hiện dấu thập đen, click vào dấu thập đen và kéo chuột bắt đầu từ ô thứ 2 tới ô có thứ tự mà bạn mong muốn.
đánh số thứ tự trong Excel

Đánh số thứ tự trong Excel bằng Fill

Bước 1: Mở Excel, nhập số thứ tự cho ô đầu tiên. Chọn Fill, chọn Series ở thanh điều khiển.

Chọn Fill và Series

Bước 2: Ở bảng Series, chọn các kiểu đánh số bạn cần chèn cho dãy.

Có 4 kiểu đánh số:

Và 2 đặc điểm của dãy số:

Ví dụ: ở bảng này, dãy được đánh theo kiểu Linear là kiểu tăng dần và được đánh số theo Rows là theo hàng.

4 cách đánh số thứ tự trong Excel, có cách hay hơn kéo chuột 2

Sử dụng công thức đánh số thứ tự trong Excel

Đánh số thứ tự trong Excel bằng hàm ROW()

Bước 1: Trong ô đầu tiên bạn cần hiện dãy số, nhập = ROW(A1) vào ô. Nhấn Enter, máy sẽ hiện lên số thứ tự 1 tương ứng.

Đánh số thứ tự trong Excel bằng hàm ROW()

Bước 2: Chọn dấu chấm xanh ở góc ô đầu tiên, kéo chuột tới ô có thứ tự mà bạn mong muốn.

Đánh số thứ tự trong Excel bằng hàm ROW()

Đánh số thứ tự trong Excel bằng hàm OFFSET()

Bước 1: Trong ô đầu tiên bạn cần hiện dãy số, nhập = OFFSET() vào ô.

Hàm OFFSET(reference, rows, cols, [height], [width]) với các đối số:

Hàm OFFSET trong Excel

Bước 2: Điền các đối số vào hàm = OFFSET()

Ví dụ: = OFFSET(A2,-1,0)+1 để bắt đầu đánh số thứ tự trong bảng Excel. A2 là địa chỉ ô hiện tại của giá trị tham chiếu. Nhấn Enter và số thứ tự đầu tiên sẽ được chèn vào.

4 cách đánh số thứ tự trong Excel, có cách hay hơn kéo chuột 3

Bước 3: Chọn dấu chấm xanh ở góc ô đầu tiên, kéo chuột tới ô có thứ tự mà bạn mong muốn.

Sử dụng hàm COUNTA() để đánh số thứ tự các hàng có dữ liệu

Hàm COUNTA() sử dụng để đếm các ô có dữ liệu, dữ liệu có thể là các khoảng trống.

Bước 1: Xác định phạm vi các ô bạn muốn đếm. Nhập hàm = COUNTA()

Ví dụ: Đếm dữ liệu các ô từ B2 đến D6. Nhập = COUNTA(B2:D6).

4 cách đánh số thứ tự trong Excel, có cách hay hơn kéo chuột 4

Bước 2: Chọn ô kết quả. Đây là ô sẽ trả về kết quả của hàm COUNTA()

Ví dụ: Chọn ô Tổng Mục nhập là nơi trả về kết quả của biến đếm dữ liệu. Ở đây kết quả trả về 14.

Bước 3: Người dùng có thể đếm số ở nhiều ô phạm vi.

Ví dụ: Có thể đếm số ở hai bảng dữ liệu, nhập hàm = COUNTA(B2:D6, B9:D13).

4 cách đánh số thứ tự trong Excel, có cách hay hơn kéo chuột 5

Cách đánh số thứ tự trong Excel tự động khi thêm hoặc xóa hàng

Hàm ROW() trong Excel có thể đánh số thứ tự khi thêm hoặc xóa hàng.

Bước 1: Nhập hàm = ROW() – 1 vào ô bạn cần bắt đầu đánh số thứ tự. Sau đó chọn dấu chấm xanh ở góc ô đầu tiên, kéo chuột tới ô có thứ tự mà bạn mong muốn.

Lưu ý: Có thể cộng trừ ở hàm ROW() để khớp với dãy bạn mong muốn.

Chèn hàm ROW() để đánh số

Bước 2: Tạo bảng cho phạm vị dữ liệu. Nhấn Insert, nhấn Table. Trong Create Table, nhập vùng dữ liệu trong phạm vi mà bạn cần tạo bảng.

4 cách đánh số thứ tự trong Excel, có cách hay hơn kéo chuột 6

Bước 3: Nhấn OK. Bây giờ bảng của bạn đã được tự động cập nhật số hàng khi bạn chèn hay xóa dữ liệu ở bảng.

Đánh số thứ tự trong Excel khi lọc dữ liệu bằng SUBTOTAL()

Hàm SUBTOTAL() có thể sử dụng được với nhiều loại công thức như phép cộng, trung bình hay đếm số. Hàm SUBTOTAL() được dùng với công thức hàm sau:

= SUBTOTAL(Function_num, ref1, [ref2]…)

Trong đó:

Ví dụ: Vùng tham chiếu được chọn sẽ là vùng luôn chắc chắn có nội dung để đảm bảo việc đếm các dữ liệu đầy đủ. Sử dụng function_num là 3

Ở đây bạn chọn với cột D là cột Nhân viên. Đếm sẽ bắt đầu từ dòng thứ 2 nên bắt đầu với ô D2. Khi thực hiện đếm các dòng tiếp theo thì sẽ đếm cả những ô trước đó:

Dòng D2 sẽ luôn xuất hiện trong các công thức, vậy nên ta cố định điểm D2

Từ đó ta có công thức đếm số thứ tự tại ô A2 như bên dưới: A2 = SUBTOTAL(3, $D$2:D2)

4 cách đánh số thứ tự trong Excel, có cách hay hơn kéo chuột 7

Lỗi đánh số thứ tự trong Excel

Tại sao không kéo được số thứ tự trong Excel

Lưu ý, khi muốn đánh số thứ tự trong Excel bằng cách kéo các ô xuống, cần chú ý phải bôi đen hai ô đầu tiên, rê chuột tới góc của ô thứ 2 để hiện dấu thập đen, kéo chuột bắt đầu từ ô thứ 2 tới ô có thứ tự mà bạn mong muốn.

Nhưng khi chữ thập đen không xuất hiện thì tính năng này đang gặp lỗi.

4 cách đánh số thứ tự trong Excel, có cách hay hơn kéo chuột 8

Để gọi lại chức năng này, hãy làm theo các bước sau hiện dấu thập đen khi kéo công thức xuống các ô nhé:

Bước 1: vào File, chọn Options.

Bước 2: Trong hộp Excel Options, chọn mục Advanced. Nhấn dấu tích vào box của Enable fill handle and cell drag-and-drop.

4 cách đánh số thứ tự trong Excel, có cách hay hơn kéo chuột 9

Bước 3: Nhấn OK để hoàn thành.

Khi ấy dấu thập đã xuất hiện khi bạn trỏ chuột vào các góc của ô, kéo xuống là được dãy thứ tự mà bạn mong muốn.

Không Fill Series được trong Excel

Đôi khi người dùng sử dụng công thức Hand-fill nhưng không sao chép được công thức từ dòng trên xuống dòng dưới hoặc kết quả trả về chỉ được một dòng đầu tiên. Đây là một lỗi cơ bản nhiều người có thể mắc phải, vậy sửa lỗi bằng những bước dưới đây nhé.

Cách 1: Có thể sửa lỗi để hiện dấu thập đen khi kéo công thức xuống các ô.

Cách 2: Làm theo các bước sau.

Khi ấy lỗi không Fill Series đã được sửa trong Excel.

Đánh số thứ tự trong Excel không liên tục

Để đánh số thứ tự với các dữ liệu không liên tục, có thể tham khảo công thức sau để điền các số:

= if($b1<>””,counta($b$1:$b1),””) với điều kiện ô B1 hoàn toàn không có dữ liệu hoặc công thức

Với các ô có dữ liệu hoặc công thức, có thể sử dụng hàm sau để điền số:

= if(Len(B1)>0,CountA($B$1:B1),””)

Xem thêm:

Trên đây là một số cách để người dùng có thể đánh số thứ tự trong Excel một cách nhanh gọn, đơn giản nhất. Nếu thấy bổ ích hãy Like, Share để ủng hộ ThuthuatOffice trong những bài viết sắp tới nhé.

Excel -