10 cách giảm dung lượng file Excel đơn giản nhất

Tác giả: Hồng Duyên - Ngày đăng: 18-11-2021

Bạn gặp khó khăn do các file Excel có kích thước quá lớn? Cùng ThuthuatOffice tìm hiểu cách giảm dung lượng file Excel.

Hiện nay Excel đang là một trong những phần mềm phổ biến đối với các dân văn phòng và những người sử dụng bộ Microsoft Office. Nhưng bạn lại đang gặp khó khăn bởi những file Excel có kích thước lớn và không biết làm như thế nào. Hãy cùng tham khảo bài viết hướng dẫn cách giảm dung lượng file Excel của ThuthuatOffice sau đây nhé.

cách giảm dung lượng file excel

Tại sao phải giảm dung lượng file Excel ?

Có rất nhiều file Excel có kích thước lớn gây khó khăn trong việc gửi, chia sẻ hay việc chỉnh sửa cũng rất mất thời gian. Bằng cách giảm dung lượng file Excel sẽ giúp tăng tốc độ xử lý file đó.

Khi giảm bớt được dung lượng thì việc chia sẻ file Excel đến mọi người cũng sẽ giảm bớt được thời gian. Và chúng ta cũng không cần tải các phần mềm nén file quá cồng kềnh để nén file Excel có kích thước lớn.

Các file Excel cần giảm dung lượng

Nguyên nhân khiến file Excel của bạn có dung lượng lớn có thể là do các nhận xét, công thức, định dạng, trang tính ẩn,… Một hay nhiều chi tiết này rất có thể đều gây ảnh hưởng tới file. File Excel của bạn sẽ càng có dung lượng lớn với những bạn làm trong các lĩnh vực tài chính, đầu tư hay ngân hàng. Vì trong lĩnh vực này cần rất nhiều sự tính toán và sắp xếp dữ liệu.

Lưu file dưới dạng tập tin nhị phân để giảm dung lượng file Excel

Cách giảm dung lượng file Excel đầu tiên là sử dụng cách lưu dưới dạng tập tin nhị phân. ThuthuatOffice sẽ hướng dẫn bạn cách để thực hiện phương pháp này ngay sau đây, hãy theo dõi các bước thực hiện nhé.

Các bước để lưu file Excel dưới dạng tập tin nhị phân:

  • Nhấp vào tab File, nhấp tiếp vào tùy chọn Open… (mở) rồi chọn file cần thao tác.

cách giảm dung lượng file excel

  • Để lưu file mới, bạn chọn vào tab File một lần nữa.
  • Chọn Save As.

cách giảm dung lượng file excel

  • Tiếp tục gõ tên tập tin mới vào hộp thoại.

cách giảm dung lượng file excel

  • Sau đó, nhấp vào mục File Format.

cách giảm dung lượng file excel

  • Chọn định dạng Excel Binary Workbook (tập tin nhị phân) nằm bên dưới Specialty Formats.

Tập tin được lưu dưới định dạng này có dung lượng nhỏ hơn nhiều so với đuôi .xls tiêu chuẩn.

cách giảm dung lượng file excel

  • Cuối cùng, nhấp vào nút Save. File Excel nhỏ hơn sẽ được lưu vào máy tính của bạn.

cách giảm dung lượng file excel

Loại bỏ định dạng khỏi các hàng và cột trống để giảm dung lượng file Excel

Một cách giảm dung lượng file Excel của bạn là xoá định dạng các hàng và cột trống trong file.

  • Chọn một ô được định dạng > Chọn Home > Chọn Conditional formatting > Chọn Clear Rules.
  • Với xóa định dạng 1 ô đó, nhấp Clear from Selected Cells.
  • Với xóa định dạng khỏi tất cả các ô, nhấp Clear Rules from Entire Sheet.

cách giảm dung lượng file excel

Cách giảm dung lượng file Excel bằng phương pháp loại bỏ định dạng có điều kiện

Cách giảm dung lượng file Excel bằng phương pháp loại bỏ định dạng có điều kiện. Khi thực hiện phương pháp này, bạn có thể làm theo 2 cách.

Cách 1

B1: Chọn vùng dữ liệu cần xóa Conditional formatting trước.

B2: Bấm chọn mục Clear Rules from Select Cells (xóa toàn bộ thiết lập trong vùng được chọn).

B3: Chọn Clear Rules from Entire Sheet (Xóa toàn bộ thiết lập trong Sheet hiện tại).

cách giảm dung lượng file excel

Cách 2

Với cách này bạn sẽ xóa lần lượt từng Rules trong Manage Rules.

B1: Chọn mục Manage Rules trong cửa sổ Manage Rules.

B2: Chọn từng điều kiện cần xóa rồi bấm chọn Delete.

cách giảm dung lượng file excel

Nén dung lượng hình ảnh để giảm dung lượng file Excel

Cách giảm dung lượng file Excel bằng phương pháp nén dung lượng hình ảnh có trong file. Các bước nén dung lượng ảnh sẽ được ThuthuatOffice hướng dẫn sau đây:

B1: Chọn hình ảnh muốn nén > Chọn Format > Chọn Compress Pictures.

cách giảm dung lượng file excel

B2: Bỏ tích mục Apply only to this picture > Chọn Email (96 ppi): minimize document size for sharing > Chọn OK để hoàn tất.

cách giảm dung lượng file excel

Loại bỏ dữ liệu ẩn (trang tính, hàng và cột) để giảm dung lượng file Excel

Cách giảm dung lượng file Excel bằng phương pháp loại bỏ các dữ liệu ẩn trong trang tính, các hàng và cột. ThuthuatOffice sẽ hướng dẫn bạn cách làm ngay sau đây:

Bước 1: Vào file Excel > Nhấn vào Info > Check for Issues > Inspect Document.

cách giảm dung lượng file excel

Bước 2: Sau đó xem tại hộp thoại Document Inspector > Nhấp vào Inspect và các hàng và cột ẩn trong toàn bộ sổ làm việc đã được kiểm tra > Nhấp vào Remove All.

cách giảm dung lượng file excel

Bước 3: Cuối cùng nhấp vào Close để đóng hộp thoại. Tất cả các hàng và cột ẩn trong sổ làm việc sẽ bị xóa.

Xóa watch để giảm dung lượng file Excel

Cách giảm dung lượng file Excel bằng phương pháp xóa watch: Watch Window sẽ khởi chạy một hộp thoại cho phép bạn xem thông tin về các ô cụ thể, thậm chí là các ô không hiển thị trên màn hình hiện tại. Nó giúp bạn không phải tiếp tục cuộn trong trang tính (sheet) hay chuyển giữa các sheet để kiểm tra kết quả của mình. Nhưng đôi khi nó sẽ khiến file Excel của bạn có kích thước lớn.

Cách xoá Watch: Chọn Formulas > Chọn Watch Window > Chọn Delete Watch là xong.

cách giảm dung lượng file excel

Cắt từng bảng tính vào phạm vi được sử dụng để giảm dung lượng file Excel

Cách giảm dung lượng file Excel bằng phương pháp cắt từng bảng tính vào phạm vi được sử dụng.

B1: Chọn các hàng/cột trống bằng tổ hợp phím Ctrl + Shift + phím mũi tên phải/xuống.

B2: Bấm chuột phải vào vị trí bôi đen.

B3: Chọn Delete để xóa các vùng chưa sử dụng.

cách giảm dung lượng file excel

Loại bỏ các công thức không cần thiết để giảm dung lượng file Excel

Cách giảm dung lượng file Excel bằng cách loại bỏ các công thức không cần thiết. Các bước để loại bỏ công thức không cần thiết như sau:

B1: Bôi đen bảng dữ liệu.

B2: Nhấn Copy để sao chép.

B3: Nhấn tiếp chuột phải và trong phần Paste Options chọn biểu tượng Values (V) để xóa công thức.

cách giảm dung lượng file excel

Xem thêm:

Qua bài viết của ThuthuatOffice, chúng tôi đã chỉ cho các bạn một số cách giảm dung lượng file Excel hiệu quả và nhanh chóng nhất. Chúc các bạn thành công.

Đánh giá bài viết
Bài viết này hữu ích chứ? Yes No
× Vui lòng cho chúng tôi biết lỗi gì trong bài viết trên

Bài viết chứa thông tin sai

Bài viết không có thông tin mà tôi cần

× Chúng tôi nên cải thiện nội dung trên như thế nào?

× Cảm ơn sự phản hồi của bạn!

Mong bạn tiếp tục ủng hộ ThuThuatOffice. Cảm ơn phản hồi của bạn

Theo dõi chúng tôi tại:: Facebook Pinterest
Chuyên mục: Excel