Hóa đơn đỏ là gì? Cách viết đúng chuẩn và những điều cần lưu ý khi xuất hóa đơn đỏ

Hóa đơn đó là một loại hóa đơn mà chắc hẳn những doanh nghiệp, công ty hay những cá nhân đều cần phải biết trong quá trình hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên với những doanh nghiệp mới vẫn còn nhiều câu hỏi xoay quanh loại hóa đơn này. Vậy hóa đơn đỏ là gì? Cùng theo chân ThuthuatOffice tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé.

Hóa đơn đỏ là gì?

Chắc hẳn hiện nay có rất nhiều ca nhân cũng như doanh nghiệp mới thành lập sẽ thắc mắc hóa đơn đỏ là gì? Mua bán hóa đơn đỏ là gì? Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn tìm ra câu trả lời.

Định nghĩa hóa đơn đỏ là gì?

Đầu tiên chúng ta sẽ đi tìm hiểu định nghĩa hóa đơn đỏ là gì nhé.

Hóa đơn đỏ có tên tiếng Anh là Red Invoice. Vì sao được gọi là hóa đơn đỏ? Có thể hiểu một cách đơn giản vì nó có màu đỏ.

Hóa đơn đỏ, còn được hiểu là hóa đơn giá trị gia tăng. Ngoài ra, thì hóa đơn đỏ còn có một tên gọi khác của hóa đơn giá trị gia tăng (hóa đơn VAT) do chính Bộ Tài chính phát hành hoặc do doanh nghiệp tự in ra sau khi đã đăng ký mẫu với cơ quan thuế.

Hóa đơn đỏ thường được áp dụng cho các đơn vị kinh doanh, tổ chức, cá nhân thực hiện kê khai và tính thuế theo phương pháp khấu trừ trong các hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ nội địa; hoạt động vận tải quốc tế; hoạt động xuất vào khu phi thuế quan; hoạt động xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ ra nước ngoài…

Hóa đơn đỏ dùng để làm gì?

Vậy hóa đơn đỏ dùng để làm gì? Nhiều người cũng thường thắc mắc đi ăn lấy hóa đơn đỏ làm gì? Hãy để ThuthuatOffice giải đáp nhé.

Về bản chất thì hóa đơn đỏ được dùng để làm căn cứ xác định số tiền thuế mà doanh nghiệp phải nộp vào ngân sách nhà nước (trong trường hợp mà hóa đơn đỏ được coi như là hóa đơn giá trị gia tăng). Hóa đơn đỏ được sử dụng khi có phát sinh giao dịch giữa 2 bên. Có thể hiểu là mỗi khi một bên bán cung cấp hàng hóa, dịch vụ cho bên mua mà tổng hóa đơn thanh toán lên đến 200.000 đồng trở lên thì bên bán sẽ phải xuất hóa đơn đỏ.

Xuất hóa đơn đỏ khi nào?

Vậy trong những trường hợp nào thì cần xuất hóa đơn đỏ?

Theo quy định khi 2 bên có phát sinh giao dịch thì bên bán hàng hóa, dịch vụ có nhiệm vụ xuất hóa đơn đỏ. Nếu tổng giá trị hàng hóa giao dịch dưới 200.000 đồng thì sẽ không phải xuất hóa đơn đỏ.

Khi nào doanh nghiệp được phép xuất hóa đơn đỏ?

Sau khi đã hiểu được hóa đơn đỏ là gì thì hãy cùng nhau tìm hiểu xem khi nào thì doanh nghiệp được phép xuất hóa đơn đỏ nhé.

Theo quy định trong Thông tư 39/2014/TT-BTC, bên bán khi giao dịch hàng hóa, dịch vụ phải xuất hóa đơn đỏ (tính cả các hàng hóa, dịch vụ khuyến mại, quảng cáo, mẫu, hàng để biếu tặng, trả thay lương hay trao đổi, tiêu dùng nội bộ…), xuất hàng dưới các hình thức cho vay, mượn hoặc hoàn trả.

Với những hóa đơn có tổng giá trị trên 200.000 đồng thì người mua sẽ phải trả thêm 10% giá trị hàng hóa (thuế giá trị gia tăng) để người bán có thể thực hiện nghĩa vụ kê khai thuế.

Hiện nay, các doanh nghiệp đã được cấp phép tự in hoặc đặt in hóa đơn đỏ và có thể tự thực hiện việc phát hành hóa đơn đỏ. Cơ quan thuế nay chỉ đóng vai trò phát hành hóa đơn lẻ, biên lai thu phí, các loại lệ phí theo luật định và có vai trò quản lý việc phát sinh và sử dụng hóa đơn của các đơn vị.

Bên cạnh đó thì hóa đơn đỏ còn được sử dụng để làm chứng từ ghi nhận chi phí tính thuế.

Hóa đơn đỏ phổ biến ở các doanh nghiệp hoạt động trong các lĩnh vực: Vận tải, thương mại,… Theo quy định của Pháp luật, hành vi mua bán hóa đơn đỏ được xếp vào hành vi vi phạm pháp luật, vì vậy doanh nghiệp cần thận trọng trong quy trình xuất hóa đơn đỏ.

Để có quyền xuất hóa đơn đỏ thì doanh nghiệp cần:

Đối với các doanh nghiệp đã thành lập từ lâu thì doanh nghiệp phải là đơn vị được thành lập hợp pháp, có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, có tên riêng đã được Sở Kế hoạch và Đầu tư trực thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Đối với các doanh nghiệp mới thành lập thì có thể tự nguyện đăng ký thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thuế và phải đủ điều kiện đáp ứng được một trong những điều kiện sau:

• Đang hoạt động, có nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ hoặc đã thực hiện đầu tư, mua sắm hay nhận góp vốn bằng tài sản cố định, máy móc, thiết bị, công cụ, dụng cụ.
• Có hợp đồng thuê địa điểm kinh doanh hoặc được phép in hóa đơn giá trị gia tăng bởi đã đăng ký phương pháp tính thuế theo phương pháp khấu trừ.
• Trong trường hợp, các doanh nghiệp đã đăng ký phương pháp khấu trừ thuế theo phương pháp trực tiếp thì phải thông báo áp dụng phương pháp tính thuế giá trị gia tăng gửi lên Chi cục thuế hoặc Cục thuế nơi doanh nghiệp chịu sự quản lý.

Vậy cách xuất hóa đơn đỏ như thế nào? Cùng tìm hiểu nhé.

Quy trình xuất hóa đơn đỏ là gì?

Tiếp theo sẽ là những chia sẻ về quy trình xuất hóa đơn đỏ mà bạn cần biết.

Trên thực tế, để tránh các sai sót trong các khoản thu chi thuế, doanh nghiệp khi bán hàng thì người bán cần lập hóa đơn đỏ theo quy định và giao cho khách hàng.

Mặc khác, hóa đơn phải được lập ngay khi cung cấp sản phẩm, dịch vụ theo đúng các thông tin chỉ tiêu in sẵn trên hóa đơn. Đối với các doanh nghiệp thuộc đối tượng nộp thuế giá trị gia tăng, việc sử dụng hóa đơn đỏ là bắt buộc, kể cả khi bán hàng chịu thuế tiêu thụ đặc biệt.

Cách viết hóa đơn đỏ

Sau đây ThuthuatOffice sẽ giới thiệu cho bạn cách viết hóa đơn đỏ đúng, đủ và rõ ràng nhất. Cùng theo dõi nhé.

• Tiêu thức “ Ngày tháng năm”

Các bạn cần điền đầy đủ và chính xác ngày tháng năm phát sinh giao dịch nhé.

Một chú ý nhỏ: Hóa đơn được lập theo thứ tự tăng dần, ngày hóa đơn cũng phải xuất tiến, không được xuất lùi.

• Tiêu thức “ Họ tên người mua hàng”

Cần viết tên người trực tiếp đến mua hàng, giao dịch với bên bán. Nếu bên mua hàng không cung cấp tên thì khoản mục này được phép bỏ trống.

Trong trường hợp khách hàng không lấy hóa đơn thì người bán sẽ ghi là:” người mua không lấy hóa đơn” hoặc “ khách lẻ”

• Tiêu thức “ Tên đơn vị, mã số thuế, địa chỉ”

Cần phải điền đầy đủ tên công ty, mã số thuế, địa chỉ của khách hàng theo đúng thông tin ghi trên giấy phép kinh doanh.

Nếu muốn kiểm tra tính chính xác các thông tin của các bên cung cấp dịch vụ, bạn có thể kiểm tra tại đây.

• Tiêu thức “ Hình thức thanh toán”

Nếu thanh toán bằng tiền mặt, ghi “ TM” hoặc “Tiền mặt”

Nếu thanh toán bằng chuyển khoản, ghi “ CK” hoặc “Chuyển khoản”

• Tiêu thức “ Số tài khoản”

Đây là một chỉ tiêu không bắt buộc nên bạn có thể điền hoặc không điền vào tùy thuộc vào yêu cầu của bên mua.

• Tiêu thức “ Số thứ tự”

Ghi số thứ tự của các mặt hàng từ 1,2,…

• Chỉ tiêu “ Tên hàng hóa, dịch vụ”

Cần ghi đầy đủ tên mặt hàng. Trường hợp người bán quy định mã hàng hóa, dịch vụ để quản lý thì phải ghi cả tên hàng hóa và mã hàng hóa.

Đối với hóa đơn tự in hoặc đặt in được lập bằng máy tính nếu có phần trống trên hóa đơn thì không cần gạch chéo.

Lưu ý: Người bán có thể lập thành nhiều hóa đơn hoặc sử dụng bảng kê để liệt kê các loại hàng hóa, dịch vụ đã bán kèm theo hóa đơn trong trường hợp khi bán hàng hóa, dịch vụ nhiều hơn số dòng của một hóa đơn. Về nội dung trên hóa đơn phải ghi rõ “ kèm theo bảng kê số…, ngày…, tháng…, năm …”, mục tên hàng hóa chỉ ghi tên gọi chung của mặt hàng.

• Chỉ tiêu “ Đơn vị tính”

Tùy thuộc vào đơn vị tính trước đó. Khi nhập hàng hóa về, đơn vị tính là gì thì phải xuất ra như vậy. Đối với những ngành như dịch vụ và không có đơn vị tính thì không cần ghi đơn vị tính.

• Tiêu thức “ Số lượng”

Ghi số đầy đủ và đúng lượng hàng hóa bán ra.

• Tiêu thức “ Đơn giá”

Viết giá bán chính xác chưa thuế giá trị gia tăng.

• Tiêu thức “ Thành tiền”

Ghi tổng giá trị hàng hóa được tính theo công thức sau: Ghi tổng giá trị = đơn giá x số lượng

• Tiêu thức “Cộng tiền hàng”

Là tổng cộng các dòng ở cột thành tiền

• Tiêu thức “ Thuế suất”

Ở đây cần điền thuế suất của hàng hóa dịch vụ. Mỗi loại hàng hóa, dịch vụ sẽ có thuế suất khác nhau như 0%, 5%, 10%. Đối với trường hợp không chịu thuế thì gạch chéo “/”.

• Tiêu thức “ Tiền thuế giá trị gia tăng”

Bằng “cộng tiền hàng x thuế suất”. Trường hợp không chịu thuế thì kế toán gạch chéo “/”.

• Tiêu thức “ Tổng cộng tiền thanh toán”

Bằng “ Cộng tiền hàng + tiền thuế giá trị gia tăng”

• Tiêu thức “ Số tiền bằng chữ”

Kế toán ghi diễn giải bằng chữ số tiền ở tiêu thức Tổng cộng tiền thanh toán.

Lưu ý: Một điểm đáng chú ý về quy định đồng tiền ghi trên hóa đơn:

Theo điểm e, khoản 2, điều 16 thông tư 39/2014/TT-BTC, quy định như sau:

“Đồng tiền ghi trên hóa đơn là đồng tiền Việt Nam. Trường hợp người bán được bán hàng thu ngoại tệ theo quy định của pháp luật, tổng số tiền thanh toán được ghi bằng nguyên tệ, phần chữ ghi bằng tiếng Việt.

Ví dụ: 10.000 USD –  Mười nghìn đô la Mỹ.

Người bán đồng thời ghi trên hóa đơn tỷ giá ngoại tệ với đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch bình quân của thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do ngân hàng nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm lập hóa đơn.

Trường hợp ngoại tệ thu về là loại không có tỷ giá với đồng Việt Nam thì ghi tỷ giá chéo với một ngoại tệ được ngân hàng nhà nước Việt Nam công bố tỷ giá.”

• Tiêu thức “ Người mua hàng ký và ghi rõ họ tên”

Ai là người mua hàng thì người đó ký và ghi rõ họ tên.

Đối với trường hợp mua hàng không trực tiếp như: Mua hàng qua điện thoại, qua mạng, Fax thì người mua hàng không nhất thiết phải ký và ghi họ tên. Khi lập hóa đơn tại tiêu thức này, người bán hàng phải ghi rõ là bán hàng qua điện thoại, qua mạng, fax.

Hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký của người mua nước ngoài.

• Tiêu thức” Người bán hàng”

Người lập hóa đơn sẽ ký tại đây

• Tiêu thức “ Thủ trưởng đơn vị”

Giám đốc công ty ký đóng dấu và ghi rõ họ tên.

Khi giám đốc đi vắng không thể ký được trên hóa đơn thì phải có giấy ủy quyền của thủ trưởng đơn vị cho người trực tiếp bán ký, ghi rõ họ tên trên hóa đơn và đóng dấu của tổ chức vào phía bên trái của tờ hóa đơn( được quy định ở Điểm d, khoản 2, điều 16 thông tư 39/2014/TT-BTC)

Mẫu hóa đơn đỏ viết tay

Bạn có thể tham khảo mẫu hóa đơn đỏ viết tay dưới đây:

Lưu ý khi xuất hóa đơn đỏ

Sau đây là một số lưu ý khi xuất hóa đơn đỏ:

• Nội dung viết liên tục, không ngắt quãng, không viết đè chữ lên nhau và gạch chéo phần còn trống.
• Nội dung thể hiện trên hóa đơn đỏ không được tẩy sửa, xóa và cùng một loại mực
• Điền đầy đủ thông tin về người mua hàng một cách chính xác.
• Người viết phải kẹp 3 liên viết cùng lúc, nội dung trên các liên phải đồng nhất, không được viết tách riêng từng liên
• Số hóa đơn lập phải liên tục, từ số nhỏ tới lớn.
• Ngày, tháng, năm ghi trên trên hóa đơn vào thời điểm phát sinh giao dịch hoặc ngay sau khi hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, hàng hóa cho bên mua.
• Hình thức thanh toán có thể là chuyển khoản hoặc bằng tiền mặt.

Và trên đây là những chia sẻ của ThuthuatOffce để trả lời cho câu hỏi hóa đơn đỏ là gì. Nếu có bất kỳ thắc mắc gì các bạn có thể để lại bình luận bên dưới để được giải đáp.

Xem thêm:

• Tổng hợp 5 mẫu hóa đơn giá trị gia tăng mà doanh nghiệp nên biết
• Văn hóa doanh nghiệp là gì? 5 ví dụ về văn hóa doanh nghiệp

Mong những thông tin trong bài viết chia sẻ về hóa đơn đỏ là gì sẽ giúp ích cho bạn. Hãy Like, Share và ghé thăm ThuthuatOffice thường xuyên để có thể tham khảo thêm nhiều bài viết liên quan nhé.

• Giá vốn hàng bán là gì? Công thức tính giá vốn hàng bán

• Thu nhập chịu thuế là gì và tất tần tật những điều cần biết về thu nhập chịu thuế

• Kinh tế thị trường là gì? Những ưu điểm và nhược điểm của kinh tế thị trường

• Tài sản ròng là gì và những ảnh hưởng của tài sản ròng đối với doanh nghiệp

• Sale Admin là gì? 101 điều bạn cần biết về Sale Admin

• Giá trị thặng dư là gì? Nguồn gốc, ý nghĩa của giá trị thặng dư?

• Best Regards là gì? 1001 điều thú vị về cụm từ Best Regards