3 điều đơn giản để hiểu KPI là gì và cách vận dụng KPI vào doanh nghiệp như thế nào

Nắm bắt và hiểu rõ KPI sẽ giúp bạn cải thiện chất lượng công việc và đáp ứng tiêu chí của doanh nghiệp qua đó nâng cao được hiệu quả và thu nhập của bản thân. Hãy cùng ThuthuatOffice đi tìm hiểu rõ KPI là gì và cách các doanh nghiệp áp dụng KPI để phát triển mỗi cá nhân phát triển ra sao.

kpi-la-gi-00

Nội Dung Bài Viết

KPI là gì?

KPI là viết tắt của từ tiếng anh Key Performance Indicator, một thước đo đánh giá hiệu quả công việc được thể hiện qua số liệu đạt được, chỉ tiêu định lượng, nhằm phản ánh hiệu quả hoạt động của các tổ chức hoặc bộ phận chức năng của công ty hay doanh nghiệp cá nhân.

Mỗi bộ phận trong công ty sẽ có các chỉ số KPI khác nhau để đánh giá hiệu quả làm việc một cách khách quan của mỗi bộ phận đó.

Ví dụ: Mỗi bài viết trên trang ThuthuatOffice sẽ dùng KPI là số lượng bài viết và số lượng đánh giá tích cực từ đọc giả để đánh giá chất lượng của từng cộng tác viên.

Phân loại KPI

KPI là gì 01

KPI kinh doanh

KPI kinh doanh hỗ trợ đo lường kết quả của các mục tiêu kinh doanh dài hạn bằng cách theo dõi từng chỉ số kinh doanh của công ty, từ đó điều hướng giữa từng quy trình kinh doanh và xác định những lĩnh vực chậm tăng trưởng.

KPI tài chính

KPI tài chính được giám sát bởi các lãnh đạo của bộ phận tài chính hay các tổ chức. Những chỉ số này sẽ cho thấy được công ty hoạt động có tốt hay không về cả phương diện tạo ra lợi nhuận và doanh thu.

KPI tiếp thị

KPI tiếp thị nghĩa là gì? KPI tiếp thị giúp các đội ngũ tiếp thị theo dõi khả năng đạt thành công trên các kênh tiếp thị và thấy được đội ngũ tiếp thị có hoạt động tốt không trong việc tìm kiếm các khách hàng mới.

KPI bán hàng

KPI bán hàng chính là các giá trị dùng để đo lượng bởi đội ngũ bán hàng nhằm theo dõi khả năng đạt được mục đích và mục tiêu từ số liệu bán hàng và giúp theo dõi kết quả cũng như múc tăng trưởng doanh thu hàng tháng. Đây là chỉ số cực kỳ quan trọng để đánh giá chất lượng của cả quy trình bán hàng, quy trình kinh doanh tổng thể.

KPI quản lý dự án

KPI quản lý dự án thường được các nhà quản lý sử dụng để theo dõi phần trăm đạt được và tiến độ của các mục tiêu đề ra trước đó. Tổ chức, công ty sử dụng những số liệu này để xác định xem dự án có thành công và đáp ứng tốt yêu cầu không.

Cách xác định KPI là gì

KPI là gì 02

Để xác định KPI, bạn nên cân nhắc thực hiện theo các bước như sau:

KPI doanh nghiệp của bạn cần cụ thể, rõ ràng và đo lường được như:

Cách tính KPI là gì

KPI là gì 03

Phân chia KPI bằng trọng số

Mỗi một nhân viên khi đi làm không nhất thiết chỉ đảm nhận một công việc duy nhất, mà họ có thể kiêm cả nhiều đầu việc. Ví dụ, lễ tân có thể sẽ phải kiêm luôn cả chức vụ văn thư, thư ký lẫn trợ lý, nhân viên hành chính…

Do đó, những đầu công việc ấy có hiệu quả và đóng góp tới doanh nghiệp không giống nhau. Ta có thể phân loại công việc ra thành 3 nhóm cơ bản:

Nhóm 1: Những công việc phải mất nhiều thời gian, công cụ, tâm sức để hoàn thành, và nó gây ảnh hưởng trực tiếp tới kết quả của công ty.

Nhóm 2: những công việc mất ít thời gian nhưng mức độ ảnh hưởng lớn, hoặc mất nhiều thời gian nhưng mức độ ảnh hưởng mạnh.

Nhóm 3: những công việc vừa mất ít thời gian để hoàn thành, vừa ảnh hưởng ít tới doanh nghiệp.

Tính điểm KPI thông qua năng suất và các giai đoạn trong công việc

KPI là gì 04

Quá trình xác định, đo lường ra một hiệu suất làm việc của các nhân viên phải được minh bạch, cẩn thận, chính xác, biết cân đo đong đếm việc lớn nhỏ, tránh đề cao những việc vặt, hạ thấp việc được xem là trọng điểm.

Cụ thể, sẽ có một công thức để áp dụng khi tính KPI:

Bạn xem qua ví dụ sau để dễ hình dung: Nhân viên Minh Có KPI thuộc đối tượng nhóm 1, trọng số là 50%. Chỉ tiêu cho KPI này là 80, kết quả hoàn thành công việc thực tế là 90. Vậy thì hiệu suất của Minh là: (90/80)*50=56,25.

KPI theo hiệu suất tổng, áp dụng công thức sau:

Tính KPI theo mốc thời gian, KPI của một quý sẽ dựa vào KPI của 3 tháng trong quý đó.

Bây giờ, bạn đã biết cách tính chỉ số KPI là gì rồi phải không? Thế lợi ích của việc xác lập chỉ số KPI là gì thì chúng ta sẽ tiếp tục tìm hiểu ngay sau đây.

Lợi ích của việc xác lập chỉ số KPI là gì

KPI là gì 05

Tiêu chí SMART trong KPI là gì

Chỉ số KPI của doanh nghiệp

Việc xây dựng chỉ tiêu của doanh nghiệp cần có tính tập trung và đảm bảo đáp ứng tiêu chí SMART. Đây là một nguyên tắc được sử dụng khá phổ biến trong các tổ chức kinh doanh nhưng không phải ai cũng hiểu rõ về nguyên tắc này.

S – Specific(Mục tiêu cụ thể): Các chỉ số khi xây dựng cần phải giải thích được 3 khía cạnh: ý nghĩa, lý do lựa chọn và phương pháp đo lường. Chỉ số KPI càng rõ ràng, nhân viên sẽ dễ dàng biết mình phải làm gì và làm như thế nào để đạt được hiệu quả công việc như mong muốn.

M – Measurable (Mục tiêu đo lường được): Luôn ra chỉ số đo lường công việc. Các chỉ tiêu thành tích thiết yếu được kỳ vọng bao gồm: Số lượng, chất lượng, chi phí và thời gian.

A – Achievable (Mục tiêu có thể đạt được): Mục tiêu đạt ra ở đây thường là chỉ số doanh thu và đây đích hướng đến của mỗi nhân lực của doanh nghiệp.

R – Realistic (Mục tiêu thực tế): Xác định thực tế bản thân đã làm được những gì trong mục đích đã đề ra.

T – Timebound (Mục tiêu có thời gian cụ thể): Để kiểm soát công việc của bản thân nhằm đạt được KPIs cao thì mục tiêu thời gian là yếu tố không thể thiếu.

KPI là gì 06

Các quan điểm trong nguyên tắc SMART

Hiện nay, một số quan điểm của nguyên tắc SMART được phát triển thành SMARTER, trong đó:

E – Engagement (Liên kết): Công ty phải liên kết được lợi ích của công ty và lợi ích của các chủ thể khác. Nếu không có chế độ này, việc triển khai KPI sẽ khó có hiệu quả.

R – Relevant (Thích đáng): Chỉ tiêu có hữu ích đối với một bộ phận nhưng bộ phận khác lại thờ ơ. Như vậy, các chỉ số KPIs phải thích đáng, công bằng với tất cả các bộ phận.

Sau khi đã nắm bắt cũng như có kiến thức về các nguyên tắc xây dựng chỉ tiêu, doanh nghiệp cần tiến hành xây dựng ngay chỉ tiêu doanh số này.

Theo một cách đơn giản hóa nguyên tắc này là doanh nghiệp cần trả lời cho các câu hỏi:

SMART được xem như là các tiêu chí để đánh giá  có khả năng đáp ứng mục đích của nhà quản lý hay không. Trong đó, sử dụng chỉ số KPIs phải có góc nhìn và những chiến lược của tổ chức nhất quán và tính thống nhất của hệ thống quản trị chung trong công tác, hoạt động của doanh nghiệp.

Phần mềm KPI

Hiện nay có 1 số phần mềm KPI tốt nhất mà bạn có thể tham khảo.

KPI SCORO

KPI là gì 07

Phần mềm KPI Scoro cho phép nhà quản lý giám sát từ mọi khía cạnh của doanh nghiệp trên một (hoặc một số) bảng điều khiển – và theo dõi KPI dự án, công việc và tài chính trong thời gian thực.

Đặc tính nổi bật của phần mềm KPI Scoro:

Điều thú vị về công cụ này là thay vì sử dụng nhiều công cụ khác nhau để quản lý công việc, theo dõi tài chính, lập kế hoạch dự án hoặc lập báo cáo, nhà quản lý có thể sử dụng Scoro như là một giải pháp duy nhất đã tích hợp tất cả các tính năng.

OOC digiiKPI

KPI là gì 08

Phần mềm Quản lý KPI (digiiKPI) là sản phẩm của Công ty Giải pháp Công nghệ OOC. Phần mềm là công cụ giúp doanh nghiệp xây dựng hệ thống chỉ tiêu KPI theo phương pháp bảng điểm cân bằng BSC, trong đó hiệu quả được nhìn nhận từ góc độ đạt mục tiêu chiến lược.

OOC digiiKPI là phần mềm quản lý thông minh, giúp nâng cao năng lực quản lý của doanh nghiệp một cách chuyên nghiệp, bám sát chiến lược và mô hình kinh doanh. digiiKPI được thiết kế linh hoạt, giúp doanh nghiệp có thể sử dụng đầy đủ hoặc riêng lẻ theo từng mô đum, mua đứt hoặc thuê bao, và hướng tới việc sử dụng trên nhiều nền tảng khác nhau (Windows, Android hoặc IOS).

Đặc tính nổi bật của phần mềm OOC digiiKPI:

Hiện tại OCC digiiKPI chỉ có thể hoạt động trên các thiết bị chạy hệ điều hành Android, vẫn chưa có hỗ trợ trên các thiết bị iPhone hoặc iPad. Ngoài ra, bạn có thể liên lạc với nhà phát triển để mua bản quyền chạy trên máy tính.

Phần mềm DATAPINE

KPI là gì 09

Phần mềm Datapine cho phép doanh nghiệp hình dung và theo dõi các chỉ tiêu KPI phù hợp nhất tại nguồn duy nhất. Datapine có khả năng phát hiện ra các mối quan hệ mới và  các xu hướng để có những phỏng đoán cho các quyết định kinh doanh của doanh nghiệp.

Đặc tính nổi bật:

Bạn có thể đăng ký dùng thử phần mềm này tại trang chủ của hãng hoặc tham khảo đường dẫn sau đây:

Lưu ý khi sử dụng phần mềm KPI là gì

Những sai lầm thường gặp khi sử dụng phần mềm KPI:

Việc hiểu đúng về KPI và phần mềm KPI sẽ giúp doanh nghiệp có cách tiếp cận đúng đắn, và lựa chọn được nhà cung cấp phần mềm phù hợp.

Và trên đây là những chia sẻ của ThuthuatOffice về KPI là gì. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào các bạn có thể để lại bình luận bên dưới để được giải đáp.

Ngoài ra các bạn có thể tham khảo một số bài viết khác dưới đây:

Mong rằng những giải đáp về KPI là gì trên đây sẽ có ích cho bạn. Đừng quên Like, Share và ghé thăm ThuthuatOffice thường xuyên để có thêm nhiều kiến thức mới mẻ dành riêng cho dân văn phòng nhé.

Là gì -