3 điều đơn giản để hiểu KPI là gì và cách vận dụng KPI vào doanh nghiệp như thế nào

Tác giả: Ngô Tuấn - Ngày đăng: 21-06-2021

KPI là chỉ số được ứng dụng rộng rãi và phổ biến trong các doanh nghiệp. Để hiểu rõ KPI là gì, cách xác định cũng như sử dụng chỉ số này, bạn hãy tham khảo bài viết dưới đây của ThuthuatOffice nhé.

Nắm bắt và hiểu rõ KPI sẽ giúp bạn cải thiện chất lượng công việc và đáp ứng tiêu chí của doanh nghiệp qua đó nâng cao được hiệu quả và thu nhập của bản thân. Hãy cùng ThuthuatOffice đi tìm hiểu rõ KPI là gì và cách các doanh nghiệp áp dụng KPI để phát triển mỗi cá nhân phát triển ra sao.

kpi-la-gi-00

KPI là gì?

KPI là viết tắt của từ tiếng anh Key Performance Indicator, một thước đo đánh giá hiệu quả công việc được thể hiện qua số liệu đạt được, chỉ tiêu định lượng, nhằm phản ánh hiệu quả hoạt động của các tổ chức hoặc bộ phận chức năng của công ty hay doanh nghiệp cá nhân.

Mỗi bộ phận trong công ty sẽ có các chỉ số KPI khác nhau để đánh giá hiệu quả làm việc một cách khách quan của mỗi bộ phận đó.

Ví dụ: Mỗi bài viết trên trang ThuthuatOffice sẽ dùng KPI là số lượng bài viết và số lượng đánh giá tích cực từ đọc giả để đánh giá chất lượng của từng cộng tác viên.

Phân loại KPI

KPI là gì 01

KPI kinh doanh

KPI kinh doanh hỗ trợ đo lường kết quả của các mục tiêu kinh doanh dài hạn bằng cách theo dõi từng chỉ số kinh doanh của công ty, từ đó điều hướng giữa từng quy trình kinh doanh và xác định những lĩnh vực chậm tăng trưởng.

KPI tài chính

KPI tài chính được giám sát bởi các lãnh đạo của bộ phận tài chính hay các tổ chức. Những chỉ số này sẽ cho thấy được công ty hoạt động có tốt hay không về cả phương diện tạo ra lợi nhuận và doanh thu.

KPI tiếp thị

KPI tiếp thị nghĩa là gì? KPI tiếp thị giúp các đội ngũ tiếp thị theo dõi khả năng đạt thành công trên các kênh tiếp thị và thấy được đội ngũ tiếp thị có hoạt động tốt không trong việc tìm kiếm các khách hàng mới.

KPI bán hàng

KPI bán hàng chính là các giá trị dùng để đo lượng bởi đội ngũ bán hàng nhằm theo dõi khả năng đạt được mục đích và mục tiêu từ số liệu bán hàng và giúp theo dõi kết quả cũng như múc tăng trưởng doanh thu hàng tháng. Đây là chỉ số cực kỳ quan trọng để đánh giá chất lượng của cả quy trình bán hàng, quy trình kinh doanh tổng thể.

KPI quản lý dự án

KPI quản lý dự án thường được các nhà quản lý sử dụng để theo dõi phần trăm đạt được và tiến độ của các mục tiêu đề ra trước đó. Tổ chức, công ty sử dụng những số liệu này để xác định xem dự án có thành công và đáp ứng tốt yêu cầu không.

Cách xác định KPI là gì

KPI là gì 02

Để xác định KPI, bạn nên cân nhắc thực hiện theo các bước như sau:

  • Mục tiêu mà doanh nghiệp bạn mong muốn là gì?
  • Tại sao mục tiêu ấy lại quan trọng đối với doanh nghiệp bạn?
  • Làm cách nào để bạn đo lường hiệu quả trong quá trình thực hiện các hoạt động?
  • Cần thực hiện những phương thức nào để tác động hiệu quả tới hiệu suất công việc?
  • Ai sẽ làm người triển khai các công việc để đạt mục tiêu đã đề ra?
  • Làm thế nào để bạn biết được doanh nghiệp đã đạt được mục tiêu đã đề ra?
  • Làm cách nào để doanh nghiệp có thể review công việc trong từng giai đoạn thực hiện?

KPI doanh nghiệp của bạn cần cụ thể, rõ ràng và đo lường được như:

  • Doanh thu mảng sales phải tăng 20% so với cùng kỳ năm trước.
  • Để thực hiện được mục tiêu nói trên, doanh nghiệp cần phải tuyển dụng thêm nhân lực phòng sales, đáp ứng yêu cầu của doanh nghiệp (yêu cầu phải được xây dựng một cách cụ thể và phù hợp với doanh nghiệp).
  • Mục tiêu cần phải được đánh giá hàng tháng, có báo cáo cụ thể và đề xuất phương cách chỉnh sửa phù hợp.

Cách tính KPI là gì

KPI là gì 03

Phân chia KPI bằng trọng số

Mỗi một nhân viên khi đi làm không nhất thiết chỉ đảm nhận một công việc duy nhất, mà họ có thể kiêm cả nhiều đầu việc. Ví dụ, lễ tân có thể sẽ phải kiêm luôn cả chức vụ văn thư, thư ký lẫn trợ lý, nhân viên hành chính…

Do đó, những đầu công việc ấy có hiệu quả và đóng góp tới doanh nghiệp không giống nhau. Ta có thể phân loại công việc ra thành 3 nhóm cơ bản:

Nhóm 1: Những công việc phải mất nhiều thời gian, công cụ, tâm sức để hoàn thành, và nó gây ảnh hưởng trực tiếp tới kết quả của công ty.

Nhóm 2: những công việc mất ít thời gian nhưng mức độ ảnh hưởng lớn, hoặc mất nhiều thời gian nhưng mức độ ảnh hưởng mạnh.

Nhóm 3: những công việc vừa mất ít thời gian để hoàn thành, vừa ảnh hưởng ít tới doanh nghiệp.

Tính điểm KPI thông qua năng suất và các giai đoạn trong công việc

KPI là gì 04

Quá trình xác định, đo lường ra một hiệu suất làm việc của các nhân viên phải được minh bạch, cẩn thận, chính xác, biết cân đo đong đếm việc lớn nhỏ, tránh đề cao những việc vặt, hạ thấp việc được xem là trọng điểm.

Cụ thể, sẽ có một công thức để áp dụng khi tính KPI:

  • Hiệu suất KPI= (Kết quả hoàn thành công việc / chỉ tiêu) * Trọng số

Bạn xem qua ví dụ sau để dễ hình dung: Nhân viên Minh Có KPI thuộc đối tượng nhóm 1, trọng số là 50%. Chỉ tiêu cho KPI này là 80, kết quả hoàn thành công việc thực tế là 90. Vậy thì hiệu suất của Minh là: (90/80)*50=56,25.

KPI theo hiệu suất tổng, áp dụng công thức sau:

  • Hiệu suất KPI tổng = Hiệu suất KPI nhóm thành phần 1 + Hiệu suất KPI nhóm thành phần 2 + …+…

Tính KPI theo mốc thời gian, KPI của một quý sẽ dựa vào KPI của 3 tháng trong quý đó.

Bây giờ, bạn đã biết cách tính chỉ số KPI là gì rồi phải không? Thế lợi ích của việc xác lập chỉ số KPI là gì thì chúng ta sẽ tiếp tục tìm hiểu ngay sau đây.

Lợi ích của việc xác lập chỉ số KPI là gì

KPI là gì 05

  • Nó có thể cho thấy thành quả hiện thời của một mục đích hoặc một mục tiêu chiến lược một cách rất nhanh.
  • Các quyết định có thể được thực hiện nhanh hơn khi có những đo lường nhận thấy được và chính xác đi kèm theo.
  • Có thể giúp khâu quản lý nhận biết thành quả của công ty hoặc phòng ban hoặc tại một bộ phận nào đó.
  • Một đội nhóm có thể làm việc chung với nhau theo những mục đích đo lường được.
  • Đưa ra các chỉ tiêu có thể đo lường được nên việc đánh giá thực hiện công việc sẽ cụ thể hơn và dễ thực hiện hơn mà ít có những kiến nghị, bất đồng, hoài nghi trong tổ chức cũng như tạo động lực phấn đấu cho nhân viên, đặc biệt là các nhân viên giỏi.

Tiêu chí SMART trong KPI là gì

Chỉ số KPI của doanh nghiệp

Việc xây dựng chỉ tiêu của doanh nghiệp cần có tính tập trung và đảm bảo đáp ứng tiêu chí SMART. Đây là một nguyên tắc được sử dụng khá phổ biến trong các tổ chức kinh doanh nhưng không phải ai cũng hiểu rõ về nguyên tắc này.

S – Specific(Mục tiêu cụ thể): Các chỉ số khi xây dựng cần phải giải thích được 3 khía cạnh: ý nghĩa, lý do lựa chọn và phương pháp đo lường. Chỉ số KPI càng rõ ràng, nhân viên sẽ dễ dàng biết mình phải làm gì và làm như thế nào để đạt được hiệu quả công việc như mong muốn.

M – Measurable (Mục tiêu đo lường được): Luôn ra chỉ số đo lường công việc. Các chỉ tiêu thành tích thiết yếu được kỳ vọng bao gồm: Số lượng, chất lượng, chi phí và thời gian.

A – Achievable (Mục tiêu có thể đạt được): Mục tiêu đạt ra ở đây thường là chỉ số doanh thu và đây đích hướng đến của mỗi nhân lực của doanh nghiệp.

R – Realistic (Mục tiêu thực tế): Xác định thực tế bản thân đã làm được những gì trong mục đích đã đề ra.

T – Timebound (Mục tiêu có thời gian cụ thể): Để kiểm soát công việc của bản thân nhằm đạt được KPIs cao thì mục tiêu thời gian là yếu tố không thể thiếu.

KPI là gì 06

Các quan điểm trong nguyên tắc SMART

Hiện nay, một số quan điểm của nguyên tắc SMART được phát triển thành SMARTER, trong đó:

E – Engagement (Liên kết): Công ty phải liên kết được lợi ích của công ty và lợi ích của các chủ thể khác. Nếu không có chế độ này, việc triển khai KPI sẽ khó có hiệu quả.

R – Relevant (Thích đáng): Chỉ tiêu có hữu ích đối với một bộ phận nhưng bộ phận khác lại thờ ơ. Như vậy, các chỉ số KPIs phải thích đáng, công bằng với tất cả các bộ phận.

Sau khi đã nắm bắt cũng như có kiến thức về các nguyên tắc xây dựng chỉ tiêu, doanh nghiệp cần tiến hành xây dựng ngay chỉ tiêu doanh số này.

Theo một cách đơn giản hóa nguyên tắc này là doanh nghiệp cần trả lời cho các câu hỏi:

  • Mục tiêu đã đề ra có cụ thể không?
  • Doanh nghiệp có thể đánh giá tiến trình đạt được của mục tiêu đã đặt ra ở mức độ nào?
  • Mục tiêu đó có tính thực tế và có thể thực hiện được hay không?
  • Mục tiêu có liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp hay không?
  • Mất bao lâu để đạt được mục tiêu đã đề ra?

SMART được xem như là các tiêu chí để đánh giá  có khả năng đáp ứng mục đích của nhà quản lý hay không. Trong đó, sử dụng chỉ số KPIs phải có góc nhìn và những chiến lược của tổ chức nhất quán và tính thống nhất của hệ thống quản trị chung trong công tác, hoạt động của doanh nghiệp.

Phần mềm KPI

Hiện nay có 1 số phần mềm KPI tốt nhất mà bạn có thể tham khảo.

KPI SCORO

KPI là gì 07

Phần mềm KPI Scoro cho phép nhà quản lý giám sát từ mọi khía cạnh của doanh nghiệp trên một (hoặc một số) bảng điều khiển – và theo dõi KPI dự án, công việc và tài chính trong thời gian thực.

Đặc tính nổi bật của phần mềm KPI Scoro:

  • Tích hợp Scoro với phần mềm hiện đang sử dụng của doanh nghiệp để theo dõi và giám sát tất cả dữ liệu trong một hệ thống.
  • Giám sát mọi khía cạnh của hiệu suất doanh nghiệp : dự án, ngân sách, bán hàng, dự báo, hiệu suất nhóm, v.v.
  • Tùy chỉnh bảng điều khiển của bạn với các vật dụng, số liệu không giới hạn, v.v. để theo dõi mọi KPI.
  • Đặt quyền cho mỗi người dùng để giới hạn quyền truy cập vào thông tin cụ thể.
  • So sánh hai thời kỳ để xem xu hướng qua thời gian.

Điều thú vị về công cụ này là thay vì sử dụng nhiều công cụ khác nhau để quản lý công việc, theo dõi tài chính, lập kế hoạch dự án hoặc lập báo cáo, nhà quản lý có thể sử dụng Scoro như là một giải pháp duy nhất đã tích hợp tất cả các tính năng.

OOC digiiKPI

KPI là gì 08

Phần mềm Quản lý KPI (digiiKPI) là sản phẩm của Công ty Giải pháp Công nghệ OOC. Phần mềm là công cụ giúp doanh nghiệp xây dựng hệ thống chỉ tiêu KPI theo phương pháp bảng điểm cân bằng BSC, trong đó hiệu quả được nhìn nhận từ góc độ đạt mục tiêu chiến lược.

OOC digiiKPI là phần mềm quản lý thông minh, giúp nâng cao năng lực quản lý của doanh nghiệp một cách chuyên nghiệp, bám sát chiến lược và mô hình kinh doanh. digiiKPI được thiết kế linh hoạt, giúp doanh nghiệp có thể sử dụng đầy đủ hoặc riêng lẻ theo từng mô đum, mua đứt hoặc thuê bao, và hướng tới việc sử dụng trên nhiều nền tảng khác nhau (Windows, Android hoặc IOS).

Đặc tính nổi bật của phần mềm OOC digiiKPI:

  • Giao diện thông minh, thân thiện với người dùng, phù hợp với chỉ tiêu KPI ở các cấp độ khác nhau.
  • Phần mềm duy nhất có công cụ và cơ sở dữ liệu hỗ trợ thiết kế hệ thống quản lý.
  • Cho phép nhập liệu dưới các hình thức khác nhau: nhập tay, cập nhật trực tiếp từ các phần mềm quản lý kinh doanh, qua tích hợp hệ thống, phân quyền nhập liệu.
  • Phân quyền phân giao chỉ tiêu và theo dõi, duyệt số liệu của các chỉ tiêu.
  • Cung cấp Dashboard (bảng số liệu) đẹp, logic, linh hoạt và cung cấp thông tin hữu ích, gọn gàng trong 1 hoặc 2 trang màn hình.
  • Có khả năng tùy biến cao cho các mô hình và quy mô doanh nghiệp khác nhau.
  • Được hỗ trợ thường xuyên bởi đội ngũ tư vấn giàu kinh nghiệm.
  • Kế thừa 18 năm kinh nghiệm tư vấn KPI của OCD.

Hiện tại OCC digiiKPI chỉ có thể hoạt động trên các thiết bị chạy hệ điều hành Android, vẫn chưa có hỗ trợ trên các thiết bị iPhone hoặc iPad. Ngoài ra, bạn có thể liên lạc với nhà phát triển để mua bản quyền chạy trên máy tính.

Phần mềm DATAPINE

KPI là gì 09

Phần mềm Datapine cho phép doanh nghiệp hình dung và theo dõi các chỉ tiêu KPI phù hợp nhất tại nguồn duy nhất. Datapine có khả năng phát hiện ra các mối quan hệ mới và  các xu hướng để có những phỏng đoán cho các quyết định kinh doanh của doanh nghiệp.

Đặc tính nổi bật:

  • Phân tích nâng cao.
  • Công thức tùy chỉnh.
  • Báo cáo tự động.
  • Bảng điều khiển tương tác.
  • Báo động thông minh.

Bạn có thể đăng ký dùng thử phần mềm này tại trang chủ của hãng hoặc tham khảo đường dẫn sau đây:

Lưu ý khi sử dụng phần mềm KPI là gì

Những sai lầm thường gặp khi sử dụng phần mềm KPI:

  • Sai lầm 1: Coi phần mềm KPI là một phân hệ của phần mềm nhân sự. Trước tiên, phần mềm KPI không hoàn toàn là một bộ phận của phần mềm nhân sự mà cần hiểu như một phần mềm giúp doanh nghiệp quản lý hệ thống mục tiêu chiến lược. Như vậy phần mềm KPI phục vụ trước tiên cho công tác điều hành, sau mới phục vụ cho công tác quản lý nhân sự.
  • Sai lầm 2: Coi phần mềm KPI như một phần mềm quản lý chức năng.Cần làm rõ phần mềm KPI cũng không phải là phần mềm quản lý các mảng công việc theo chức năng như marketing, kinh doanh hay sản xuất. Phần mềm KPI đơn giản là một công cụ thu thập thông tin từ các phần mềm hoặc hệ thống quản lý các chức năng vận hành của doanh nghiệp, từ đó tính toán và thể hiện kết quả của các chỉ tiêu KPI dưới một định dạng đã quy định, hoặc báo cáo tổng hợp (dashboard).
  • Sai lầm 3: Đòi hỏi phần mềm KPI phải ghi nhận trực tiếp kết quả hoạt động của các mảng chức năng. Cần hiểu phần mềm KPI, phần nào giống như Tableau của ô tô, không phải là phần mềm ghi nhận kết quả trực tiếp từ hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp, mà cần thông tin từ các hệ thống/phần mềm khác. Vì vậy, phần mềm KPI cần được kết nối/tích hợp với các phần mềm khác để có thể mang lại cho nhà điều hành báo cáo/dashboard cập nhật. Nếu không tích hợp, có thể dùng cơ chế import dữ liệu hoặc nhập trực tiếp. Tuy nhiên, trong dài hạn, phương thức này thường khó có thể vận hành tốt do tốn thời gian và nỗ lực, ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố cá nhân, hoặc do sai số do nhập liệu nhiều lần.
  • Sai lầm 4: Xây dựng phần mềm KPI một cách độc lập, các chỉ tiêu được xây dựng trực tiếp mà thiếu nền tảng dữ liệu thành phần. Điều này khiến việc đo lường KPI gặp khó khăn, nhất là với các chỉ tiêu không thường xuyên xuất hiện ở bảng KPI. Phần mềm KPI cần được xây dựng trên nền tảng BI để giúp doanh nghiệp đảm bảo việc thu thập dữ liệu thường xuyên.
  • Sai lầm 5: Đánh giá KPI của cá nhân được thực hiện trực tiếp trên phần mềm nhân sự. Thực tế, kết quả thực hiện các chỉ tiêu KPI cá nhân được kết xuất từ phần mềm KPI ra hoặc chuyển sang phần mềm nhân sự để làm đầu vào cho việc đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên. Nói cách khác, phần mềm nhân sự chỉ kế thừa kết quả thực hiện công việc cá nhân từ phần mềm KPI.

Việc hiểu đúng về KPI và phần mềm KPI sẽ giúp doanh nghiệp có cách tiếp cận đúng đắn, và lựa chọn được nhà cung cấp phần mềm phù hợp.

Và trên đây là những chia sẻ của ThuthuatOffice về KPI là gì. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào các bạn có thể để lại bình luận bên dưới để được giải đáp.

Ngoài ra các bạn có thể tham khảo một số bài viết khác dưới đây:

Mong rằng những giải đáp về KPI là gì trên đây sẽ có ích cho bạn. Đừng quên Like, Share và ghé thăm ThuthuatOffice thường xuyên để có thêm nhiều kiến thức mới mẻ dành riêng cho dân văn phòng nhé.

Đánh giá bài viết
Bài viết này hữu ích chứ? Yes No
× Vui lòng cho chúng tôi biết lỗi gì trong bài viết trên

Bài viết chứa thông tin sai

Bài viết không có thông tin mà tôi cần

× Chúng tôi nên cải thiện nội dung trên như thế nào?

× Cảm ơn sự phản hồi của bạn!

Mong bạn tiếp tục ủng hộ ThuThuatOffice. Cảm ơn phản hồi của bạn

Theo dõi chúng tôi tại:: Facebook Pinterest
Chuyên mục: Là gì