Bỏ túi ngay 4 cách nén file Word đơn giản và cực kỳ hiệu quả

Trong quá trình gửi tài liệu, chúng ta có thể bắt gặp một số vấn đề như dung lượng file lớn hay tốc độ gửi chậm. Nén file chính là phương pháp hiệu quả để giải quyết vấn đề giảm kích thước file mà không làm ảnh hưởng đến chất lượng của nó. Trong bài viết này, ThuthuatOffice sẽ hướng dẫn bạn cách nén file Word đơn giản và hiệu quả nhất.

Cách nén file Word online

Hiện nay, có rất nhiều website hỗ trợ người dùng nén file Word online vừa hiệu quả vừa nhanh chóng. Dưới đây là các bước sử dụng của một số website phổ biến mà ThuthuatOffice đã tổng hợp để giới thiệu về cách nén file Word:

• Sử dụng website WeCompress

Bước 1: Truy cập vào đường link wecompress.com

Bước 2: Nhấn vào dấu +  để tải file Word cần nén

Bước 3: Sau khi đã nén xong, tiếp tục nhấn Download để tải file.

Lưu ý: Ngoài ra, công cụ WeCompress còn hỗ trợ nén các định dạng file khác như PDF, PowerPoint, Excel, JPEG, PNG và dung lượng tối đa cho 1 lần nén là 500MB.

• Sử dụng website SmallPDF

Bước 1: Truy cập vào website Smallpdf.com

Bước 2: Chọn Giảm dung lượng file PDF

Bước 3: Nhấp vào Chọn các tệp, sau đó chọn file Word cần nén từ máy tính, nhấn Open và đợi tệp tải lên.

Bước 4: Chọn 1 trong 2: nén cơ bản để giảm ít dung lượng hoặc nén mạnh giảm được nhiều dung lượng nhưng mất phí.

Bước 5: Click vào Chọn tùy chọn, sau đó đợi một khoảng thời gian ngắn để SmallPDF tiến hành giảm dung lượng file Word.

Bước 6: Sau khi dung lượng file được giảm, nhấp chọn Tải file để tải xuống.

Cách nén file Word bằng tính năng Compressed có sẵn trên Windows

Ngoài cách nén file Word online, bạn cũng có thể nén file trực tiếp trên máy tính bằng tính năng Compressed như sau:

• Trước tiên, bạn chọn file Word muốn nén (hay zip file) hoặc có thể chọn tất cả các file Word trong thư mục bằng cách nhấn tổ hợp phím Ctrl + A. Trong trường hợp bạn muốn chọn nhiều file, bạn chỉ cần nhấn giữ phím Ctrl và click chuột vào các file Word muốn nén.

• Sau khi chọn file Word muốn nén, bạn click chuột phải, chọn Send to và tiếp tục chọn Compressed (zipped) folder. File nén (file archive) sẽ xuất hiện ngay sau đó.

• Ngoài ra, bạn cũng có thể đổi tên File Archive bằng cách kích chuột phải vào file và chọn Rename, sau đó gõ tên muốn đổi.

Sử dụng Winrar để nén file Word

Winrar là phần mềm hiệu quả trong các cách nén file Word với số lượng lớn một cách nhanh chóng. Cách nén file Word bằng Winrar theo các bước như sau:

Bước 1: Tạo một Folder trống, sau đó sao chép toàn bộ file Word cần nén vào Folder vừa tạo.

Bước 2: Click chuột phải vào Folder rồi chọn Add to Archive.

Bước 3: Lấy file vừa nén đính kèm trên Gmail, với cách này có thể làm giảm dung lượng hàng loạt file Word.

Cách nén file Word trên điện thoại

Cách nén file Word trên hệ điều hành iOS

Bước 1: Mở dụng file trên iPhone hoặc iPad, sau đó nhấn và giữ file Word cần nén. Bạn nên tập hợp các tệp trong một thư mục nếu muốn nén nhiều tệp một lúc. Khi đó, giao diện sẽ hiển thị như hình bên trên và nhấn Nén.

Bước 2: Sau khi có được file nén, nhấn và giữ file rồi chọn Chia sẻ. Tiếp đó, chọn cách thức chia sẻ dữ liệu trên điện thoại iPhone với nhiều sự lựa chọn như gửi qua ứng dụng hoặc qua tin nhắn tùy theo lựa chọn người dùng. Lưu ý rằng mặc định file nén trên iOS được định dạng dưới dạng .zip.

Cách nén file Word trên hệ điều hành Android

Với các thiết bị sử dụng hệ điều hành Androi, Rar chính là một ứng dụng nén và giải nén các file Zip, file Rar một cách dễ dàng và hiệu quả mà không ảnh hưởng đến chất lượng của các file sau khi thao tác.

Bước 1: Truy cập kho ứng dụng CH Play trên thiết bị để download phần mềm Rar.

Bước 2: Chọn Chấp nhận để cho phép Rar truy cập vào các ứng dụng có trong thiết bị và chờ tải ứng dụng. Sau đó, chọn Mở hoặc sử dụng biểu tượng Rar trên màn hình để bắt đầu thao tác.

Bước 3: Giao diện đầu tiên của Rar sẽ có dạng như hình bên dưới, bạn cần tìm tới thư mục chứa file nén có trên máy của mình.

Bước 4: Nhấn và giữ file muốn nén cho đến khi xuất hiện danh sách tùy chọn, sau đó chọn Thêm vào hoặc có thể đánh dấu tick để mở giao diện Tùy chọn giải nén và sử dụng các thiết lập nâng cao trong đó.

Khi giao diện mới xuất hiện, bạn có thể thay đổi tên file, thư mục chứa file cũng như đặt mật khẩu cho file và chọn Đồng ý.

Cách đặt mật khẩu cho file nén đơn giản

Bên cạnh các cách nén file Word, nâng cao độ bảo mật của file Word vừa nén bằng cách đặt mật khẩu cũng rất cần thiết. Sau đây là các bước đặt mật khẩu cho file nén đơn giản nhất:

Bước 1: Truy cập vào thư mục chứa tệp tin đã nén.

Bước 2: Trên thanh công cụ, chọn Tools sau đó chọn Convert archives hoặc có thể nhấn hợp phím Alt + Q để khởi động nhanh công cụ.

Bước 3: Chọn Compression… để mở các tùy chọn thiết lập file nén.

Bước 4: Chọn Set Password… để thiết lập mật khẩu cho file.

Bước 5: Tại cửa sổ con hiện lên, đặt mật khẩu cho file bằng cách vào ô Enter password, sau đó nhấn OK để lưu lại mật khẩu.

Bước 6: Nhấn OK cho đến khi xuất hiện hộp thoại “Are you sure you want to encrypt converted archives?”, tại đây, bạn nhấn Yes.

Bước 7: WinRAR sẽ bắt đầu đặt mật khẩu cho những tệp tin được nén, thời gian nhanh hay chậm sẽ tùy thuộc vào kích thước của tệp tin.

Bước 8: Sau khi đặt mật khẩu cho file, nếu bạn muốn truy cập vào file nào trong tệp tin nén, bạn sẽ phải nhập chính xác mật khẩu đã đặt.

Một số phần mềm nén file khác

Phần mềm nén file 7- Zip

7- Zip là một trong những phần mềm nén, giải nén hiệu quả cho máy tính, phù hợp với hầu hết những định dạng nén phổ biến như Zip, Rar,… Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng phần mềm này trên nhiều hệ điều hành như Windows, Mac hay Linux.

Một số ưu điểm nổi trội của 7 – Zip như:

• Không tốn phí
• Có thể giải nén ngay trong Explorer mà không cần mở phần mềm
• Không chiếm nhiều dung lượng khi giải nén
• Hỗ trợ 87 ngôn ngữ khác nhau
• Có khả năng tích hợp Windows Shell

 Phần mềm nén file KGB Archiever

KGB Archiver cũng là một trong những phần mềm phổ biến trong việc hỗ trợ việc nén và giải nén dữ liệu trên nhiều hệ điều hành. Phần mền này có thể nén những dữ liệu khác nhau với số lượng lớn bao gồm văn bản, âm thanh, hình ảnh,…

Một số ưu điểm nổi bật của KGB Archiver như:

• Không tốn phí
• Dung lượng nhỏ, rất dễ sử dụng
• Dung lượng file sau khi nén sẽ nhỏ hơn 12% so với kích thước ban đầu, và nhỏ hơn định dạng zip, rar

Phần mềm nén file The Unarchiver

The Unarchiver được biết đến là một trong những công cụ để mở và giải nén hiệu quả, hỗ trợ nhiều định dạng và được giải nén kho lưu trữ được tích hợp sẵn trong hệ điều hành macOS.

Một số tính năng nổi bật như:

• Tiết kiệm thời gian với tốc độ giải nhanh chóng
• Hỗ trợ nhiều định dạng như: rar, zip, 7-zip,…
• Tất cả các tệp tin từ nhạc đến video, Word, Excel,… sẽ được giải nén
• Dung lượng nhẹ và dễ sử dụng
• Không tốn phí

Như vậy, trong bài viết trên, ThuthuatOffice đã hướng dẫn cho bạn các cách nén file Word đơn giản và hiệu quả nhất. Mong những thông tin trong bài viết sẽ giúp ích cho bạn. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào, hãy để lại bình luận bên dưới để được giải đáp nhé.

Một số bài viết liên quan:

• Biên bản điều chỉnh hóa đơn là gì? 4 mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử phổ biến
• 3 phút hướng dẫn chi tiết cách đánh số trang trong Powerpoint cực đơn giản
• Chuyển Word sang Powerpoint chỉ với 30 giây bạn tin không?

Nếu thấy bài viết về cách nén file Word hay và hữu ích thì đừng ngần ngại Like, Share để giúp ThuthuatOffice có thêm động lực đưa ra nhiều bài viết hay mỗi ngày.

• Tổng hợp 3 phương pháp biến hoá bìa Word đẹp nhất hiện nay

• Làm sao chỉnh khoảng cách chữ trong Word?

• Hướng dẫn 2 cách vẽ đồ thị trong Word cực đơn giản

• 6 cách ẩn cột trong Excel không phải ai cũng biết

• Tính tổng trong Word bạn đã biết chưa?

• 5 phương pháp vẽ đường thẳng trong Word cực đơn giản

• Những cách sang trang mới trong Word mà ai cũng cần biết