Cách Tách Tên Trong Excel Hướng Dẫn Chi Tiết Từ A Đến Z

Excel là công cụ không thể thiếu trong công việc văn phòng, đặc biệt trong việc quản lý danh sách nhân sự, khách hàng, hoặc dữ liệu liên quan đến thông tin cá nhân. Một trong những nhiệm vụ phổ biến nhất là tách tên trong Excel, bao gồm tách họ, tên đệm và tên riêng lẻ. Điều này đặc biệt hữu ích khi bạn nhận được dữ liệu gộp chung họ và tên trong cùng một ô, và bạn cần chia nhỏ chúng ra để tiện sắp xếp, lọc hoặc phân tích.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu nhiều phương pháp khác nhau để tách tên trong Excel, bao gồm:

Hãy cùng bắt đầu.

Nội Dung Bài Viết [Ẩn]

1. Tại sao cần tách tên trong Excel?

Trước khi đi sâu vào chi tiết, việc hiểu lý do tại sao chúng ta cần tách tên trong Excel sẽ giúp bạn xác định được phương pháp phù hợp.

2. Chuẩn bị dữ liệu trước khi tách tên

Trước khi áp dụng các phương pháp tách tên trong Excel, bạn nên làm sạch dữ liệu:

Ví dụ, giả sử bạn có dữ liệu ở cột A, trong đó ô A2 chứa “Nguyễn Văn A ” (có thêm khoảng trắng dư ở cuối). Hãy chèn một cột mới bên cạnh và dùng công thức:

=TRIM(A2)

Công thức này giúp loại bỏ khoảng trắng dư thừa, trả về “Nguyễn Văn A”.

3. Tách tên trong Excel bằng công cụ Text to Columns

Text to Columns là công cụ tích hợp sẵn trong Excel, giúp bạn chia dữ liệu trong một cột thành nhiều cột dựa trên dấu phân cách nhất định (thường là khoảng trắng, dấu phẩy, dấu chấm, v.v.).

Cách thực hiện:

  1. Chọn cột chứa dữ liệu họ tên cần tách. Ví dụ, chọn cột A (từ A2 đến A100).
  2. Vào thẻ Data trên thanh Ribbon.
  3. Chọn Text to Columns.
  4. Trong cửa sổ Convert Text to Columns Wizard, chọn Delimited, sau đó nhấn Next.
  5. Chọn dấu phân cách là Space (khoảng trắng). Bạn có thể xem trước kết quả trong phần Data preview.
  6. Nhấn Next, chọn nơi bạn muốn đặt dữ liệu sau khi tách (Destination), ví dụ ô B2.
  7. Nhấn Finish để hoàn tất.

Cách Tách Tên Trong Excel Hướng Dẫn Chi Tiết Từ A Đến Z 1 Kết quả: Excel sẽ tách mỗi chuỗi họ tên thành các cột riêng dựa trên khoảng trắng. Ví dụ: “Nguyễn Văn A” sẽ thành 3 cột:

Cách Tách Tên Trong Excel Hướng Dẫn Chi Tiết Từ A Đến Z 2

Ưu điểm:

Cách Tách Tên Trong Excel Hướng Dẫn Chi Tiết Từ A Đến Z 3

Nhược điểm:

4. Tách tên trong Excel bằng hàm

Nếu bạn cần thao tác linh hoạt hơn, hoặc muốn tách họ tên theo logic riêng (ví dụ: chỉ lấy họ, hoặc chỉ lấy tên cuối cùng), bạn có thể sử dụng kết hợp các hàm Excel như LEFT, RIGHT, MID, FIND, LEN, TRIM.

4.1. Tách họ (phần đầu tiên trước khoảng trắng)

Giả sử ô A2 chứa “Nguyễn Văn A” đã được TRIM (không còn khoảng trắng dư). Bạn muốn lấy họ “Nguyễn”.

4.2. Tách tên (phần cuối cùng sau khoảng trắng)

Bạn muốn lấy tên, tức phần cuối cùng sau cùng. Với “Nguyễn Văn A”, tên cuối là “A”.

Tuy nhiên, nếu bạn chỉ có họ và tên, không có tên đệm, bạn có thể đơn giản hơn. Ví dụ, bạn biết rõ họ tên chỉ gồm hai phần: “Nguyễn A”. Bạn có thể dùng công thức:

=RIGHT(A2,LEN(A2)-FIND(" ",A2))

Công thức này lấy từ bên phải ra, độ dài bằng tổng chiều dài trừ vị trí dấu cách.

4.3. Tách tên đệm (phần ở giữa)

Tách tên đệm là phần phức tạp nhất do số lượng tên đệm không cố định. Tuy nhiên, nếu dữ liệu có dạng cố định (họ, tên đệm, tên), bạn có thể tìm khoảng trắng đầu tiên và cuối cùng, sau đó dùng MID để lấy phần giữa.

Ví dụ, với “Nguyễn Văn A”:

Sau đó, dùng MID:

=MID(A2, FIND(" ",A2)+1, FIND(" ",A2, FIND(" ",A2)+1)-FIND(" ",A2)-1)

Công thức này lấy chuỗi bắt đầu sau khoảng trắng đầu tiên, và độ dài là khoảng cách đến khoảng trắng tiếp theo.

Nếu tên đệm dài hoặc có nhiều thành phần, bạn cần công thức linh hoạt hơn, nhưng nguyên lý chung vẫn là xác định vị trí khoảng trắng và dùng LEFT/RIGHT/MID để trích xuất.

4.4. Lợi ích của việc dùng hàm

Nhược điểm:

5. Sử dụng Flash Fill (Điền Nhanh) trong Excel

Flash Fill (có từ Excel 2013 trở lên) cho phép bạn dạy Excel nhận diện mẫu dữ liệu và tự động điền phần còn lại. Đây là cách cực kỳ nhanh khi tách tên trong Excel.

Cách thực hiện:

  1. Giả sử bạn có cột A chứa “Nguyễn Văn A”. Bạn muốn tách họ ra cột B, tên đệm ra cột C, và tên ra cột D.
  2. Tại ô B2, bạn gõ thủ công họ “Nguyễn”.
  3. Ở ô C2, bạn gõ thủ công tên đệm “Văn”.
  4. Ở ô D2, bạn gõ thủ công tên “A”.
  5. Quay lại cột B3, nhấn Ctrl + E (hoặc vào Data > Flash Fill). Excel sẽ tự động điền các họ cho các ô bên dưới dựa trên mẫu từ ô B2.
  6. Tương tự, ở cột C và D, bạn dùng Flash Fill để Excel tự tách tên đệm và tên.

Ưu điểm:

Nhược điểm:

6. Sử dụng Power Query để tách tên

Power Query (trong Excel 2016 trở đi, hoặc cài bổ sung cho Excel 2010/2013) là công cụ mạnh mẽ để biến đổi dữ liệu. Bạn có thể dùng Power Query để tách họ tên một cách linh hoạt.

Cách thực hiện:

  1. Chọn bảng dữ liệu, vào Data > Get Data > From Table/Range.
  2. Power Query Editor mở ra, chọn cột chứa họ tên.
  3. Chọn Transform > Split Column > By Delimiter.
  4. Chọn dấu phân cách là “Space”.
  5. Power Query sẽ tách cột theo khoảng trắng. Sau đó, bạn có thể Close & Load dữ liệu trở về Excel.

Ưu điểm:

Nhược điểm:

7. Một số tình huống đặc biệt khi tách tên trong Excel

Khi tách tên, không phải lúc nào dữ liệu cũng “sạch” và đơn giản. Dưới đây là một số tình huống thường gặp và hướng xử lý.

7.1. Dữ liệu có nhiều khoảng trắng thừa

Nếu dữ liệu như “Nguyễn Văn A” (có nhiều khoảng trắng giữa các từ), hãy dùng hàm TRIM trước.

=TRIM(A2)

Kết quả: “Nguyễn Văn A” (chỉ một khoảng trắng giữa các từ).

Sau đó, dùng Text to Columns hoặc Flash Fill sẽ chuẩn xác hơn.

7.2. Dữ liệu có ký tự đặc biệt

Nếu dữ liệu chứa ký tự đặc biệt, ví dụ: “Nguyễn@Văn#A”, bạn có thể dùng Substitute để thay thế ký tự đặc biệt bằng khoảng trắng, sau đó tách như bình thường.

=TRIM(SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(A2,"@"," "), "#"," "))

7.3. Tên chỉ có một phần

Nếu một số dữ liệu chỉ có một từ, ví dụ: “Nguyễn”, trong khi dòng khác có “Nguyễn Văn A”, việc tách sẽ gây lỗi. Trong trường hợp này, bạn có thể dùng hàm IFERROR để tránh lỗi.

Ví dụ:

=IFERROR(LEFT(A2,FIND(" ",A2)-1), A2)

Nếu không tìm thấy khoảng trắng, kết quả sẽ trả về toàn bộ từ đó.

7.4. Danh sách tên có cấu trúc khác nhau

Nếu danh sách tên có cấu trúc khác nhau (có dòng 2 tên, có dòng 3 tên), bạn cần áp dụng một logic chung hoặc chấp nhận tách thủ công. Với Flash Fill, bạn có thể thử tạo mẫu trên nhiều dòng để Excel “học” và tự động tách.

8. Những lưu ý để tách tên trong Excel hiệu quả

9. Các công cụ hỗ trợ ngoài Excel

Ngoài các công cụ tích hợp sẵn, bạn có thể thử:

Việc tách tên trong Excel không chỉ giúp bạn tổ chức dữ liệu tốt hơn mà còn nâng cao hiệu quả làm việc. Tùy theo nhu cầu và độ phức tạp của dữ liệu, bạn có thể chọn phương pháp phù hợp:

Dù chọn phương pháp nào, hãy luôn nhớ làm sạch dữ liệu (dùng TRIM, SUBSTITUTE) trước khi tách, và kiểm tra kết quả sau cùng để đảm bảo tính chính xác.

Cuối cùng, việc thành thạo kỹ năng tách tên trong Excel sẽ giúp bạn xử lý dữ liệu nhanh chóng, phục vụ tốt cho công việc văn phòng, quản lý khách hàng, phân tích nhân sự hay bất kỳ quy trình nào liên quan đến dữ liệu cá nhân.

Excel -