6 bước để Mail Merge trong Word cực dễ, cực hiệu quả
Mail Merge trong Word (Trộn thư) là tính năng hữu ích trong Microsoft Word, tính năng này giúp các bạn giảm thiểu thời gian khi làm thư mời, thông báo, thư cảm ơn,… Nhưng có một số bạn lại chưa biết cách sử dụng công cụ cực hữu ích này. Biết được điều đó, ThuthuatOffice sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng Mail Merge trong Word chi tiết nhất trong bài viết dưới đây.
Nội Dung Bài Viết
Mail Merge là gì?
Trước khi tìm hiểu về Mail Merge trong Word thì chúng ta hãy cùng nhau tìm hiểu xem Mail Merge là gì? Mail merge (hay còn gọi là chức năng trộn thư) là 1 tính năng soạn thư hàng loạt trong Word.
Ví dụ:
Vấn đề: Bạn muốn viết thư mời cho những người trong công ty đến 1 buổi họp, bạn đã có sẵn dữ liệu về khách mời cũng như mẫu thư mời, nhưng bạn lại phải điền từng tên của khách mời vào từng lá thư. Việc đó sẽ rất tốn thời gian phải không nào.
Giải pháp: Vậy để viết được nhanh hơn thì bạn chỉ cần sử dụng Mail merge để tự động điền tất cả thư trong 1 nốt nhạc.
Mục đích và lợi ích khi sử dụng Mail Merge là gì?
Vậy mục đích và lợi ích khi sử dụng Mail Merge trong Word là gì?
- Nhanh, gọn, đơn giản chỉ với 6 bước.
- Số lượng dữ liệu nhiều vẫn sử dụng được.
- Tiết kiệm được rất nhiều thời gian, công sức.
Mail Merger trong Word bằng cách tạo mới danh sách chèn
Cách sử dụng Mail Merge trong Word đầu tiên đó chính là tạo mới từ danh sách chèn.
Bước 1: Trên thanh công cụ bạn vào tab Mailings. Sau đó chọn Start Mail Merge >> Step by Step Mail Merge Wizard.
Bước 2: Cửa sổ Mail Merge hiện ra.
Step 1 of 6: Bạn chọn Letter >> Next: Starting document.
Step 2 of 6: Bạn chọn Use the current document >> Next: Select Recipients.
Step 3 of 6: Bạn chọn Type a new list >> Next: Write your letter.
Bước 3: Xuất hiện cửa sổ New Address list >> Chọn Customize Columns.
Bước 4: Tại hộp thoại Customize Address List, bạn có thể tùy chỉnh một số dữ liệu như sau:
Add: Thêm trường.
Delete: Xóa các trường có sẵn.
Rename: Đổi tên trường có sẵn.
Khi hoàn tất bạn chọn OK.
Bước 5: Bạn điền thông tin cơ bản của các trường. Dưới đây là ví dụ minh họa:
New Entry: Thêm dòng mới.
Delete Entry: Xóa dòng.
Find: Tìm kiếm.
Sau đó chọn OK.
Bước 6: Cửa sổ Save Address List hiện ra >> Đặt tên cho tệp tin này và chọn Save.
Bước 7: Sau đó, tại khung Mail Merge Recipients. Bạn có thể sửa đổi qua các chức năng:
Sort: Sắp xếp lại dữ liệu khách mời theo trường nào đó, tùy vào các trường hợp.
Filter: Lọc ra những danh sách cần thiết trong danh sách dài.
Find duplicates: Tìm những dữ liệu giống nhau để xóa đi.
Validate address: Xác nhận địa chỉ.
Bạn chọn OK.
Bước 8: Trở lại cửa sổ Mail Merge.
Step 3 of 6: Bạn chọn Use an existing list >> Next: Write your letter.
Step 4 of 6: Chọn More items.
Bước 9: Bảng Insert Merge Field xuất hiện >> Chọn Database Fields. Chọn vào trường đã thiết kế >> Chọn Insert tại các vị trí >> Chọn Next: Preview your letters.
Bước 10: Với ví dụ bên dưới. Sau khi đã chèn xong các trường >> Chọn Next: Complete the merge.
Bước 11: Trên thanh công cụ bạn vào tab Mailings. Tại mục Finish & Merge >> Chọn Edit Individual Documents. Xuất hiện khung Merge to New Document >> All >> OK.
Mail Merge trong Word bằng cách sử dụng File Excel
Sử dụng file Excel để tạo Mail Merge trong Word. Các bước thực hiện như sau:
Bước 1: Bạn thực hiện tương tự Bước 1 – Bước 2 của hướng dẫn “Mail Merge trong Word bằng cách tạo mới danh sách chèn“. Tuy nhiên tại Step 3 of 6, bạn chọn Use an existing list >> Chọn Browse. Chọn vào file Excel có dữ liệu bạn cần >> Chọn Open.
Bước 2: Trong file Excel sẽ có nhiều sheet, bạn chọn đúng sheet chứa dữ liệu >> Chọn OK.
Lưu ý: Khi thực hiện trộn thư với file Excel, danh sách trong file cần được tạo từ dòng đầu tiên, bên trên và bên dưới không được có các ô trống. Nếu không bạn sẽ tạo ra các biểu mẫu trống.
Để không xảy ra trường hợp như vậy, khi các trường trống xuất hiện trong cửa sổ Mail Merge Recipient, bạn bỏ chọn chúng đi.
Bước 3: Bạn thực hiện lại Bước 7 – Bước 11 theo hướng dẫn “Mail Merge trong Word bằng cách tạo mới danh sách chèn“.
Cách sử dụng Mail Merge trong Word
Cách trộn thư trong Word 2016
Để có thể sử dụng Mail Mergẻ trong Word các bạn thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Đầu tiên, bản hãy mở một tài liệu Word hiện có hoặc tạo một tài liệu mới.
Bước 2: Tiếp theo, từ tab Mailings (Thư), bạn hãy nhấp vào lệnh Start Mail Merge (Bắt đầu trộn thư) và chọn Step-by-Step Mail Merge Wizard (trộn thư từng bước) từ menu thả xuống.
Bước 3: Lúc này, hộp Mail Merge sẽ xuất hiện, bạn hãy chọn loại tài liệu bạn muốn tạo từ ngăn tác vụ Mail Merge ở phía bên phải cửa sổ Word. Trong ví dụ này, mình sẽ chọn Letters. Sau đó nhấp vào Next: Starting document (Tiếp theo: Khởi động tài liệu) để chuyển sang bước 4.
Bước 4: Bạn chọn tiếp Use the current document (Sử dụng tài liệu hiện tại), sau đó nhấp vào Next: Select recipients (Tiếp theo: Chọn người nhận) để chuyển sang bước tiếp theo.
Bây giờ bạn sẽ cần một danh sách địa chỉ để Word có thể tự động đặt từng địa chỉ vào tài liệu. Danh sách có thể nằm trong một tệp hiện có, chẳng hạn như sổ làm việc Excel hoặc bạn có thể nhập danh sách địa chỉ mới từ trong Mail Merge Wizard (Trình hướng dẫn trộn thư).
Bước 5: Chọn Use an existing list (Sử dụng danh sách hiện có), sau đó bấm Browse (Duyệt) để chọn tệp.
Bước 6: Xác định vị trí tệp của bạn, sau đó nhấp vào Open (Mở).
Bước 7: Nếu danh sách địa chỉ nằm trong sổ làm việc Excel, bạn hãy chọn worksheet, sau đó bấm OK .
Bước 8: Tiếp đến, trong hộp thoại Merge Recipients (Hộp thư thoại), bạn có thể kiểm tra hoặc bỏ chọn mỗi hộp để kiểm soát những người nhận được bao gồm trong hợp nhất. Theo mặc định, tất cả người nhận phải được chọn. Khi bạn đã hoàn tất, nhấp OK .
Bước 9: Tiến hành bấm chọn vào Next: Write your letter (Tiếp theo: Viết thư của bạn). Bây giờ bạn đã sẵn sàng để viết thư của bạn. Khi được in, mỗi bản sao của bức thư về cơ bản sẽ giống nhau; chỉ dữ liệu người nhận (chẳng hạn như tên và địa chỉ ) sẽ khác nhau. Bạn sẽ cần thêm trình giữ chỗ cho dữ liệu người nhận để Mail Merge biết chính xác nơi cần thêm dữ liệu.
Lưu ý: Nếu bạn không có danh sách địa chỉ hiện có, bạn có thể nhấp vào nút Type a new list (Nhập danh sách mới) và nhấp vào Create (Tạo), sau đó nhập danh sách địa chỉ của bạn theo cách thủ công.
Bước 10: Tiếp theo bạn cần chèn dữ liệu người nhận bằng cách đặt điểm chèn vào tài liệu nơi bạn muốn thông tin xuất hiện.
Bước 11: Tiến hành chọn một trong các tùy chọn giữ chỗ (placeholder). Trong ví dụ này, mình sẽ chọn Address block (chặn địa chỉ).
Bước 12: Tùy thuộc vào lựa chọn của bạn, một hộp thoại có thể xuất hiện với các tùy chọn tùy chỉnh khác nhau. Chọn các tùy chọn mong muốn, sau đó bấm OK.
Bước 13: Một trình giữ chỗ sẽ xuất hiện trong tài liệu của bạn (ví dụ: «AddressBlock»).
Bước 14: Thêm bất kỳ giữ chỗ nào bạn muốn. Trong ví dụ, mình sẽ thêm một trình giữ chỗ ở dòng Greeting line (Lời chào) ngay phía trên phần thân của bức thư.
Bước 15: Sau khi bạn đã hoàn tất, nhấp Next: Preview your letters (Tiếp theo: Xem trước thư của bạn) như hình bên dưới.
Lưu ý: Đối với một số bức thư, bạn chỉ cần thêm một Address block (Địa chỉ khóa) và Greeting line (dòng Lời chào). Nhưng bạn cũng có thể thêm nhiều trình giữ chỗ hơn (như tên hoặc địa chỉ của người nhận) trong phần thân của bức thư để cá nhân hóa nó hơn nữa.
Bước 16: Xem trước bức thư để đảm bảo thông tin từ danh sách người nhận xuất hiện chính xác trong bức thư. Bạn có thể sử dụng mũi tên cuộn trái và phải để xem từng phiên bản của tài liệu.
Bước 17: Nếu bạn thấy mọi thứ có vẻ chính xác, hãy nhấp vào Next: Complete the merge (Tiếp theo: Hoàn thành hợp nhất).
Bước 18: Sau khi đã hoàn thành hợp nhất, bạn tiến hành in thư bằng cách bấm Print (In).
Bước 19: Một hộp thoại mới sẽ xuất hiện. Lúc này, bạn hãy quyết định xem bạn muốn in All (Tất cả) các thư tài liệu hiện tại hay chỉ một nhóm được chọn, sau đó bấm OK . Trong ví dụ của mình, mình sẽ in tất cả các bức thư.
Bước 20: Hộp thoại Print sẽ xuất hiện. Bạn hãy điều chỉnh cài đặt in nếu cần, rồi nhấn OK. Các bức thư sẽ được in.
Cách trộn thư trong Word 2010
Tiếp đến là cách sử dụng Mail Merge trogn Word 2010, các bạn làm theo các bước dưới đây nhé.
Bước 1: Mở file word văn bản gốc bạn đã chuẩn bị từ trước.
Bước 2: Bạn vào “Mailings”, chọn “Start Mail Merge” chọn “Step Mail Merge Wizard” và chọn “Letter”. Sau đó nhấn Next.
Bước 3: Giao diện tiếp theo hiện lên, bạn chọn “Use Curent Document” và chọn Next: Select recipients.
Bước 4: Bạn chọn “Use an existing list” và chọn tiếp “Browse”. Tại đây bạn chọn và mở file danh sách dữ liệu cần bổ sung các vị trí thiếu dữ liệu gốc.
Bước 5: Chọn Ok để hiển thị bảng dữ liệu. Sau đó tại hộp thoại “Mail Merge Recipents” bạn có thể bỏ chọn những nội dung không cần bổ sung. Tiếp tục chọn Ok và nhấn Next.
Bước 6: Trong phần “Next: Write Your Letter” chọn “More items”.
Bước 7: Lúc này, hiện ra hộp thoại “Insert Merge Field”. Bạn chọn phần trường dữ liệu ở trong đó đúng với nội dụng như ở cạnh con trỏ chuột trên máy tính. Sau đó nhấn Insert để chèn vào.
Ví dụ:
– Tại Họ tên nhân viên bạn chọn trường là Họ tên nhân viên.
– Tại chức vụ bạn chọn trường là chức vụ, … Sau đó bạn nhấn next để tiếp tục.
Trong trường hợp bạn muốn in luôn các phiếu lương; Thì lúc này bạn hãy chọn Print. Còn nếu như bạn muốn xem thành phẩm sau khi trộn trong Word; Thì bạn hãy chọn “Edit indidual letters”.
Ngoài ra, nếu bạn muốn chọn một hoặc toàn bộ các phiếu lương gửi cho một số người. Bạn nên vào trong hộp thoại “Merge to new Document”. Và sau đó là làm theo bảng hướng dẫn hiển thị trên.
– Chọn All: bạn chọn All nếu như muốn xuất toàn bộ.
– Chọn Current Record: bạn chọn cái này nếu muốn xuất vị trí mà bạn đang xem.
– Chọn From … To …: bạn chọn from nếu như muốn xuất giới hạn.
Mail Merge nâng cao trong Microsoft Word
Dùng Mail Merge gửi thư hàng loạt trên Microsoft Word
Một trong những tính năng nâng cao khi sử dụng Mail Merge trong Word đó chính là việc gửi thư hàng loạt. Các bước thực hiện như sau:
Bước 1: Soạn nội dung email trên Microsoft Word
Hãy mở file Word đã chuẩn bị, vào tab Mailings -> Chọn Start Mail Merge -> Chọn Email Messages -> Chọn Select Recipients -> Chọn Use an Existing List
Hãy trỏ đường dẫn đến file excel về thông tin khách hàng
Bước 2: Đưa dữ liệu khách hàng vào nội dung. Chọn nội dung muốn thay đổi. Chọn Insert Merge Field -> chọn tiêu đề cột chứa nội dung
Bước 3: Match Fields
Kiểm tra cột email được dùng cho trường Email – Address trong Microsoft Outlook.
Bước 4: Hoàn thành và gửi. Chọn Finish & Merge
- Edit individual document: để thay đổi nội dung cho những cá nhân đặc biệt
- Send email messages: Gửi mail hàng loạt
- Print Document: dùng để in hàng loạt rồi gửi bưu điện
Thông tin Merge email
To: dùng để in hàng loạt rồi gửi thư bưu điện
Subject line: tiêu đề thư
Mail format: html: gửi mail dạng này thì định dạng màu sắc, kiểu chữ, chèn link hình ảnh thoải mái. plain text: mail không có định dạng
Bấm OK để bắt đầu gửi
Sử dụng Mail Merge trong Word có điều kiện
Để có thể sử dụng Mail Merge trong Word có điều kiện các bạn làm theo các tùy chọn dưới đây:
Sử dụng Filter với Mail Merge trong Word
Bước 1: Các bạn thực hiện đến bước 5 trong mục “Cách trộn thư trong Word 2010” để mở Mail Merge Recipant lên.
Bước 2: Tiếp đến các bạn chọn vào mục Filter.
Bước 3: Thiết lập các điều kiện lọc trong hộp thoại Query Option.
Mail Merge trong Word có điều kiện – IfThenElse
Bước 1: Đặt con trỏ tại vị trí điều kiện IfThenElse
Bước 2: Vào Mailing -> Rules -> If…Then…Else
Và trên đây là những chia sẻ của ThuthuatOffice về Mail Merge trong Word là gì. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào các bạn có thể để lại bình luận bên dưới để được giải đáp. Ngoài ra các bạn có thể tham khảo một số bài viết khác dưới đây:
Mong rằng cách áp dụng Mail Merge trong Word ở trên sẽ có ích cho bạn. Đừng quên Like, Share và ghé thăm ThuthuatOffice thường xuyên để có thêm nhiều kiến thức mới mẻ dành riêng cho dân văn phòng nhé.
Microsoft Office -Những cách tạo dấu mũi tên trong Word mà không phải ai cũng biết
4 cách xóa số trang trong Word siêu dễ
Cách làm mờ ảnh trong PowerPoint hiệu quả bạn không nên bỏ qua
Cách sử dụng PowerPoint cho người mới bắt đầu
Chuyển Word sang Powerpoint chỉ với 30 giây bạn tin không?
3 phút hướng dẫn chi tiết cách đánh số trang trong Powerpoint cực đơn giản
Cách gửi Powerpoint qua Gmail chuẩn chỉnh 100% bạn đã biết chưa?