Giải đáp thắc mắc bản mô tả công việc là gì cực rõ, cực chính xác

Tác giả: Ngô Tuấn - Ngày đăng: 09-07-2021

Bản mô tả công việc là gì? Vì sao nó lại được các nhà tuyển dụng áp dụng phổ biến? Tất cả sẽ được ThuthuatOffice giải đáp trong bài viết sau.

Bản mô tả công việc là gì? Hiện nay, thay vì lựa chọn một nhân viên xuất sắc nhất thì nhà tuyển dụng sẽ tìm kiếm nhân viên phù hợp với công việc nhất. Để làm được điều đó thì phải sử dụng đến bản mô tả công việc. Vậy, làm sao để biết cách thiết lập và áp dụng một bản mô tả công việc đầy đủ, chính xác nhất. Cùng theo dõi bài viết dưới đây của ThuthuatOffice nhé.

Bản mô tả công việc là gì?

Đầu tiên chúng ta sẽ cùng nhau đi tìm hiểu xem bản mô tả công việc là gì. Về cơ bản thì bản mô tả công việc là một văn bản mô tả những công việc mà người được tuyển dụng cần phải thực hiện trong thời gian nhất định.Ngoài ra, BMTCV còn cung cấp thông tin về những yêu cầu năng lực và điều kiện liên quan đến vị trí công việc ấy.

Bản mô tả công việc là gì 01

Lý do cần bản mô tả công việc là gì?

Sự cần thiết của bản mô tả công việc:

  • Giúp nhà tuyển hướng đến những ứng viên phù hợp nhất đối với công việc. Giảm thiểu thời gian sàng lọc hồ sơ ứng viên.
  • Tạo cơ sở giao việc, theo dõi tiến độ, tuyển dụng, đào tạo và đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên.
  • Giúp ứng viên tự đánh giá mức độ phù hợp trước khi ứng tuyển vào vị trí công việc.
  • Là cơ sở để nhân viên hiểu rõ mục tiêu, chức năng nhiệm vụ, yêu cầu công việc và những quyền hạn, trách nhiệm có được khi đảm nhiệm vị trí.

Có thể hiểu, bản mô tả công việc không chỉ là bản cam kết công việc giữa người quản lý và nhân viên, mà còn là cơ sở hướng dẫn để nhân viên thực hiện công việc của mình một cách phù hợp nhất, đóng góp vào việc hoàn thành kế hoạch hoạt động của bộ phận, cũng như của doanh nghiệp.

Bản mô tả công việc giúp chúng ta trả lời được các câu hỏi:

  • Chức danh của họ trong hệ thống của tổ chức?
  • Tại sao công việc đó phải được thực hiện?
  • Mục tiêu công việc đó là gì?
  • Các công việc, nhiệm vụ chính phải hoàn thành?
  • Phương tiện, trang bị thực hiện công việc?
  • Điều kiện làm việc và rủi ro có thể?

Bản mô tả công việc là gì 02

Ưu nhược điểm của bản mô tả công việc là gì?

Ưu điểm của bản mô tả công việc là gì?

  • Mô tả công việc cung cấp :Cung cấp một cơ hội để kết nối với ban lãnh đạo Công ty của bạn: Cho dù bạn là một doanh nghiệp nhỏ hoặc lớn hoặc một tổ chức multi-site, mô tả công việc của nhân viên cũng như các văn bản sẽ giúp bạn sắp xếp theo hướng nhân viên với hướng của lãnh đạo cấp cao của bạn .
  • Sắp xếp nhân viên với mục tiêu, tầm nhìn và sứ mệnh của bạn nói lên thành công cho tổ chức của bạn. Là một nhà lãnh đạo, bạn đang đảm bảo chức năng chuyển đổi của tất cả các vị trí và vai trò cần thiết để đáp ứng khách hàng của bạn.
  • Đặt kỳ vọng rõ ràng về những gì bạn mong đợi từ mọi người: Ferdinand Fournies, tại sao, “Why Employees Don’t Do What They’re Supposed To and What You Can Do About It” nói rằng kỳ vọng của người lao động là nơi đầu tiên để xem xét nếu mọi người không làm những gì bạn muốn họ làm. Anh ấy nói rằng bạn cần chắc chắn rằng tất cả các nhân viên đều hiểu rõ mong đợi của bạn và sự hiểu biết đó bắt đầu từ mô tả công việc của nhân viên. Điều này đúng cho dù bạn đang tuyển nhân viên mới hay đăng việc cho ứng viên nội bộ .
  • Giúp bạn tự bảo vệ mình một cách hợp pháp: Ví dụ, để tuân thủ Đạo luật Người khuyết tật Hoa Kỳ (ADA) , bạn sẽ muốn chắc chắn rằng mô tả về các yêu cầu vật lý của công việc là chính xác theo thư.
  • Giúp nhân viên tổ chức, những người phải làm việc với người thuê mới, hiểu được ranh giới của trách nhiệm của người đó: Những người đã tham gia vào quá trình tuyển dụng có nhiều khả năng hỗ trợ cho sự thành công của nhân viên mới hoặc đồng nghiệp được thăng chức. Phát triển các mô tả công việc của nhân viên là một cách dễ dàng để thu hút mọi người vào thành công của tổ chức của bạn.

Hãy nhớ rằng, khi bạn phát triển các mô tả công việc của nhân viên, hãy nhận ra rằng họ là một thành phần trong một hệ thống quản lý hiệu suất hiệu quả. Hãy xem xét những cảnh báo về mô tả công việc của nhân viên.

Bản mô tả công việc là gì 03

Nhược điểm của bản mô tả công việc là gì?

  • Trở nên lỗi thời trong môi trường làm việc có nhịp độ nhanh, thay đổi, hướng đến khách hàng:
  • Sẽ không bao giờ có đủ sự linh hoạt để các cá nhân có thể “Làm việc bên ngoài chiếc hộp”: Mô tả công việc của nhân viên phải linh hoạt để nhân viên thoải mái đào tạo chéo, có thể giúp một thành viên khác trong nhóm hoàn thành nhiệm vụ và tự tin rằng họ có thể đưa ra quyết định phù hợp để phục vụ khách hàng của họ.
  • Không luôn luôn cung cấp đánh giá về công việc hàng ngày của nhân viên: Ngoài việc cập nhật các mục tiêu và mục tiêu thường xuyên được đề xuất, mô tả công việc của nhân viên là một phần không thể thiếu trong hệ thống đánh giá và quản lý hiệu suất. Chúng được sử dụng để xác định tăng lương và đủ điều kiện thưởng.
  • Chúng là một tài liệu tham khảo công việc để xác định cách một nhân viên dành thời gian cho công việc hàng ngày. Họ cung cấp một trọng tâm có thể đo được cho năng lượng và sự chú ý.
  • Điểm mấu chốt

Các nội dung cần có trong bản mô tả công việc là gì?

Bản mô tả công việc là gì 04

Nội dung tiếp theo là về những nội dung có trong bản mô tả công việc là gì? Bản mô tả công việc thường bao gồm:

1. Thông tin chung (General information)

  • Chức vụ (Job title)
  • Bộ phận (Department)
  • Báo cáo cho (Report to)

2. Tổng quan về công việc (Job overview)

3. Trách nhiệm chính (Main responsibilities)

  • Nhiệm vụ chính (Main task)
  • Công việc cụ thể (Specific jobs)

4. Yêu cầu (Requirements)

  • Trình độ học vấn (Education)
  • Kinh nghiệm (Work experience)
  • Kỹ năng (Skills)
  • Yêu cầu khác (Other)

5. Ký thỏa thuận đồng ý với bản mô tả công việc

Các bước lập bản mô tả công việc là gì?

Bản mô tả công việc là gì 05

Sau khi trải qua những nội dung về ưu nhược điểm cũng như nội dung của bản mô tả công việc là gì thì tiếp theo chúng ta sẽ đến với câu hỏi các bước lập bản mô tả công việc là gì?

Một câu hỏi tiếp theo đó chính là các bước lập bản mô tả công việc là gì? Bản mô tả công việc có thể tiến hành theo 4 bước: lập kế hoạch, thu thập thông tin, viết lại và phê chuẩn.

Bước 1. Lập kế hoạch: Việc chuẩn bị tốt dẫn tới kết quả tốt. Giai đoạn chuẩn bị cần phải xác định các trách nhiệm chính và công tác kiểm tra đánh giá?

  • Công việc đó nhằm đạt được cái gì? (Nhiệm vụ)
  • Người đảm đương công việc đó cần phải nỗ lực như thế nào? (Trách nhiệm)
  • Kết quả công việc được đánh giá như thế nào? (Kiểm tra)

Bước 2. Thu thập thông tin: Điều quan trọng là thu thập thông tin đầy đủ để đặt công việc vào một hoàn cảnh có liên quan đến các công việc khác trong cơ cấu tổ chức và thông báo về các mối quan hệ có liên quan. Vị trí công việc được miêu tả rõ nhất bằng sơ đồ.

Bước 3. Phác thảo bản mô tả công việc: Điều này nghĩa là chuyển những thông tin đã thu thập thành bản mô tả công việc nhằm mục đích giúp người làm công việc đó và người quản lý có thể hình dung cùng một bức tranh giống nhau và bao quát được phạm vi công việc. Bản mô tả công việc có thể do người làm công việc đó hoặc người quản lý soạn, đôi khi người quản lý viết bản thảo sau khi đã thảo luận với người đảm đương công việc.

Bước 4. Phê chuẩn bản mô tả công việc: Người làm công việc đó và người quản lý phải cùng nhau thảo luận và nhất trí về văn bản mô tả công việc. Người làm công việc đó và người giám sát hoặc người quản lý phải cùng thống nhất xem nên giải quyết như thế nào khi người làm công việc đó gặp phải những vấn đề cần giải quyết. Người quản lý cần chỉ đạo cấp dưới sao cho cùng thống nhất về bản mô tả công việc đảm bảo công việc tiến hành thuận lợi mà không có kẽ hở hoặc sự chồng chéo lên nhau.

Mẫu bản mô tả công việc

Bản mô tả công việc nhân viên kinh doanh

Bản mô tả công việc của nhân viên lễ tân

Loader Loading...
EAD Logo Taking too long?

Reload Reload document
| Open Open in new tab

Và trên đây là những chia sẻ của ThuthuatOffice về bản mô tả công việc là gì. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào các bạn có thể để lại bình luận bên dưới để được giải đáp. Ngoài ra các bạn có thể tham khảo một số bài viết khác dưới đây:

Mong rằng những giải đáp về bản mô tả công việc là gì ở trên sẽ có ích cho bạn. Đừng quên Like, Share và ghé thăm ThuthuatOffice thường xuyên để có thêm nhiều kiến thức mới mẻ dành riêng cho dân văn phòng nhé.

Đánh giá bài viết
Bài viết này hữu ích chứ? Yes No
× Vui lòng cho chúng tôi biết lỗi gì trong bài viết trên

Bài viết chứa thông tin sai

Bài viết không có thông tin mà tôi cần

× Chúng tôi nên cải thiện nội dung trên như thế nào?

× Cảm ơn sự phản hồi của bạn!

Mong bạn tiếp tục ủng hộ ThuThuatOffice. Cảm ơn phản hồi của bạn

Theo dõi chúng tôi tại:: Facebook Pinterest
Chuyên mục: Là gì