Kaizen là gì? 10 nguyên tắc cốt lõi trong triết lý Kaizen

Tác giả: Đặng Ánh - Ngày đăng: 30-06-2021

Tại sao Kaizen lại mang sự thành công cho doanh nghiệp? ThuthuatOffice sẽ chia sẻ với bạn về Kaizen là gì và những điều cần biết về Kaizen.

Kaizen là gì? Đây là triết lý kinh doanh nổi tiếng của người Nhật và được áp dụng phố biến để đưa doanh nghiệp phát triển mạnh mẽ. Để hiểu chi tiết về thuật ngữ này, ngay sau đây hãy cùng ThuthuatOffice tìm hiểu Kaizen là gì và doanh nghiệp sẽ thu được những ích lợi gì khi ứng dụng Kaizen trong quản trị doanh nghiệp. 

Kaizen là gì

Kaizen là gì?

Vậy Kaizen là gì? Kaizen là một từ xuất phát từ Nhật Bản, được hiểu theo nghĩa là cải tiến liên tục hay tiếng anh là ongoing improvement. Nó được ghép bởi từ  改 – kai có nghĩa là thay đổi và từ 善 – zen có nghĩa là tốt hơn. 

Kaizen là gì

Để rõ hơn Kaizen là gì, ta có thể hiểu như cải tiến liên tục về mọi mặt trong đời sống như cá nhân, gia đình và nơi làm việc. Khi áp dụng Kaizen trong môi trường làm việc có nghĩa là cải tiến liên tục liên quan đến tất cả mọi người, gồm ban lãnh đạo cũng như nhân viên.  

Triết lý Kaizen có lịch sử hơn 50 năm và công ty đầu tiên triển khai Kaizen là Toyota. Tại Toyota, mỗi nhân viên hay ban lãnh đạo đều hiểu Kaizen là gì và từ đó hình thành văn hóa ứng xử giữa người với người về sự tiết kiệm, giữ gìn thương hiệu công ty, tinh thần học hỏi và tập trung trong công việc. Nhờ tích lũy Kaizen hằng ngày, Toyota có thể vượt qua khó khăn và trở thành một trong những công ty hàng đầu trên thế giới. 

Những nguyên tắc trong Kaizen

Sau khi đã tìm hiểu Kaizen là gì, ThuthuatOffice sẽ giới thiệu đến bạn 10 nguyên tắc cốt lõi trong triết lý Kaizen.

Những nguyên tắc trong Kaizen

Định hướng khách hàng

Nguyên tắc bất biến hàng đầu khi đã nắm bắt Kaizen là gì, đó là sản xuất và cung cấp dịch vụ theo định hướng của thị trường và đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Bất cứ sản phẩm hay dịch vụ nào được tạo ra nhưng không đem đến sự hài lòng cho khách hàng đều bị loại bỏ. 

Mặc dù triết lý chủ yếu tập trung vào cải tiến chất lượng sản phẩm, song mục tiêu cuối cùng vẫn là gia tăng sự thỏa mãn của khách hàng. Vì vậy, trong Kaizen tuyệt đối luôn tuân thủ nguyên tắc này. 

Liên tục cải tiến 

Trong triết lý Kaizen là gì, hoàn thành công việc không có nghĩa là kết thúc công việc mà chỉ là hoàn thành ở giai đoạn này trước khi chuyển sang giai đoạn tiếp theo. Xã hội ngày càng phát triển, vì vậy nhu cầu khách hàng ngày càng gia tăng đòi hỏi các doanh nghiệp phải luôn không ngừng cải tiến, nâng cao năng suất và chất lượng sản phẩm.  

Nguyên tắc này đã thay đổi thói quen của nhân viên khi chuyển sang công việc khác sau khi đã hoàn thành thành công một công việc trước đó. So với việc sản xuất một sản phẩm mới thì tập trung vào việc cải tiến sản phẩm hiện tại sẽ mang lại hiệu quả hơn rất nhiều. Vì vậy, quá trình cải tiến sản phẩm dịch vụ cần được lập kế hoạch rõ ràng và phải liên tục thực hiện. 

Xây dựng “văn hoá không đổ lỗi”

Nguyên tắc thứ ba trong triết lý Kaizen là gì đó là xây dựng văn hóa không đổ lỗi. Mỗi cá nhân hãy tự chịu trách nhiệm về hiệu quả công việc của mình, dù là nhân viên hay quản lý. Mỗi người nên thẳng thắn thừa nhận mọi lỗi sai cho kết quả công việc trong phạm vi mà mình đảm nhiệm. 

Trong doanh nghiệp, thông qua những quy định hay nội quy lao động để xây dựng tính tự giác, ý thức trách nhiệm cho toàn thể cán bộ nhân viên. Với khách hàng, khi có sự cố hay khó khăn xảy ra, doanh nghiệp cần phải đối mặt xin lỗi và nhận trách nhiệm về chính mình.

Dựa trên cơ sở đó, mỗi thành viên cố gắng sửa lỗi, hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao để mang lại lợi ích chung cho tập thể, góp phần vào sự phát triển của công ty. 

Thúc đẩy môi trường văn hoá mở

Sự cởi mở là nguyên tắc thứ tư trong trong triết lý Kaizen. Đây được coi là một điểm mạnh thúc đẩy nhân viên dám nhìn thẳng vào sai sót một cách nhanh nhất. Xây dựng một văn hóa mở, không đổ lỗi, nhân viên mạnh dạn nói ra lỗi sai, khó khăn của bản thân và yêu cầu đồng nghiệp hay lãnh đạo giúp đỡ. 

Ngoài ra, doanh nghiệp cần khuyến khích những buổi chia sẻ để nhân viên có thể học hỏi kinh nghiệm và giúp đỡ nhau trong công việc bởi kiến thức không phải của riêng ai. Những nhà quản lý hay lãnh đạo cũng cần phải đối diện những lỗi sai, nhận trách nhiệm về mình để làm gương cho nhân viên, xây dựng một môi trường văn hóa mở và bình đẳng. 

Khuyến khích làm việc theo nhóm 

Trong nguyên tắc triết lý Kaizen là gì, làm việc nhóm hiệu quả là một phần không thể thiếu trong quá trình làm việc. Mỗi nhóm làm việc cũng như nội bộ nhóm cần phải có quyền hạn nhất định.

Trưởng nhóm là người cần phải nắm rõ toàn bộ công việc, có khả năng đánh giá và cái nhìn tổng thể để sắp xếp công việc phù hợp cho mỗi thành viên trong team. Bên cạnh đó, đòi hỏi các thành viên cần phải phối hợp hiệu quả, tôn trọng uy tín và cá tính của mỗi cá nhân để đem lại kết quả tốt nhất cho nhóm. 

Quản lý theo chức năng chéo

Nguyên tắc thứ năm trong triết lý Kaizen là gì đó là kết hợp nhiều bộ phận chức năng trong cùng dự án. Theo nguyên tắc này, các nguồn nhân lực để hoàn thành dự án cần có sự bố trí nhân sự sẵn có trong công ty như các bộ phận, phòng ban hay thậm chí là tận dụng các nguồn lực từ bên ngoài. 

Một ví dụ điển hình theo nguyên tắc này là tập đoàn Boeing đã thành công sản xuất chiếc máy bay Boeing 747 khi kết hợp nhân lực từ các bộ phận nội bộ trong công ty, khách hàng tiềm năng và nhà cung cấp. Không những giảm chi phí đầu vào, kiểm soát được lãng phí về nguyên vật liệu, thời gian và nhân công mà còn mang lại sự hài lòng cho khách hàng là kết quả thành công khi áp dụng triết lý Kaizen là gì. 

Nuôi dưỡng “quan hệ hữu hảo”

Tạo lập các mối quan hệ đúng đắn là nguyên tắc thứ bảy trong triết lý Kaizen là gì, có nghĩa là luôn hình thành các mối quan hệ tích cực không đối đầu hay kẻ thù, không khuyến khích cá nhân chỉ thực dụng coi trọng kết quả công việc. 

Trong các doanh nghiệp Nhật, các chương trình đào tạo kỹ năng giao tiếp cho lãnh đạo, quản lý hay nhân viên đều được chú trọng đầu tư để đảm bảo quá trình trao đổi và truyền đạt thông tin một cách tốt đẹp nhất. Kết quả là tạo dựng lòng trung thành, niềm tin và sự cam kết làm việc lâu dài của nhân viên. 

Rèn luyện ý thức kỉ luật, tự giác

Nguyên tắc thứ tám trong triết lý Kaizen là gì đó là rèn luyện ý thức kỉ luật, tự giác. Từ xa xưa, người Nhật đã hình thành tính kỉ luật, tự giác trong gia đình, giáo dục hay các tổ chức xã hội. Họ tự nguyện thích nghi các nghi thức, luật lẽ để luôn cảm nhận được sự thoải mái, đồng thời khẳng định tiềm năng bên trong mỗi người. 

Trong doanh nghiệp, họ chấp nhận hi sinh quyền lợi cá nhân để góp phần vào sự phát triển, đồng nhất với sứ mệnh, tầm nhìn, giá trị cốt lõi của công ty. Họ hạ thấp cái tôi để đề cao lợi ích tập thể, luôn soi xét kiềm chế cái khuyết điểm của bản thân. 

Thông tin đến mọi nhân viên

Thông tin là yếu tố quan trọng hàng đầu trong quá trình sản xuất. Nhân viên cần nắm bắt thông tin đầu vào chính xác để đưa ra kết quả như mong đợi. 

Các nhà quản lý không thể yêu cầu kết quả xuất sắc mà nhân viên mang lại nếu họ không thấu hiểu nhiệm vụ, giá trị công việc mà mình đảm nhiệm. Chính vì vậy, duy trì việc chia sẻ thông tin chính là cách thức san sẻ khó khăn giữa mỗi thành viên. 

Thúc đẩy năng suất và hiệu quả

Thúc đẩy năng suất và hiệu quả chính là nguyên tắc cuối cùng trong triết lý Kaizen là gì. Những doanh nghiệp sẽ thông qua các phương pháp đào tạo nội bộ:

  • Đào tạo kỹ năng
  • Đề cao trách nhiệm trong mọi công việc
  • Phân chia quyền hạn cụ thể
  • Khuyến khích nhân viên phát huy tính chủ động và sáng tạo
  • Khuyến khích đưa ra ý kiến đóng góp và phản hồi
  • Công nhận và khen thưởng kịp thời

Lợi ích của Kaizen với doanh nghiệp

Vậy những lợi ích của Kaizen là gì sau khi áp dụng triết lý Kaizen? Việc áp dụng triết lý Kaizen mang lại cả lợi ích hữu hình và vô hình, cụ thể: 

Lợi ích hữu hình của Kaizen

  • Mang lại thành quả to lớn sau một thời gian dài tích lũy các cải tiến nhỏ. 
  • Nâng cao kỹ năng nghiệp vụ và chuyên môn của toàn thể nhân viên, quản lý hay lãnh đạo. 
  • Giảm lãng phí và tăng năng suất hoạt động. 

Lợi ích vô hình của Kaizen

  • Tăng tính đoàn kết trong các mối quan hệ nội bộ doanh nghiệp. 
  • Từng bước hình thành văn hóa tiết kiệm, không đổ lỗi, xây dựng nền văn hóa tốt đẹp trong doanh nghiệp.
  • Tạo động lực thúc đẩy, khuyến khích nhân viên cải tiến các ý tưởng trong công việc. 

5s là gì?

5s là gì?

Khi nhận thức được tầm quan trọng của Kaizen là gì, hãy cùng ThuthuatOffice tìm hiểu nguyên tắc 5s là gì. Tại sao lại phải tìm hiểu thêm nguyên tắc 5s, lý do là bởi các doanh nghiệp Nhật Bản thành công trong mọi lĩnh vực vì họ đều kết hợp áp dụng triết lý Kaizen lẫn nguyên tắc 5s trong doanh nghiệp. 

Vậy 5S là gì? Đây là nền tảng cơ bản để đảm bảo sự chất lượng của một hệ thống. Mô hình này xuất phát từ quan điểm nếu làm việc trong một môi trường sạch sẽ, khoa học, gọn gàng và tiện lợi sẽ làm gia tăng năng suất và chất lượng công việc.

  • Seiri (sàng lọc): là xem xét, sàng lọc và loại bỏ những vật dụng không thiết yếu. 
  • Seiton (sắp xếp): là sắp xếp những vật dụng thiết yếu theo một trật tự hợp lý, dễ nhớ để giảm thiểu thời gian tìm kiếm. 
  • Seiso (Sạch sẽ): là giữ gìn vệ sinh nơi làm việc sạch sẽ để đảm bảo mỹ quan môi trường tại nơi làm việc. 
  • Seiketsu (săn sóc): là duy trì thường xuyên 3s ở trên để cải tiến liên tục nơi làm việc đạt được hiệu quả trong công việc. 
  • Shitsuke (Sẵn sàng): tạo những hoạt động 4s ở trên trở thành thói quen, nề nếp để duy trì môi trường khiến mọi việc thuận tiện. 

Cách phân biệt 5s và Kaizen

Cách phân biệt 5s và Kaizen

Bạn đã phân biệt 5s và Kaizen sau khi đã hiểu rõ Kaizen là gì, 5s là gì chưa? Kaizen là một triết lý, một chiến lược xuyên suốt quá trình hoạt động bằng phương pháp liên tục cải tiến để giảm thiểu chi phí, gia tăng năng suất và lợi nhuận, đồng thời giúp cho quá trình làm việc của mỗi thành viên trong doanh nghiệp đơn giản và hiệu quả. 

Còn 5s là một cách thức, công cụ trong trong triết lý Kaizen là gì. 5s hướng tới sự gọn gàng, tiện lợi trong môi trường làm việc, góp phần nâng cao năng suất cho tổ chức bằng cách giảm thời gian lưu trữ và tìm kiếm những tài liệu hay vật dụng trong một môi trường làm việc. 

Nhìn chung, nguyên tắc 5s là một trong những phương pháp nằm trong triết lý Kaizen là gì nhưng chúng đều có một đích đến chung là liên tục cải tiến sản phẩm nhằm nâng cao năng suất, đảm bảo chất lượng của mỗi cá nhân trong tổ chức. 

Một số phương pháp thuộc Kaizen bạn nên biết

Mỗi phương pháp nào được đưa ra đều có mục đích là kiểm soát mọi việc tốt hơn. Sau khi đã tìm hiểu Kaizen là gì, ta nên xem xét đến phương pháp của nó. Các phương pháp thuộc triết lý Kaizen là gì gồm:

  • Tiêu chuẩn hóa: Đặt tiêu chuẩn chung cho tập thể và khuyến khích hình thành thói quen về tiêu chuẩn này để mọi người thích ứng. 
  • Đo lường: Thu thập số liệu để xem xét liệu mô hình này có hiệu quả hay không. 
  • So sánh: So sánh những yêu cầu và xem xét những yêu cầu đó đã phù hợp hay không sau khi đã có được những số liệu đo lường cụ thể. 
  • Cải tiến: Nếu đã đáp ứng được những tiêu chuẩn đã được đưa ra, thì có thể tạm dừng ở bước so sánh. Nếu không, ta phải điều chỉnh lại hay tìm cách cải tiến để đáp ứng những yêu cầu ban đầu. 
  • Tiêu chuẩn hóa: Những nhà quản trị doanh nghiệp sẽ tiếp tục áp dụng tiêu chuẩn sau khi đã cải tiến.
  • Lặp lại: Sau khi đã tiêu chuẩn hóa, ta có thể hình thành nên thói quen và lặp lại bước 

Như vậy, chúng ta đã hiểu rõ Kaizen là gì và chúng vận dụng như thế nào vào môi trường làm việc. Nếu có bất kỳ thắc mắc gì các bạn có thể để lại bình luận bên dưới để được giải đáp. Ngoài ra các bạn có thể tham khảo một số bài viết khác dưới đây:

Mong những thông tin mà ThuthuatOffice chia sẻ sẽ giúp ích cho bạn. Hãy Like, Share và ghé thăm ThuthuatOffice thường xuyên để có thể tham khảo thêm nhiều bài viết hữu ích nhé. 

5/5 - (1 bình chọn)
Bài viết này hữu ích chứ? Yes No
× Vui lòng cho chúng tôi biết lỗi gì trong bài viết trên

Bài viết chứa thông tin sai

Bài viết không có thông tin mà tôi cần

× Chúng tôi nên cải thiện nội dung trên như thế nào?

× Cảm ơn sự phản hồi của bạn!

Mong bạn tiếp tục ủng hộ ThuThuatOffice. Cảm ơn phản hồi của bạn

Theo dõi chúng tôi tại:: Facebook Pinterest
Chuyên mục: Là gì