Tải mẫu đơn đặt hàng mới nhất và những điều bạn nên biết

Tác giả: Chang Nguyen - Ngày đăng: 29-06-2021

Trong bài viết này, ThuthuatOffice sẽ đề cập đến mẫu đơn đặt hàng là gì, những gì bạn cần biết khi tạo đơn đặt hàng và một số mẫu đơn đặt hàng cho bạn tham khảo.

Là một doanh nghiệp, việc theo dõi hàng tồn kho và đặt hàng từ nhà cung cấp rất cần thiết cho sự phát triển của doanh nghiệp. Mẫu đơn đặt hàng là điều cần thiết cho một quy trình mua hàng được quản lý tốt, nhưng nhiều nhân lực của doanh nghiệp không hiểu chúng thực sự là gì hoặc sử dụng chúng như thế nào là tốt nhất. Cùng ThuthuatOffice đi tìm hiểu mọi điều về mẫu đơn đặt hàng trong bài viết sau đây.

mau-don-dat-hang-01

Mẫu đơn đặt hàng là gì?

Mẫu đơn đặt hàng là văn bản được dùng khi một cá nhân hoặc doanh nghiệp thực hiện việc đặt mua một sản phẩm hàng hóa với số lượng dù ít hay nhiều đều được người bán lập nên. Liệt kê tất cả mặt hàng mà người mua đã đặt thông qua hình thức trực tiếp hay gián tiếp (đặt hàng qua mạng hoặc gọi điện).

Đơn đặt hàng (gọi tắt là PO, viết tắt của từ Purchase Order) là một tài liệu ràng buộc pháp lý do người mua tạo ra và xuất trình cho người bán. Giống như “giỏ hàng” của bạn trên một trang web thương mại điện tử (ví dụ như Shopee), đơn đặt hàng về cơ bản là một danh sách những gì bạn muốn mua. Nó đưa ra các chi tiết đơn đặt hàng, bao gồm số lượng và loại sản phẩm mà người mua cần, cũng như các điều khoản thanh toán và chi tiết giao hàng.

mau-don-dat-hang-02

Mẫu đơn đặt hàng dùng cho mục đích gì

Sự khác biệt giữa nhu cầu mua và yêu cầu mua ở chỗ nó đóng vai trò như một hợp đồng giữa người mua và người bán. Bằng cách gửi đơn đặt hàng, người mua cam kết mua hàng hóa hoặc dịch vụ với số tiền đã thỏa thuận. Vì đơn đặt hàng được thực hiện trước khi người mua nhận được hóa đơn của họ, đơn đặt hàng cung cấp cho người bán bảo hiểm đối với việc không thanh toán.

Đơn đặt hàng thường được sử dụng bởi các doanh nghiệp nhỏ đang đặt hàng với số lượng lớn. Ví dụ, một cửa hàng thú cưng có thể cần mua một số loại thức ăn cho chó từ một nhà cung cấp và đặt nhiều túi cho mỗi loại thức ăn.

Một ví dụ dưới đây là quy trình đặt hàng mà chủ cửa hàng thú cưng sẽ sử dụng để nhận được hàng hóa mà họ cần:

  1. Chủ cửa hàng thông báo rằng họ đang có lượng hàng trong kho thấp.
  2. Chủ cửa hàng tạo một đơn đặt hàng với chính xác những gì họ cần từ nhà cung cấp và số tiền họ sẽ trả cho đơn đặt hàng đó.
  3. Nhà cung cấp trả lời “Có” bằng mẫu xác nhận đơn đặt hàng vì họ có thể cung cấp những mặt hàng đó và chấp nhận đơn đặt hàng.
  4. Nhà cung cấp có thể trả lời “Không” bằng việc gửi lại mẫu thư từ chối đơn đặt hàng nếu họ hết hàng, một mặt hàng đã bị ngừng cung cấp hoặc có các vấn đề khác với đơn đặt hàng, trong trường hợp đó, đơn đặt hàng sẽ bị hủy.
  5. Nhà cung cấp hoàn thành đơn đặt hàng và giao các mặt hàng vào ngày đến hạn đã thỏa thuận.
  6. Nhà cung cấp xuất hóa đơn hoặc hóa đơn bán hàng cho các mặt hàng đã mua.
  7. Người mua thanh toán cho món hàng.

Ngoài ra, người mua cũng có thể tạo đơn đặt hàng đặc biệt cho các lô hàng đặc biệt lớn hoặc mua hàng định kỳ. Một đơn đặt hàng định kỳ cho phép người mua mua các sản phẩm nhiều lần trong nhiều khoảng thời gian khác nhau sử dụng chung số PO.

Một đơn đặt hàng cố định là một thỏa thuận giữa hai bên cho nhiều giao dịch trong khoảng thời gian thiết lập, đối với một giá cố định. Đơn đặt hàng cố định thường được sử dụng giữa các công ty có mối quan hệ bền vững, và đôi khi đi kèm với chiết khấu hoặc các ưu đãi khác.

Ưu điểm khi dùng mẫu đơn đặt hàng là gì?

Đối với người mua:

  • Theo dõi lịch sử mua hàng của bạn và giúp quản lý tài chính thông minh hơn.
  • Đặt hàng với số lượng cụ thể và hạn chế việc thiếu hàng trong kho quá lâu vì hàng đã được đặt trước.
  • Chọn ngày giao hàng bạn cần.
  • Bạn không phải trả trước khoản tiền cho đơn đặt hàng đó.

Đối với Người bán:

  • Theo dõi doanh số bán hàng và đơn đặt hàng định kỳ.
  • Bạn có thể sử dụng PO để tạo hóa đơn của mình.
  • Cam kết người mua trả tiền, mang lại cho bạn sự an toàn về mặt pháp lý.

Nhược điểm của mẫu đơn đặt hàng là gì?

Việc lập mẫu đơn đặt hàng cũng có một số nhược điểm cần chú ý:

  • Đối với các giao dịch mua nhỏ hơn, nó khiến quy trình giữa người mua và người bán tốn thêm thời gian và thủ tục giấy tờ.
  • Từ quan điểm tài chính, thẻ tín dụng có thể phục vụ cùng một mục đích giống với đơn đặt hàng.

Tải mẫu đơn đặt hàng mới nhất

Form mẫu đơn đặt hàng bằng Excel

Mẫu đơn đặt hàng bằng tiếng Anh

Sự khác nhau giữa mẫu đơn đặt hàng và hóa đơn là gì?

Bởi vì đơn đặt hàng và hóa đơn đều là những giấy tờ tài chính ràng buộc về mặt pháp lý được trao đổi giữa người bán và người mua, nên không có gì ngạc nhiên khi cả hai thường bị lẫn lộn. Cả hai cũng có một sự liên kết với nhau vì mẫu đơn đặt hàng thường được sử dụng để tạo mẫu hóa đơn bán hàng. Tuy nhiên, mỗi tài liệu được sử dụng ở một giai đoạn khác nhau trong quá trình mua bán và chúng cũng được sử dụng bởi những bên khác nhau.

Dưới đây là những điểm khác biệt chính giúp bạn dễ dàng phân biệt sự khác nhau giữa mẫu đơn đặt hàng và mẫu hóa đơn. Dù bạn là người mua hay người bán đều nên biết điều này.

Đơn đặt hàngHóa đơn
  • Do người mua tạo
  • Do người bán tạo
  • Được tạo trước khi mua hàng
  • Được tạo sau khi mua hàng
  • Liệt kê ra các hàng hóa đã mua
  • Nhầm xác nhận hàng hóa được giao đến
  • Đề xuất và đưa ra tổng giá trị cần thanh toán
  • Yêu cầu thanh toán cho số hàng hóa giao đến

Một đơn đặt hàng được sử dụng bởi một người mua để đặt hàng và được ban hành trước khi giao hàng. Một hóa đơn được phát hành bởi một người bán sử dụng phần mềm hóa đơn sau khi một đơn hàng được giao. Nó xác định số tiền người mua phải trả cho hàng hóa đã mua và ngày mà người mua cần phải trả cho bên bán.

Như vậy, bạn đã hiểu được mẫu đơn đặt hàng là gì, được dùng như thế nào và có tác dụng ra sao. Khi được sử dụng đúng cách, đơn đặt hàng có thể giúp bạn theo dõi nhu cầu mua sắm của mình và đưa ra quyết định tài chính thông minh cho doanh nghiệp hoặc cá nhân. Điều này, kết hợp với các phương pháp kinh doanh tốt khác, sẽ giúp bạn tạo ra con đường dẫn đến thành công.

Xem thêm một số mẫu đơn khác liên quan sẽ giúp ích cho bạn trong việc xây dựng và phát triển bản thân trong lĩnh vực kế toán hoặc kinh doanh:

Nếu thấy bài viết về mẫu đơn đặt hàng này hữu ích với bạn, hãy để lại Like, Share ủng hộ trang ThuthuatOffice có thêm nhiều bài viết hay khác nhé.

Bài viết này hữu ích chứ? Yes No
× Vui lòng cho chúng tôi biết lỗi gì trong bài viết trên

Bài viết chứa thông tin sai

Bài viết không có thông tin mà tôi cần

× Chúng tôi nên cải thiện nội dung trên như thế nào?

× Cảm ơn sự phản hồi của bạn!

Mong bạn tiếp tục ủng hộ ThuThuatOffice. Cảm ơn phản hồi của bạn

Theo dõi chúng tôi tại:: Facebook Pinterest
Chuyên mục: File mẫu