Nếu bạn là một nhân viên nằm trong công ty vận chuyển thì chắc chắn bạn đã nghe qua về Proforma Invoice. Tuy nhiên, nghe qua là thế, nhưng liệu bạn đã nắm rõ Proforma Invoice là gì hay chưa? Liệu bạn có biết Proforma Invoice và Commercial khác nhau ở điểm nào? Hãy cùng ThuthuatOffice tìm hiểu nhé.
Proforma Invoice là gì?
Proforma Invoice, hay còn được gọi tắt là PI, dịch ra tiếng Việt có nghĩa là hoá đơn chiếu lệ. Đây căn bản chính là bản nháp ban đầu của hoá đơn thương mại chính thức, khi nhìn vào hoá đơn chiếu lệ, người nhận và người giao đều sẽ nắm được những thông tin cơ bản của hàng hoá (số lượng, mẫu mã, tổng số tiền, đơn giá từng sản phẩm…).
Tại sao phải dùng Proforma Invoice?
Đọc xong định nghĩa, chắc chắn bạn sẽ thắc mắc lý do sử dụng Proforma Invoice là gì khi mà nó chỉ là bản nháp ban đầu của hóa đơn chính thức. Tuy nhiên, bạn cần biết rằng, nó chính là chứng từ để thể hiện sự cam kết phía người bán chắc chắn phải giao lô hàng/dịch vụ như đã thông báo trong hoá đơn cho người mua với mức giá được ghi rõ.
Sau khi đã nhận được hóa đơn chiếu lệ, cả phía người mua lẫn phía người bán đều có thể tiếp tục trao đổi và đàm phán thêm những điều khoản cụ thể khác. Nếu như hóa đơn chính thức bạn không được sửa đổi gì thêm thì với hóa đơn chiếu lệ này, bạn hoàn toàn có thể thay đổi mà không lo phạm luật.
Thời điểm phát hành hoá đơn chiếu lệ (Proforma Invoice) khi nào?
Bởi vì hóa đơn chiếu lệ Proforma Invoice là hóa đơn không chính thức. Vì vậy bên giao (bên bán) không nhất thiết phải tạo hóa đơn này. Tuy nhiên, vẫn có rất nhiều trường hợp cần đến hóa đơn chiếu lệ để giao dịch giữa hai bên có thể rõ ràng, minh bạch và dễ tìm được điểm chung. Ngoài ra, cũng có rất nhiều trường hợp mà Proforma Invoice được tạo lập:
- Bên giao cần đưa chứng cứ (chứng từ) có đầy đủ thông tin về lô hàng/dịch vụ cho bên nhận và hàng chưa được giao.
- Khi bên nhận cần có một chứng cứu (chứng từ) để xác nhận giá trị của lô hàng, nhằm dễ dàng hoàn tất thủ tục thông quan hàng hoá.
- Khi mọi thông tin cần thiết liên quan đến lô hàng vẫn chưa được hoàn thiện đầy đủ, hóa đơn chiếu lệ sẽ là lựa chọn duy nhất để có thể giúp cả hai bên dễ dàng hình dung và cuộc giao dịch trở nên tin cậy.
Nội dung của hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice)
Có thể sau những định nghĩa trên bạn biết đến Proforma Invoice, nhưng liệu bạn đã biết những thông tin in trên Proforma Invoice là gì chưa? Với một hóa đơn chiếu lệ, trên tờ in cần phải có đầy đủ những thông tin quan trọng sau:
- Thông tin chi tiết về bên giao và bên nhận (tên, địa chỉ, số điện thoại…).
- Số của hóa đơn, ngày lập hóa đơn.
- Điều kiện thanh toán mà bên bán mong muốn (đặt cọc bao nhiêu, thanh toán phần còn lại bao nhiêu, khi nào, thông tin tài khoản ngân hàng…).
- Đơn giá, thành tiên, số lượng, chủng loại, mẫu mã, cách thức đóng gói…
- Port of Loading: Tên cảng bốc hàng.
- Port of Destination: Tên cảng cập bến (dự kiến).
- ETA: Ngày dự kiến hàng được giao đến nơi.
Proforma Invoice và Commercial Invoice có gì khác nhau?
Bạn đã nghe qua về hai loại hóa đơn trên và biết chúng có những điểm khác biệt. Vậy điểm khác nhau giữa Commercial Invoice và Proforma Invoice là gì? Tại sao chúng ta cần phân biệt 2 loại hóa đơn này? Cùng tìm hiểu nhé.
Phân biệt về nội dung
Điểm khác biệt đầu tiên của 2 loại hóa đơn này là nằm ở nội dung in trên đó. Về cơ bản thì những nội dung cần có như đơn giá, hay số lượng thì cả 2 đều cần phải có. Tuy nhiên, Commercial Invoice là bản hóa đơn chính thức nên những thông tin được in trên đây đều chi tiết và chính xác hơn so với hoá đơn chiếu lệ.
Một điểm khác biệt nữa đó là sau khi đã ghi hoàn chỉnh những thông tin trên hoá đơn thương mại thì bạn sẽ không thể được thay đổi nữa. Còn với hóa đơn chiếu lệ, như đã nói ở trên, bạn hoàn toàn có thể thay đổi lại sau khi thống nhất.
Phân biệt về hạch toán
Trước hết, bạn có thể hiểu hạch toán chính là một hệ thống được dùng để điều tra, quan sát, tính toán, đo lường và ghi chép các quá trình kinh tế, nhằm quản lý các quá trình đó ngày một chặt chẽ hơn. Và Commercial Invoice được sử dụng để hoạch toán của cả bên bán lẫn bên nhận hàng, trong khi hóa đơn chiếu lệ thì không có chức năng này.
Phân biệt về tính cam kết
Nhìn chung, Proforma Invoice chỉ là bản hóa đơn để thể hiện tính cam kết ban đầu giữa người bán và người mua nhằm giúp hai bên có thể hiểu được những thoả thuận chung. Còn đối với Commercial Invoice, nó là chứng từ chính thức, dùng để xác nhận giao dịch mua bán nên cả hai bên đều cần chịu trách nhiệm với nhau nếu đã có bản hóa đơn này.
Phân biệt về thời điểm phát hành
Hoá đơn chiếu lệ được phát hành trước khi gửi hàng hoặc khi hàng chưa sẵn sàng để gửi và do bên người bán tạo. Trong khi đó, hoá đơn thương mại sẽ được phát hành sau khi hàng được gửi hoặc đã hoàn tất đóng vào container, sẵn sàng giao cho bên mua.
Vì sao Proforma Invoice hay có sự điều chỉnh, thay đổi
Nếu như bạn đã trả lời được câu hỏi Proforma Invoice là gì thì ắt hẳn bạn sẽ biết câu trả lời cho câu hỏi này. Như đã nói ở trên, Proforma Invoice là bản hóa đơn chưa hoàn chỉnh, nên sau khi hai bên có thêm hoặc đưa ra thêm những yêu cầu cần chỉnh sửa thì vẫn có thể chỉnh sửa trong hóa đơn này. Người ta cần sử dụng hóa đơn chiếu lệ để dễ dàng sửa đổi, thêm hay xóa thông tin như mong muốn, từ đó có thể tạo lập ra một bạn Commercial Invoice hoàn chỉnh nhất.
Bạn cũng có thể thấy được việc hóa đơn chiếu lệ được chỉnh sửa và thay đổi khi:
- Bên nhận muốn gửi đi yêu cầu giảm giá.
- Bên nhận mong muốn thay đổi ngày dự tính nhận được hàng.
- Bên nhận muốn thay đổi số lượng, mẫu mã của lô hàng.
- Thay đổi phương thức vận chuyển (đường bộ, đường biển, đường bay…).
Mẫu Proforma Invoice
Để hiểu rõ hơn và dễ hình dung hơn về Proforma Invoice, bạn có thể tham khảo mẫu sau đây.
Với những thông tin ghi trong hóa đơn chiếu lệ cũng như tầm quan trọng của nó, đây vẫn sẽ là một loại hóa đơn cực kì được ưa chuộng theo thời gian.
Ngoài ra, ThuthuatOffice còn giải thích rất nhiều định nghĩa khác bên dưới:
Ắt hẳn giờ câu hỏi Proforma Invoice là gì không còn xa lạ gì với bạn nữa rồi đúng không? Đừng quên Like, Share bài viết cũng như ghé thăm ThuthuatOffice thường xuyên hơn bạn nhé.
