3 bước để nắm rõ quản trị là gì và cách áp dụng cực dễ hiểu

Quản trị là gì? Đó là một yếu tố then chốt góp phần làm nên sự thành công của tổ chức. Tuy nhiên có rất nhiều cá nhân và doanh nghiệp vẫn chưa có những sự nhìn nhận đúng đắn về vấn đề quản trị là gì? trong doanh. Hãy theo chân ThuthuatOffice tìm hiểu quản trị là gì, cách vận hành và áp dụng trong doanh nghiệp nhé.

Quản trị là gì?

Đầu tiên chúng ta sẽ cùng nhau đi tìm hiểu xem quản trị là gì. Về cơ bản quản trị được định nghĩa:

• Quản trị là tiến trình thực hiện các hoạt động nhằm đảm bảo sự hoàn thành công việc qua những nỗ lực của người khác.
• Quản trị là phối hợp hiệu quả các hoạt động của người cùng chung trong tổ chức.
• Đây là quá trình nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra bằng việc phối hợp nguồn lực của tổ chức.
• Quản trị còn là quá trình các nhà quản trị hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra.

Quản trị học là gì?

Sau khi tìm hiểu được quản trị là gì thì một thuật ngữ tiếp theo bạn cần hiểu rõ là quản trị học là gì. Một trong những ngành học thu hút và tuyển dụng gắt gao ở những trang tìm việc đang được giới trẻ những năm gần đây không thể bỏ qua đó là quản trị học. Có thể nói, ngành quản trị học là một trong những ngành học cung cấp kiến thức cơ bản về quản trị tổ chức.

Quản trị học là ngành cung cấp kiến thức cho con người trong lãnh đạo

Nói cách dễ hiểu, quản trị là hoạt động cần thiết kết hợp những con người trong cùng một tổ chức khác nhau nhằm giúp tổ chức đạt được mục tiêu chung. Bất kỳ một tổ chức nào cũng cần những hoạt động quản trị kể cả đó là các công ty liên doanh hay các xí nghiệp, cơ khí.

Nội dung của hoạt động quản trị sẽ bao gồm hoạt định tổ chức, quản trị con người khác nhau về mức độ phức tạp cũng như phương pháp thực hiện.

Tóm lại, quản trị học được hiểu sát nghĩa là một hoạt động cần thiết, bằng việc thông qua người khác gắn liền với một tổ chức nhằm thực hiện mục tiêu chung.

Bản chất của quản trị là gì?

Vậy bản chất của quản trị là gì? Đó chính là tạo ra giá trị thặng dư. Chức năng chính của quản trị là việc đưa ra các quyết định.

Quản trị giúp tìm ra phương thức phù hợp để công việc hiệu quả cao nhất, chi phí ít nhất. Tuy có nhiều khái niệm khác nhau về quản trị là gì nhưng bản chất của quản trị chỉ có một. Quản trị cần ba yếu tố điều kiện cơ bản sau.

• Phải có chủ thể quản trị – đó là các nhân tố tạo ra các tác động quản trị, đối tượng quản trị tiếp. Đối tượng bị quản trị phải chịu tiếp nhận sự tác động đó. Tác động có thể diễn ra một hoặc nhiều lần liên tục.
• Phải có mục tiêu đặt ra cho chủ thể quản trị và đối tượng – đây là căn cứ để chủ thể tạo ra các nhân tố tác động. Chủ thể quản trị gồm một hoặc nhiều người. Đối tượng là một tổ chức, một tập thể hoặc thiết bị, máy móc.
• Phải có một nguồn lực – nguồn lực giúp chủ thể quản trị khai thác trong quá trình quản trị.

Vai trò của quản trị là gì?

Một trong những câu hỏi mà nhiều người đang quan tâm và tìm hiểu đó là vai trò của quản trị là gì. Dưới đây sẽ là một số dẫn chứng cho bạn về điều đó:

1. Hoạch định

• Xác định mục tiêu và phương hướng hoạt động
• Đưa ra dự thảo các chương trình hành động dựa trên mục tiêu đã đề ra
• Tạo ra lịch trình hành động cụ thể
• Đề ra những biện pháp kiểm soát
• Cải thiện và nâng cao hoạt động tổ chức

Hoạch định giúp cho các thành viên trong tổ chức phối hợp nhịp nhàng với nhau theo các phần việc đã được phân công, từ đó giúp công tác quản trị đạt hiệu quả cao.

2. Tổ chức

• Chức năng của quản trị
• Thiết lập sơ đồ tổ chức
• Mô tả nhiệm vụ của từng bộ phận
• Xây dựng tiêu chuẩn cho từng công việc

Nhà quản trị cần phải phân bổ và sắp xếp nguồn nhân lực hợp lý để đảm bảo công việc. Bên cạnh đó còn phải biết tính toán sắp xếp vận hành máy móc và kinh phí khi thực hiện công tác quản trị này.

3. Lãnh đạo

• Động viên tinh thần nhân viên trong tổ chức
• Thực hiện công việc lãnh đạo và chỉ huy các bộ phận
• Thiết lập mối quan hệ hòa hợp giữa nhân viên và người quản trị
• Thiết lập mối quan hệ giữa nhà quản trị và các tổ chức khác trong doanh nghiệp

Để đạt được mục tiêu chung, nhà quản trị cần phải có chính sách dùng nguồn nhân lực hợp lý, thông qua việc sử dụng những phương pháp quản lý riêng, cách quan sát và phân công nhiệm vụ riêng. Đây là điều kiện cơ bản để nhận biết một nhà quản trị có tầm nhìn.

4. Kiểm soát

• Đề ra các tiêu chuẩn kiểm tra
• Lên lịch trình và công cụ kiểm tra công việc
• Đánh giá tình hình thực hiện nhiệm vụ và đề ra các biện pháp sửa chữa nếu có.

Công tác quản trị nhằm cố gắng đảm bảo sự vận hành của tổ chức theo đúng mục tiêu và phương hướng đã đề ra. Trong trường hợp phát hiện ra sai sót cần đưa ra những biện pháp điều chỉnh cần thiết.

Sự khác nhau giữa quản lý và quản trị là gì?

Câu hỏi tiếp theo mà ThuthuatOffice muốn đưa tới cho các bạn đó là sự khác nhau giữa quản lý và quản trị là gì? Trước khi phân biệt, ta phải nắm rõ định nghĩa quản trị là gì và quản lý là gì? Định nghĩa về quản trị là gì đã được đề cập ở các mục trước, tiếp theo chúng ta sẽ cùng  tìm hiểu quản lý là gì và sự khác nhau giữa quản lý và quản trị là gì.

Quản lý (Management) là tác động có mục đích, có kế hoạch của chủ thể quản lý đến tập thể của những người lao động (nói chung là khách thể quản lý) nhằm thực hiện được những mục tiêu dự kiến.

vậy sự khác nhau giữa nhà quản lý và nhà quản trị là gì? Dưới đây là câu trả lời:

• Nhà quản lý cần có khả năng tổ chức, có phẩm chất kiên định, linh hoạt và làm việc hiệu quả.
• Nhà quản trị lại cần có tầm nhìn, có khả năng động viên, thúc đẩy và truyền cảm hứng cho nhân viên.
• Quản trị cần đặt ra các chiến lược. Quản lý quan tâm đến chiến thuật và phương án nhiều hơn. Quản trị là xem thứ gì được cho phép và thứ gì không – do the right things. Quản lý là làm mọi thứ được cho phép một cách tối ưu – do the things right.

Phân biệt rõ ràng hơn sự khác nhau giữa quản lý và quản trị là gì:

1. Về đối tượng:

• Quản lý là quản lý công việc.
• Quản trị là quản trị con người.

2. Về bản chất:

• Chức năng của quản trị là đưa ra quyết định. Quản trị thành lập ra mục tiêu, chính sách cho tổ
  chức.
• Chức năng của quản lý là thi hành. Quản lý là hành động để thực hành chính sách đã được
  quyết định bởi quản trị.

3. Về quá trình:

• Quản lý quyết định ai, như thế nào?
• Quản trị quyết định trả lời cho câu hỏi cái gì và bao giờ?

4. Về cấp bậc:

• Quản trị là cấp cao nhất
• Quản lý là hoạt động cấp trung

5. Về chức năng:

• Quản lý có chức năng thi hành. Người quản lý hoàn thành công việc của mình dưới sự giám
  sát nhất định. Chức năng quan trọng nhất của quản lý là thúc đẩy và kiểm soát nhân viên.
• Quản trị có chức năng tư duy.Các kế hoạch và chính sách được quyết định dựa theo các tư
  duy. Chức năng quan trọng nhất của quản trị là lập kế hoạch.

6. Về mức độ ảnh hưởng:

• Các quyết định quản lý đưa ra bị ảnh hưởng bởi quyết định, quan điểm của nhà quản lý
• Quản trị đưa ra quyết định bị ảnh hưởng bởi cộng đồng, chính phủ, phong tục…

7. Về tổ chức:

• Quản trị thường thấy ở các cơ quan chính phủ, quân sự, tôn giáo, giáo dục, doanh nghiệp
• Quản lý thường thấy ở các doanh nghiệp

8. Về các vấn đề xử lý:

• Quản trị thường xử lý các khía cạnh kinh doanh, chẳng hạn như tài chính. Nó là một hệ thống
  các tổ chức có hiệu quả để quản trị con người và nguồn lực. Quản trị giúp cho nhân viên nỗ
  lực đạt được các mục tiêu chung. Quản trị phải kết hợp cả lãnh đạo và tầm nhìn.
• Quản lý là một tập hợp con của chính quyền. Quản lý xử lý các vấn đề về hoạt động, vận
  hành của một tổ chức.

Dù là quản lý hay quản trị thì đều cần tuân thủ theo nguyên tắc, quy định, phương pháp, luật lệ và các quy chế nhất định. Đây đều là công việc mang tính khoa học.

Mô hình quản trị là gì và 5 loại mô hình tổ chức doanh nghiệp phổ biến hiện nay

Một khái nhiệm liên quan đến quản trị đó chính là mô hình quản trị là gì. Nội dung tiếp theo sẽ giúp bạn giải đáp câu hỏi về mô hình quản trị là gì.

Mô hình tổ chức là hệ thống các nhiệm vụ, mối quan hệ báo cáo và quyền lực nhằm duy trì sự hoạt động của tổ chức. Cơ cấu tổ chức xác định cách thức phân chia, tập hợp và phối hợp các nhiệm vụ công việc trong tổ chức nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức.

Có thể hiểu mô hình tổ chức bao gồm:

• Sơ đồ cơ cấu tổ chức là hình vẽ thể hiện vị trí, mối quan hệ báo cáo và các kênh thông tin (giao tiếp) chính thức trong tổ chức.
• Mô tả nhiệm vụ cơ bản của các phòng ban, bộ phận (Department).
• Mô tả công việc, quyền hạn trách nhiệm cho các vị trí trong sơ đồ cơ cấu tổ chức.
• Quy trình làm việc của các phòng ban.
• Cơ cấu của tổ chức thường được thể hiện thông qua sơ đồ cơ cấu tổ chức.

Mô hình 1: Tổ chức phân quyền (Hierarchical Organization)

Đây là hình thức tổ chức đơn giản và lâu đời nhất. Cơ cấu tổ chức phân quyền hoạt động theo trình tự: chỉ thị được ban hành từ cấp cao nhất, sau đó truyền đạt xuống các quản lý cấp trung rồi đến cấp nhân viên.

Nếu nhân viên có mong muốn đề xuất ý kiến, họ sẽ gửi đề xuất lên quản lý trực tiếp. Sau khi phê duyệt, đề xuất lại được chuyển tiếp lên quản lý cấp cao. Kết quả sau đó sẽ được trả về nhân viên theo trình tự ngược lại.

Kiểu mô hình này mang xu hướng quan liêu và có sự phân biệt lớn. Mối quan hệ giữa người chủ và nhân viên trở nên xa cách do không có sự giao tiếp thường xuyên. Nhân viên chỉ đi làm vì họ cần đồng lương và họ không có mong muốn gắn kết với công ty.

Tổ chức phân quyền trước kia được áp dụng đối với tất cả công ty, bất kể quy mô, ngành nghề hay vị trí địa lý. Tuy nhiên, khi câu chuyện tuyển dụng ngày càng trở nên “hot”, các doanh nghiệp đã nỗ lực thay thế mô hình cứng nhắc này bằng những mô hình tổ chức “phẳng”, tạo được sự liên kết giữa các nhà quản lý và nhân viên.

Tổ chức doanh nghiệp theo mô hình phân quyền mang lại những lợi ích như:

• Trách nhiệm được cố định và thống nhất ở mỗi cấp, thẩm quyền và trách nhiệm rõ ràng. Do đó mỗi cá nhân đều biết mình chịu trách nhiệm với ai và ai là người chịu trách nhiệm thật sự với mình.
• Lộ trình thăng tiến rõ ràng
• Tập trung phát triển nhân viên dựa trên kỹ năng chuyên môn
• Cấu trúc này giúp xác định các nhóm chia sẻ nguồn lực một cách dễ dàng, đồng thời xác định được sự trùng lặp hoặc chồng chéo trách nhiệm

Tuy nhiên, mô hình này lại quá cồng kềnh, gây ra nhiều bất lợi:

• Cần rất nhiều thời gian để đưa ra và thực hiện các quyết định khả thi vì chuỗi mệnh lệnh phải được xử lý và thông qua bởi các cấp độ lãnh đạo.
• Cách biệt trong giao tiếp, đặc biệt là cấp dưới với cấp trên.
• Không thống nhất mục tiêu chung
• Thiếu sự phối hợp giữa các phòng ban. Các nhà quản lý có xu hướng trở nên cạnh tranh. Thay vì nhìn tổng thể tổ chức, họ chỉ lo lắng về bộ phận của mình.
• Tổ chức phản ứng chậm với áp lực môi trường và cạnh tranh.

Mô hình 2: Cơ cấu theo chức năng (Functional Organization)

Cơ cấu theo chức năng là loại hình cơ cấu tổ chức trong đó từng chức năng quản lý được tách riêng do một bộ phận một cơ quan đảm nhận. Cơ cấu này có đặc điểm là những nhân viên chức năng phải là người am hiểu chuyên môn và thành thạo nghiệp vụ trong phạm vi quản lý của mình .

Cơ cấu tổ chức theo chức năng được phát triển bởi F.W.Taylor khi ông làm việc với vai trò là một người quản đốc, “chia công việc quản lý để mỗi người từ tổng giám đốc điều hành xuống sẽ đảm nhiệm ít chức năng nhất có thể”.

Theo Terry, “Tổ chức theo chức năng là tổ chức được chia thành một số chức năng như tài chính, sản xuất, bán hàng, nhân sự, hành chính và bộ phận nghiên cứu phát triển. Mỗi chức năng được thực hiện bởi một chuyên gia”. Quyền hạn của bộ phận điều hành, của nhân viên và quyền hạn thuộc về chức năng như một loại quyền lực thứ ba thuộc loại tổ chức này.

Ưu điểm của cơ cấu theo chức năng:

• Đưa ra các chỉ dẫn rõ ràng cho mọi nhân viên trong bộ phận.
• Trách nhiệm của mọi công nhân và tất cả các bộ phận được cố định, giúp cho trách nhiệm giải trình trở nên chính xác đối với công việc của họ.
• Mỗi người quản lý là một chuyên gia trong lĩnh vực của mình và phải thực hiện một số lượng giới hạn các chức năng. Vì vậy, chuyên môn hóa hoàn toàn sẽ là một phần của cơ cấu chức năng.
• Mức độ chuyên môn hóa cao hơn dẫn đến sự cải thiện về chất lượng sản phẩm.
• Vì yêu cầu công việc là xác định và hữu hình, tổ chức có sử dụng một cách chuyên sâu nguyên tắc chuyên môn hóa lao động ở cấp quản lý.
• Chuyên môn hóa sẽ dẫn đến sản xuất hàng loạt và tiêu chuẩn hóa.
• Vì các chuyên viên có đủ thời gian để tư duy sáng tạo, việc lập kế hoạch và giám sát được thực hiện  hiệu quả.

Tuy nhiên cơ cấu theo chức năng cũng có những nhược điểm đem lại bất lợi cho doanh nghiệp:

• Vì không có người đứng đầu hoặc kiểm soát trực tiếp công nhân, sự phối hợp là khó có thể đạt được.
• Thiếu khả năng đưa ra quyết định tức thì vì hệ thống phân cấp.
• Tạo ra rào cản giữa các bộ phận chức năng khác nhau và có thể trở nên kém hiệu quả nếu doanh nghiệp có nhiều sản phẩm hoặc thị trường mục tiêu. Các rào cản được tạo ra cũng có thể hạn chế sự trao đổi và giao tiếp của các bộ phận, gây trở ngại nếu cần bất kỳ sự hợp tác nào
• Do việc phân chia giám sát, việc thực hiện không thể được thực hiện ngay lập tức.
• Vì sẽ có nhiều người quản lý có thứ hạng ngang nhau trong cùng một bộ phận, các xung đột lãnh đạo có thể phát sinh.
• Chuyên viên có ít cơ hội được đào tạo một cách toàn diện, nên khó để lên được các chức lãnh c mục tiêu cá nhân của họ, và họ bắt đầu bỏ qua các mục tiêu do tổ chức thiết lập.

Mô hình 3: Cấu trúc ma trận (Matrix Organization)

Cơ cấu tổ chức ma trận được vận hành dựa trên hệ thống quyền hạn và hỗ trợ đa chiều. Thông tin sẽ được luân chuyển theo cả chiều dọc (tuyến chức năng hoạt động) và chiều ngang (tuyến sản phẩm hay cơ sở hoạt động).

Ban đầu, mô hình ma trận chỉ được áp dụng trong ngành hàng không với điển hình là hai “ông lớn” Lockheed và General Dynamics. Lý do là bởi ngành hàng không có phần việc đòi hỏi cách xử lý riêng biệt, nếu áp dụng mô hình quản lý truyền thống sẽ làm trì trệ, thậm chí làm gián đoạn luồng xử lý công việc của toàn tổ chức.

Sau này, cơ cấu ma trận đã được áp dụng trong các công ty đòi hỏi thực hiện nhiều dự án hay sản xuất nhiều sản phẩm trong cùng một khoảng thời gian.

Ma trận được coi là cấu trúc khó nhất trong tất cả vì các nguồn lực bị kéo theo nhiều hướng. Cấu trúc tổ chức ma trận phức tạp và đa chiều, tuy nhiên nó có thể giúp doanh nghiệp nâng cao năng suất và hiệu quả hơn rất nhiều nếu áp dụng thành công.

Điểm hấp dẫn của cấu trúc ma trận là nó có thể cung cấp cả tính linh hoạt và khả năng ra quyết định cân bằng hơn (vì có hai chuỗi lệnh thay vì chỉ một). Một dự án được giám sát bởi nhiều ngành kinh doanh cũng tạo cơ hội cho các bộ phận này chia sẻ nguồn lực và giao tiếp cởi mở hơn với nhau – những điều mà họ thường không làm được.

Mô hình ma trận có thể giải quyết nhiều hạn chế của mô hình phân quyền truyền thống. Cụ thể, mô hình ma trận góp phần:

• Nâng cao hiệu quả giao tiếp trong toàn bộ tổ chức. Luồng thông tin luôn xuyên suốt công ty: Luồng ngang cung cấp thông tin về hệ thống dự án giữa các đơn vị chức năng và luồng dọc cung cấp thông tin chi tiết về tính kỷ luật giữa các dự án và các cấp quản lý khác nhau.
• Cho phép các cá nhân sử dụng các kỹ năng chuyên môn trong nhiều bối cảnh khác nhau
• Thúc đẩy sự phối hợp giữa các phòng bạn
• Rút ngắn quá trình đưa ra quyết định
• Tận dụng được nguồn lực giữa các phòng ban

Tuy nhiên, sơ đồ ma trận cũng mang lại nhiều sự khó khăn:

• Các thành viên trong nhóm có thể bỏ bê trách nhiệm
• Các nhân viên đang làm việc dưới quyền của nhiều quản lý
• Phải mất thời gian để nhân sự có thể quen với cấu trúc vận hành này
• Dễ xảy ra xung đột lợi ích giữa quản lý dự án và quản lý chức năng. Người quản lý chức năng coi trọng chất lượng về mặt kỹ thuật ngay cả khi nó đang không tuân theo lịch trình, trong khi quản lý dự án coi trọng những vấn đề về chi phí và thời gian.
• Không dễ dàng để đánh giá kết quả hoạt động của nhân viên khi họ làm việc đồng thời trên các dự án khác nhau

Mô hình 4: Cấu trúc phẳng (Flat Organization)

Các công ty áp dụng hình thức tổ chức theo cấu trúc phẳng thường không có chức danh công việc. Tất cả mọi người trong tổ chức đều bình đẳng với nhau. Hình thức tổ chức công ty theo cấu trúc phẳng còn được gọi là tổ chức tự quản lý.

Bạn có thể thắc mắc rằng cấu trúc phẳng vận hành không cần người quản lý, vậy làm thế nào doanh nghiệp có thể hoàn thành mọi việc? Đây chính là lý do mô hình phẳng chỉ có thể áp dụng trong các doanh nghiệp có ít nhân sự hoặc doanh nghiệp phải thật sự tạo dựng văn hóa hợp tác mạnh mẽ giữa các nhân viên.

Cấu trúc phẳng hoạt động tốt nhất khi nhân viên có sự gắn kết chặt chẽ. Truyền thông nội bộ chính là chìa khóa kết nối mọi người và đảm bảo tất cả đều tham gia với nhiệm vụ thống nhất.

Bên cạnh đó, các nền tảng quản lý công việc với chức năng giám sát và kiểm soát quá trình vận hành rất hữu ích trong các doanh nghiệp áp dụng mô hình tổ chức phẳng.

Ví dụ điển hình nhất của hình thức cấu trúc phẳng đó là Valve – công ty cho ra đời các sản phẩm game công nghệ kinh điển như Half-Life, Counter-Strike hay Portal. Tại Valve không hề tồn tại chức danh công việc và sẽ không ai nói bạn phải làm gì. Thay vào đó, tất cả nhân sự tại Valve được tự do tham gia vào bất kỳ dự án nào họ cảm thấy mình đủ năng lực đảm nhận. Nếu nhân viên muốn chạy dự án riêng, họ phải chịu trách nhiệm về vấn đề kinh phí và xây dựng đội ngũ của riêng họ.

Sơ đồ cấu trúc phẳng có thể áp dụng trong các công ty nhỏ, những công ty startup hoặc các công ty xác định sẽ áp dụng cấu trúc phẳng kể cả khi tăng trưởng.

Việc áp dụng mô hình cấu trúc phẳng mang lại những lợi ích:

• Tiết kiệm chi phí: Không có nhiều cấp quản lý trong một cơ cấu tổ chức phẳng, nghĩa là công ty phải chi ít hơn về tiền lương, phúc lợi… cho cấp quản lý.
• Nâng cao mức độ trách nhiệm của nhân viên
• Tinh gọn bộ máy, loại bỏ những lớp quản lý dư thừa
• Tăng mức độ giao tiếp
• Rút ngắn thời gian phê duyệt quyết định: Có ít người hơn mà bạn phải tham khảo trước khi đi đến các quyết định quan trọng. Cấu trúc phẳng thường cho người quản lý quyền đưa ra các quyết định độc lập và điều này dẫn đến quá trình ra quyết định nhanh hơn.

Tuy nhiên, cấu trúc phẳng cũng có nhiều điểm hạn chế như:

• Khả năng mất kiểm soát cao: Cơ cấu tổ chức phẳng có vấn đề khi số lượng nhân viên quá lớn vì dễ mất kiểm soát tình hình. Loại hình này không phù hợp với các tập đoàn lớn – kiểu tổ chức không thể thiếu các quản lý cấp trung.
• Một nhà quản lý có trách nhiệm với quá nhiều người làm việc dưới quyền của mình, không dễ dàng giám sát họ hàng ngày. Việc duy trì kết nối cũng trở nên khó khăn vì trách nhiệm công việc không cho người quản lý đủ thời gian.
• Trong một cơ cấu tổ chức phẳng, nhân viên phải đảm nhận nhiều trách nhiệm cùng một lúc, điều này tạo ra khó khăn trong suy nghĩ của họ về vai trò thực tế và trách nhiệm giải trình của họ trong công ty.
• Tạo ra sự tranh giành quyền lực giữa các cấp quản lý cho nhân viên không có quản lý cố định để báo cáo
• Là rào cản đối với sự tăng trưởng của công ty.
• Khó khăn trong việc phê duyệt bởi không có sự phân định rõ ràng về quyền hạn
• Hình thành khoảng trống quyền lực
• Ít có cơ hội thăng tiến cho nhân viên, nhân viên trở nên thiếu động lực hơn.

Mô hình 5: Quản lý phi tập trung (Holacratic Organizations)

Mô hình quản lý phi tập trung không cần đến chức danh, cấp bậc. Quyền lực giữa các cá nhân được phân bổ như nhau. Khác với mô hình phẳng, với mô hình quản lý phi tập trung, công việc sẽ được phân công theo vai trò. Một nhân viên có thể đảm nhận nhiều vai trò khác nhau và nằm trong một vòng tròn gọi là circle.

Hiểu một cách đơn giản Holacracy là mô hình quản lý không có cấp trên, nhân viên sẽ tự quản lý và đóng vai trò là sếp của chính mình. Trong mô hình phi tập trung, sự minh bạch luôn là yếu tố được đề cao. Tất cả nhân viên và cấp quản lý đều phải tuân thủ theo cùng một nguyên tắc rõ ràng. Hiện nay, quản lý phi tập trung đang được áp dụng tại các doanh nghiệp SME và tổ chức phi lợi nhuận tại các nước tiên tiến.

Lợi ích của mô hình quản lý phi tập trung mang lại cho doanh nghiệp:

• Thay đổi sức mạnh cơ bản của doanh nghiệp: Holacracy đặt ra quy tắc chung cho tất cả mọi người một cách cụ thể và có thể hành động. Các quy tắc này sẽ không cho bạn biết cách cấu trúc tổ chức của bạn mà chỉ cung cấp cho bạn một bộ khung giúp bạn tùy chỉnh các quy trình cụ thể bạn cần thực hiện để mang lại lợi ích cho doanh nghiệp của mình.
• Xác định rõ vai trò và trách nhiệm của mỗi cá nhân trong doanh nghiệp: Điều này giúp tạo ra sự rõ ràng về người chịu trách nhiệm cho công việc của mình. Mỗi nhân viên trong doanh nghiệp là một người “sếp” tự quản lý công việc của chính mình. Tuy nhiên một số cá nhân có năng lực hơn có thể có phạm vi quyền hạn rộng hơn so với người khác
• Tạo cho doanh nghiệp quy trình quản lý mới hợp lý chứng minh năng lực của tổ chức: Quản lý phi tập trung cho phép các doanh nghiệp thay vì tái tổ chức lớn cứ sau vài năm thì có thể thay đổi cấu trúc của Công ty ngay khi bạn cảm thấy rằng điều gì đó có thể được cải thiện. Điều này có thể được xảy ra ở mọi cấp độ của tổ chức – mỗi nhóm có quy trình quản trị riêng. Từ đó công ty bạn có thể liên tục được phát triển để đáp ứng với môi trường của nó.
• Thực hiện tốt nhất mọi hoạt động: Sẽ có thường xuyên các cuộc họp chiến thuật để hoạt động được thực hiện tốt nhất. Chúng sẽ hiệu quả và dẫn đến kết quả đầu ra có thể hành động với quyền sở hữu rõ ràng. Quản lý phi tập trung còn hỗ trợ tự chủ triệt để đồng thời đảm bảo sự phù hợp với các mục tiêu của tổ chức.

Thoạt nhìn có vẻ mô hình Holacracy là mô hình lý tưởng của mọi doanh nghiệp hiện đại. Tuy nhiên, mô hình này lại khiến nhiều công ty lao đao khi triển khai. Lý do là bởi Holacracy vận hành không cần các nhà quản lý, do đó, việc tranh giành lợi ích giữa các nhóm và tình trạng rối loạn luồng thông tin thường xuyên xảy ra.

Ví dụ điển hình của việc áp dụng quản lý phi tập trung là Zappos. Khi giám đốc điều hành quyết định áp dụng mô hình quản trị Holacracy đồng nghĩa với việc Zappos đã mất đi khoảng 14% nhân sự và chỉ giữ lại những nhân viên chấp nhận làm việc với mô hình này. Điều này khiến công ty tại thời điểm đó thiếu trầm trọng nhân lực và việc tuyển dụng được nhân sự làm việc theo mô hình này khá khó. Đây chính là một nhược điểm đáng quan tâm của các doanh nghiệp nếu có dự định áp dụng quản lý phi tập trung vào công tác quản lý doanh nghiệp trong tương lai.

Mỗi dạng cấu trúc trên lại phù hợp với những đặc trưng về quy mô, chức năng, nhiệm vụ và mục tiêu hoạt động của một tổ chức cụ thể. Trong thực tiễn, các nhà quản lý có thể vận dụng linh hoạt, mềm dẻo các dạng loại hình nêu trên để thiết lập cơ cấu tổ chức để mang lại hiệu quả tốt nhất cho doanh nghiệp.

Nhà quản trị là gì và các yếu tố cần có để trở thành nhà quản trị là gì?

Nhà quản trị là gì? Cho những bạn chưa biết thì nhà quản trị là người lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra con người, tài chính, vật chất và thông tin trong tổ chức sao cho có hiệu quả để giúp tổ chức đạt mục tiêu.

Vậy những yếu tố cần có của một nhà quản trị là gì? Muốn trở thành một nhà quản trị giỏi thì nhất định bạn phải có 8 yếu tố sau đây:

1. Có tầm nhìn xa sâu rộng và dám trở nên khác biệt

• Nhà quản trị phải có tầm nhìn xa sâu rộng
• Có khả năng nhìn xa trông rộng, phải luôn suy nghĩ đến những thứ mà người khác chưa nghĩ tới. Họ luôn biết rằng đâu là việc cần hoàn thành và cái gì phải làm được bây giờ.
• Có những ý tưởng mới, tiếp tục dự đoán những cạnh trong của mình.
• Nhìn xa trông rộng, luôn luôn tìm kiếm những cơ hội mới và đầy tiềm năng.
• Đưa ra những quyết định mà thường người ta sẽ run sợ không dám tiếp cận. Đôi khi một nhà quản trị phải có chút nhẫn tâm thì mới có thể mang lại lợi ích cho cả tập thể lớn và từng cá nhân nhỏ được.

2. Có đầu óc kinh doanh, luôn biết đặt câu hỏi: “Điều gì mới là tốt nhất cho doanh nghiệp”

• Nhà quản trị phải có chiến lược
• Cách xây dựng nên một nhà lãnh đạo chính là khả năng kinh doanh giỏi.
• Biết điều gì sẽ tốt cho doanh nghiệp của mình hoàn toàn là quan trọng. Bởi vì chỉ khi luôn nghĩ đến việc mang lại những lợi ích cho doanh nghiệp thì họ mới không bị sai sót và luôn đưa ra được quyết định đúng.

3. Đứng ra chịu trách nhiệm trong các quyết định của bản thân

• Người quản trị phải đứng ra chịu trách nhiệm trong các quyết định của bản thân
• Việc xem xét lại những quyết định trước đó vô cùng quan trọng. Quy tắc này giúp cho các nhà quản trị có thể biết được thế mạnh cũng như cũng điểm yếu của họ. Để từ đó họ có thể đẩy mạnh ưu điểm của mình hơn và kèm theo đó là cần hoàn thiện và bổ sung những điều còn thiếu sót.

4. Biết phát triển các kế hoạch

• Nhà quản trị phải có chiến lược phát triển
• Một nhà quản trị giỏi luôn luôn biết đặt những câu hỏi: Doanh nghiệp cần tôi đóng góp những gì? Bao lâu thì tôi sẽ làm được điều đó? Sau đó rồi thì anh ta sẽ vạch ra những bước kế hoạch hành động từ sự ưu tiên
• Kỹ năng giải quyết vấn đề: các nhà quản trị giỏi chính là người lúc nào cũng tiến hành các bước theo trình tự đúng quy định như là nhận diện sự việc, vấn đề, tìm nguyên nhân của vấn đề. Phân loại từng vấn để thành ý nhỏ và sau cùng là đưa ra các giải pháp để giải quyết một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất.

5. Tập trung vào cơ hội, sẵn sàng chấp nhận thất bại

• Coi sự thay đổi đó chính là cơ hội cần nắm bắt hơn là mối đe dọa nguy hiểm.
• Tận dụng những cơ hội lớn một cách triệt để chứ không phải là e ngại rồi sợ hãi rằng chắc chắn sẽ không làm được.
• Sẵn sàng chấp nhận sự thất bại đây chính là một đức tính mà nhà quản trị muốn giỏi cần phải có. Một nhà quản trị là gì đi nữa thì người đó nhất quyết không bao giờ muốn sự thất bại, luôn làm mọi thứ, mọi việc để sự thất bại không xảy ra. Thế nhưng khi thất bại thì họ sẵn sàng chấp nhận, nhưng chấp nhận ở đây là họ biết sự thất bại sẽ khiến họ tiến xa hơn.

6. Điều hành cuộc họp một cách suôn sẻ, hiệu quả

• Một nhà quản trị giỏi chính là không để mọi chuyện dây dưa, không có hướng giải quyết kịp thời và cụ thể.
• Đưa ra hướng giải quyết tốt nhất trong cuộc họp đó và những cuộc họp sau sẽ bàn về những vấn đề hoàn toàn mới. Như vậy thì mới điều hành tốt cũng như hiệu quả công việc cao hơn.

7. Tôn trọng vị thế của cả tập thế chưa không phải mình cá nhân

• Chia sẻ hoặc trao quyền cho người khác.
• Nghĩ đến quyền lợi cho cả tập thể, luôn đầu tư vào đội ngũ nhân viên giống như đang đầu tư vào chính bản thân mình. Có như vậy thì mới có thể cùng nhau phát triển được.

8. Biết cách tạo động lực cho bản thân và nhân viên

• Xác định mục tiêu rõ ràng đó chính là hiểu được tâm tư nguyện vọng của đội ngũ nhân viên và đạo điều kiện cho họ đạt được nguyện vọng đó, toàn tâm dốc sức làm việc của mình. Bởi vì sao, vì nhân viên chăm chỉ thì suy cho cùng cũng là vì khoản lương, hay là sự tín nhiệm công nhận sự lãnh đạo của quản lý…
• Biết sử dụng người giỏi hơn mình để làm việc, xem họ chính là cánh tay đắc lực giúp việc cho mình. Một điều quan trọng nữa chính là bản cũng cần phải cải thiện lại bản thân mình, đừng quá chú tâm đến nhân viên mà bỏ quên bản thân. Dù cho bạn có là nhà quản lý thì chắc chắn bạn cũng có những mặt thế mạnh và hạn chế.

Vậy nên hãy tìm những mặt còn yếu kém của mình để cải thiện như việc đọc sách hay tham gia các khóa học cũng rất bổ ích vừa nâng cao kỹ năng lại trở thành một nhà quản trị tài giỏi hơn nữa.

Và trên đây là những chia sẻ của ThuthuatOffice về quản trị là gì. Việc hiểu rõ, hiểu đúng quản trị là gì sẽ là một bước tiến lớn cho bạn trong việc điều hành doanh nghiệp của mình tốt hơn. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào các bạn có thể để lại bình luận bên dưới để được giải đáp. Ngoài ra các bạn có thể tham khảo một số bài viết khác dưới đây:

• KPI là gì
• Lương cơ bản là gì
• Biểu tượng địa chỉ trong Word

Mong rằng những giải đáp về quản trị là gì ở trên sẽ có ích cho bạn. Đừng quên Like, Share và ghé thăm ThuthuatOffice thường xuyên để có thêm nhiều kiến thức mới mẻ dành riêng cho dân văn phòng nhé.

• Công ty đại chúng là gì? Những điều bạn cần biết về công ty đại chúng

• 5S là gì? Bí mật trong cách làm việc hiệu quả của người Nhật

• Nắm rõ JD là gì và 5 điều bạn nên biết về JD khi đi xin việc

• Design thinking là gì và 5 bước áp dụng design thinking hiệu quả trong công việc

• Lương Gross là gì? Đừng để nhà tuyển dụng dụ bạn bằng lương Gross thay vì lương Net

• Lương Net là gì? Cách tính và áp dụng Lương Net như thế nào

• Kaizen là gì? 10 nguyên tắc cốt lõi trong triết lý Kaizen